Businesswoman and customers shake hands

Listă de verificare privind clientul nou

Sunteți un deținător de afacere care caută modalități de îmbunătățire a procesului de primire a clienților? Dacă da, vă aflați în locul potrivit – această postare vă va oferi un șablon de listă de verificare privind clienții noi pentru a vă ajuta să faceți procesul mai ușor și mai puțin stresant atât pentru dvs., cât și pentru clienții dvs. Continuați să citiți pentru mai multe informații.

Importanța unei liste de verificare privind clienții noi

În calitate de proprietar de afacere, este important să aveți o listă de verificare a noilor clienți pentru a vă asigura că aceștia au cea mai bună experiență posibilă cu compania dvs. Având o listă de verificare pe care să o urmați, puteți accelera procesul de integrare a clienților și îl puteți face mai eficient.

Cine poate beneficia de pe urma unei liste de verificare a clienților noi?

  • Deținătorii de afaceri

O listă de verificare a noilor clienți vă poate ajuta să vă simplificați procesul și să vă asigurați că oferiți cele mai bune servicii posibile clienților dvs. Urmând o listă de verificare, puteți fi sigur că toți pașii necesari sunt respectați, astfel încât clienții dvs. să fie mulțumiți de experiența lor.

  • Managerii

Managerii sunt adesea responsabili pentru experiența de integrare a clienților, de aceea ar trebui să li se pună la dispoziție o astfel de listă de verificare. Aceasta îi ajută să evite să treacă cu vederea ceva important, să se asigure că sunt parcurși toți pașii necesari și să îmbunătățească eficiența prin evitarea duplicării.

  • Reprezentanții serviciului clienți

O listă de verificare pentru primirea unui nou client permite agenților de serviciu clienți să se familiarizeze rapid și ușor cu un nou client cu compania dvs. și cu produsele sau serviciile sale. De asemenea, poate ajuta la evitarea greșelilor și la oferirea unei experiențe pozitive a clientului încă de la început.

  • Clienții

Clienții beneficiază, de asemenea, de o listă de verificare a noilor clienți. Având toate informațiile și documentele necesare într-un singur loc, aceștia vor ști la ce să se aștepte și astfel vor evita frustrările. O bună experiență de integrare a clienților îi poate determina pe aceștia să facă afaceri repetate cu compania dvs. și să lase recenzii online pozitive.

Explorați lista noastră de verificare privind clienții noi

Listă de verificare privind clientul nou

Această persoană va fi responsabilă de menținerea contactului cu clientul și de furnizarea de informații despre compania dvs. și despre produsele sau serviciile acesteia.

De ce este important să desemnați un reprezentant de vânzări?

Un reprezentant de vânzări este contactul cheie între un client și compania cu care face afaceri. Persoana desemnată va fi responsabilă pentru construirea de relații și pentru a asigura o experiență pozitivă clientului. Prin urmare, reprezentantul de vânzări al clientului ar trebui să fie o persoană pe care să se poată baza pentru a primi răspunsuri la orice întrebare sau preocupare cheie.

Cum se desemnează un reprezentant de vânzări?

Managerul responsabil de procesul de integrare a clientului ar trebui să desemneze un reprezentant de vânzări. Managerul va ține cont de nevoile și cerințele clientului, precum și de produsele sau serviciile companiei, pentru a decide care ar fi cea mai bună persoană pe care să o repartizeze fiecărui client în parte.

Manager de vânzări

Ce instrumente să utilizați pentru a desemna un reprezentant de vânzări?

  • sistem de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) – pentru a ține evidența interacțiunilor și a stării contului
  • fișierul companiei – pentru a găsi informații de contact pentru angajați
  • client de e-mail – pentru a comunica cu reprezentantul de vânzări atribuit clientului respectiv

În acest caz, persoana desemnată va fi responsabilă pentru a sprijini clientul și pentru a răspunde la orice întrebare pe care acesta o poate avea.

De ce este important să desemnați un reprezentant de asistență pentru clienți?

Ori de câte ori clientul are o întrebare sau întâmpină o problemă, va trebui să se poată baza pe cineva care să îi ofere răspunsuri și să rezolve problema la timp.

