Cum să te prezinți într-un email (Sfaturi + Șabloane)

Când faci contact pentru prima dată cu cineva din motive de afaceri prin email, este politicos să te prezinți corespunzător. Urmând câteva sfaturi generale te poate ajuta să redactezi un email de prezentare eficace.

Aici, vom trece în revistă cum să te prezinți într-un email pentru a face o bună impresie și a avea cea mai mare șansă de succes.

Vom analiza, de asemenea, câteva exemple de email de prezentare în afaceri pe care le poți folosi și modifica în funcție de nevoile tale.

Importanța trimiterii unui email de prezentare

Este întotdeauna politicos să faci o prezentare atunci când intri în contact cu cineva pentru prima dată.

Chiar dacă ai întâlnit deja persoana la un eveniment recent sau conferință, un mesaj de salutare poate servi ca memento. Un email de prezentare te ajută să începi cu dreptul cu persoana pe care o contactezi, stabilind tonul pentru interacțiunile viitoare.

Prin urmare, este important să iei ceva timp pentru a redacta un email de prezentare care să fie atât politicos, cât și profesional. Făcând acest lucru, este mai probabil să ai un impact pozitiv și să stabilești un bun raport cu destinatarul de la început.

Cum să titlezi un email de prezentare

Atunci când trimi un email de prezentare, o linie de subiect atractivă va face ca mesajul tău să se distingă de multe altele pe care le primește destinatarul zilnic. O bună linie de subiect trebuie să fie scurtă și directă, precum și să-i dea destinatarului o idee despre ce este emailul.

Include o scurtă declarație despre cine ești și de ce contactezi persoana, dar fără a intra în prea multe detalii. Aceasta va ajuta destinatarul