Cum să desemnați un reprezentant de asistență clienți?

Un reprezentant de asistență clienți poate fi desemnat în același mod ca și un reprezentant de vânzări, de către managerul responsabil cu procesul de integrare a clienților. Prin urmare, acesta va urma un proces similar cu cel de la pasul anterior pentru a desemna pe cineva care consideră că ar fi cel mai potrivit pentru un anumit client.

asistență rapidă pentru clienți - ilustrație

Ce instrumente să folosiți pentru desemnarea unui reprezentant de asistență clienți?

  • sistem de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) – pentru a ține evidența interacțiunilor și a stării contului
  • fișierul companiei – pentru a găsi informații de contact pentru angajați
  • client de e-mail – pentru a comunica cu reprezentantul de asistență clienți atribuit clientului

Contractul este un document cheie care va sublinia termenii acordului dintre compania dvs. și client.

De ce este important să validați contractul?

Un contract este un document obligatoriu din punct de vedere juridic care prezintă termenii unui acord între două sau mai multe părți. Este important să validați contractul pentru a vă asigura că termenii sunt corecți și rezonabili, că toate detaliile sunt corecte și că ambele părți sunt mulțumite de acordul privind procesul de vânzare înainte de a continua.

Cum se validează contractul?

Managerul responsabil cu procesul de integrare a clientului va revizui contractul și se va asigura că toți termenii sunt clari și conciși. De asemenea, va verifica dacă toate detaliile sunt corecte și dacă ambele părți sunt mulțumite de acord.

Șabloane de e-mail de afaceri

Ce instrumente să folosiți pentru validarea unui contract?

  • fișierul companiei – pentru a găsi informații de contact pentru client
  • client de e-mail – pentru a comunica cu clientul despre contract
  • șablon de contract – pentru a crea un proiect al acordului

A saluta noul client este o modalitate excelentă de a începe procesul de integrare.

De ce este important să trimiteți un e-mail de bun venit?

Un e-mail de bun venit este un gest de curtoazie care ajută la crearea unei prime impresii bune. De asemenea, acesta oferă o oportunitate de a prezenta compania și produsele sau serviciile sale, precum și de a explica ce poate aștepta clientul de la procesul de integrare.

Cum se scrie un e-mail de bun venit?

Este una dintre îndatoririle reprezentantului de vânzări desemnat anterior, care se va prezenta în cadrul procesului, să trimită un e-mail de bun venit clientului. Acest mesaj ar trebui să includă, de asemenea, o prezentare generală a ceea ce clientul se poate aștepta în timpul procesului de integrare, datele de contact (de exemplu, adresa de e-mail) pentru reprezentantul de asistență pentru clienți, o copie atașată a contractului și orice alte informații relevante.

E-mail de bun venit la LiveAgent

Ce instrumente să utilizați pentru a trimite un e-mail de bun venit?

  • clientul de e-mail – pentru a redacta și trimite e-mailul de bun venit
  • fișierul companiei – pentru a găsi detalii despre client, inclusiv informații de contact
  • șablon de contract – pentru a atașa o copie a contractului la e-mail

Pentru a continua procesul de integrare a clienților, trebuie să aranjați o întâlnire cu aceștia, fie personal, fie online.

De ce este important să programați o întâlnire cu clientul?

Aceasta este cea mai bună ocazie de a trece în revistă toate detaliile contractului, de a răspunde la orice întrebare pe care o are și de a vă asigura că a înțeles acordul. Această întâlnire vă oferă, de asemenea, șansa de a explica clientului la ce se poate aștepta de la restul procesului de integrare.

Cum să programați o întâlnire cu clientul?

Reprezentantul de vânzări responsabil cu clientul va stabili o dată și o oră care să convină ambelor părți și va alege, de asemenea, cel mai bun format pentru întâlnire (în persoană sau online). Rețineți că acest lucru ar putea fi inițiat ca parte a e-mailului de bun venit din etapa anterioară.

requestDemo

Ce instrumente să folosiți pentru programarea unei întâlniri cu clientul?

  • programator de întâlniri – pentru a găsi o oră care să funcționeze pentru ambele părți
  • software de videoconferință – pentru a organiza o întâlnire online (dacă este cazul)

În timpul întâlnirii, clientul va avea probabil întrebări cheie și unele îngrijorări cu privire la procesul de integrare, la contract și/sau la viitoarea dvs. colaborare.

De ce este important să enumerați toate întrebările și preocupările clientului?

Procedând astfel vă va permite să le abordați pe toate în timpul ședinței. Acest lucru va contribui la asigurarea faptului că clientul se simte ascultat și că preocupările sale sunt luate în serios, precum și la identificarea oricăror domenii în care clientul ar putea avea nevoie de mai multe clarificări.

Cum să enumerați toate întrebările și preocupările clientului?

Reprezentantul de vânzări desemnat ar trebui să ia notițe cu privire la toate problemele ridicate de client în timpul ședinței. Alternativ, acesta poate întreba clientul dacă ar fi de acord să înregistreze conversația, astfel încât să poată reveni și să revadă detaliile mai târziu.

Ilustrație cercetare clienți

Ce instrumente să utilizați pentru a enumera toate întrebările și preocupările clientului?

  • notepad (fizic sau software) – pentru a nota toate întrebările și preocupările
  • reportofon – pentru a înregistra întâlnirea (dacă este cazul)
  • software de videoconferință – pentru a înregistra întâlnirea online (dacă este cazul)

Pe măsură ce treceți în revistă întrebările și preocupările ridicate de client, este posibil să identificați unele obstacole potențiale.

De ce este important să catalogați orice semnal de alarmă sau problemă a clientului?

Aceasta este o oportunitate de a le aborda direct și de a face clientul să se simtă confortabil în a merge mai departe cu procesul de integrare. De asemenea, îi va permite să indice orice domenii în care compania ar putea avea nevoie să facă unele schimbări.

Cum să catalogați orice semnale de alarmă sau probleme pe care le are clientul?

Țineți cont de orice semnale de alarmă sau probleme semnalate de către client. Reprezentantul de vânzări care este responsabil pentru client le poate fie nota, fie le poate înregistra.

Cel mai bun software de gestionare a incidentelor

Ce instrumente să folosiți pentru a cataloga orice semnale de alarmă sau probleme pe care le are clientul?

  • procesor de texte – pentru a nota semnalele de alarmă sau problemele semnalate
  • foaie de calcul – pentru a cataloga stegulețele roșii sau problemele și statutul acestora

După ce toate întrebările și preocupările au fost abordate, este timpul să aflați exact ce speră clientul să obțină de pe urma relațiilor de afaceri cu compania dvs.

De ce este important să definiți așteptările clientului?

Înseamnă că ambele părți vor fi pe aceeași lungime de undă în continuare și că nu vor exista surprize pe parcurs. Este, de asemenea, o oportunitate de a stabili obiective realiste cu privire la ceea ce compania poate și nu poate oferi.

Cum să identificați așteptările clientului?

În timpul întâlnirii, ar trebui să întrebați direct clientul despre așteptările sale. De asemenea, puteți întreba despre scopurile și obiectivele acestuia pentru a vă face o idee mai clară despre ceea ce caută.

șabloane de e-mail informativ

Ce instrumente să folosiți pentru a identifica așteptările clientului?

  • notepad (fizic sau software)
  • procesor de texte
  • software de videoconferință

Acum că știți ce dorește clientul, este timpul să începeți să stabiliți niște obiective.

De ce este important să stabiliți obiective pe termen scurt și pe termen lung?

Vă oferă o foaie de parcurs pentru viitoarea colaborare cu clientul în continuare. De asemenea, vă permite să urmăriți progresul și să aveți o măsură a succesului în timp.

Cum să stabiliți obiective pe termen scurt și pe termen lung?

Obiectivele trebuie să fie specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp. De asemenea, acestea ar trebui să fie aliniate cu așteptările clientului..

obiective țintă pentru echipă - ilustrație

Ce instrumente să folosiți pentru stabilirea obiectivelor pe termen scurt și lung?

  • fișă de lucru pentru stabilirea obiectivelor SMART – pentru a enumera obiectivele
  • instrument de gestionare a proiectului – pentru a urmări evoluția obiectivelor în timp
  • un software CRM – pentru a ține evidența relației cu clienții

Acum că aveți un nou client, este important să stocați informațiile acestuia și să le țineți la zi.

De ce este important să țineți evidența datelor clientului?

Aceste informații vor fi folosite pentru a comunica cu clientul, pentru a-i înțelege nevoile și pentru a-i oferi cele mai bune servicii posibile. De asemenea, vă va ajuta să țineți evidența interacțiunilor cu clientul și să măsurați satisfacția acestuia în timp.

Cum să țineți evidența datelor clientului?

Puteți utiliza contactele biroului de asistență LiveAgent pentru a stoca numele, adresa de e-mail, numărul de telefon și alte informații personale ale clientului. Un software de help desk precum LiveAgent vă permite, de asemenea, să creați câmpuri de contact personalizate pentru a stoca informații unice despre clienții dvs. pentru o comunicare mai personalizată.

Contacte în sistemul de ticketing - LiveAgent

Ce instrumente să folosiți pentru a ține evidența datelor clientului?

  • LiveAgent – pentru a stoca informații despre clienți cu ajutorul funcției sale de contacte de help desk

Odată ce noul client a început să lucreze cu afacerea dvs., este timpul să determinați modul în care acesta utilizează serviciile sau instrumentele dvs.

De ce este important să evaluați utilizarea serviciilor/instrumentelor de către clienți?

Vă va ajuta să înțelegeți modul în care clientul utilizează produsele sau serviciile dvs. și dacă obține sau nu cele mai bune rezultate de pe urma acestora. De asemenea, vă poate ajuta să identificați orice domenii în care clientul ar putea avea nevoie de mai mult sprijin.

Cum să evaluați utilizarea serviciilor/instrumentelor de către clienți?

Întrebând direct clientul, observându-i comportamentul, analizând datele și analizele și/sau efectuând teste de utilizare. Apoi, puteți compara aceste informații cu scopurile și obiectivele dvs. pentru a vedea cât de bine se compară utilizarea de către client.

Funcția de prezentare generală a analizelor în software-ul pentru servicii clienți - LiveAgent

Ce instrumente să utilizați pentru a evalua utilizarea serviciilor/instrumentelor de către clienți?

  • software de testare a utilizatorilor – pentru a observa modul în care clientul utilizează produsul sau serviciul dvs.
  • software de analiză – pentru a examina datele de utilizare ale clientului
  • chestionar de integrare a clienților – pentru a-i întreba direct despre experiența lor

După ce ați evaluat modul în care clientul a utilizat serviciile dvs., notați orice schimbare în comportamentul acestuia.

De ce este important să observați orice creștere sau scădere în utilizare?

Acest lucru vă permite să înțelegeți cât de bine utilizează clientul produsele sau serviciile dvs. În funcție de aceste informații, puteți sugera servicii sau asistență suplimentară.

Cum să observați orice creștere sau scădere în utilizare?

Urmărind datele și analizele în timp, puteți vedea cum se modifică utilizarea clientului. Dacă observați o scădere în utilizare, puteți lua legătura cu clientul pentru a vedea dacă are nevoie de ajutor.

Google Analytics -  În timp real

Ce instrumente să utilizați pentru a observa orice creștere sau scădere în utilizare?

Sfaturi pentru urmărirea clienților noi

  • Trimiteți o notă de mulțumire personalizată în termen de 24 de ore de la întâlnirea cu clientul

Este întotdeauna o idee bună să trimiteți o notă de mulțumire după întâlnirea cu un nou potențial client. Acest e-mail de urmărire, sau un alt tip de mesaj, arată că sunteți interesat să construiți relația și că sunteți recunoscător pentru afacerea lor.

  • Adăugați noul client la lista dvs. de corespondență și trimiteți-i ocazional actualizări despre afacerea dvs.

Îi veți putea ține la curent cu activitatea dvs. și veți putea construi o relație puternică cu ei în timp. Ca urmare, va fi mai probabil ca aceștia să vă folosească produsele sau serviciile în viitor.

  • Conectați-vă cu clientul pe rețelele de socializare și urmăriți-i actualizările

Social media este o modalitate excelentă de a rămâne în contact cu clienții dvs. – urmărindu-le actualizările, puteți afla mai multe despre ei și despre interesele lor. Ca urmare, veți putea să le oferiți servicii mai bune și să reduceți fluctuația clienților.

  • Invitați clientul la evenimente sau întâlniri de networking relevante pentru industria sa

În acest fel, veți putea să le arătați că sunteți interesat de afacerea lor și că doriți să îi ajutați să se dezvolte. Acest lucru vă va permite, de asemenea, să învățați mai multe despre industria lor și să vă construiți o rețea.

  • Oferiți resurse gratuite sau servicii de consultanță care pot fi benefice pentru client

Acest lucru îi va arăta clientului că sunteți interesat de succesul său și, de asemenea, vă permite să îi oferiți informații sau servicii valoroase. Un mic gest ca acesta poate contribui mult la construirea unei relații puternice cu clientul.

  • Verificați periodic clientul pentru a vedea cum se descurcă

Dacă îi contactați în mod regulat, chiar și printr-un apel rapid sau un e-mail, vă puteți asigura că sunt mulțumiți de produsele sau serviciile dvs. În acest fel, le puteți oferi, de asemenea, sprijin suplimentar dacă este necesar.

Rezumat al listei de verificare privind integrarea noilor clienți

  • Desemnați un reprezentant de vânzări
  • Desemnați un reprezentant de asistență clienți
  • Validați contractul
  • Trimiteți un e-mail de bun venit
  • Programați o întâlnire cu clientul
  • Enumerați toate întrebările și preocupările clientului
  • Catalogați orice semnale de alarmă sau probleme pe care le are clientul
  • Identificați așteptările clientului
  • Stabiliți obiective pe termen scurt și lung
  • Păstrați evidența datelor clientului cu LiveAgent
  • Evaluați utilizarea de către clienți a serviciilor/instrumentelor
  • Notați orice creștere sau scădere în utilizare

New client onboarding checklist FAQs

How often should I update my new client onboarding checklist?

It depends on your business and how often your processes change, but ideally, you should update it whenever there are changes in your company's procedures, products, or customer base. It can also be helpful to review your checklist periodically to see if there are any areas where you could improve efficiency.

Can I automate parts of my new client onboarding process using tools?

Yes, with software such as CRMs, email marketing platforms, and project management tools. Using technology to automate your new client onboarding process can save you time and energy, as well as help you to keep track of your new clients more easily.

How can I make the new client onboarding process easier for them and myself?

Plan out the steps you will take in advance, i.e. by following a checklist such as the one given here, and make sure that everything your new client needs is ready and waiting for them when they come on board. The easier you make it for your new clients to get started, the more likely they are to be satisfied with your services and stay with you for a long time. This, in turn, will increase your average customer lifetime and client retention rates.

What are some common mistakes businesses make during the new client onboarding process?

There are many factors to consider when onboarding a new client, but here are some of the most common errors include not communicating the expectations and goals of the project to the client, inadequately explaining or demonstrating how your product or service works, failing to create a timeline or set deadlines for completion, and not following up with clients after work is completed.

Can I outsource my new client onboarding process to a third-party provider?

When deciding about this, ask yourself 'Will they be able to provide a level of service that meets or exceeds my expectations?', 'Are they capable of keeping up with my company's growth?', 'Can they be trusted to handle sensitive customer data?', and 'Is their solution going to be cost-effective?' If you answer 'yes' to all of these questions, then outsourcing your new client onboarding process may be the best option for your business. But if you answer 'no' to any, it may be best to keep the onboarding process in-house.

Pagina noastră de internet utilizează module cookie. Continuând utilizarea acesteia, ne oferi permisiunea să instalăm module cookie așa cum este detaliat în politica privind confidențialitatea și modulele cookie.

×
Programați un apel unu-la-unu și descoperiți cum LiveAgent poate fi avantajos afacerii dumneavoastră.

Suntem disponibili pe mai multe date

Programați o demonstrație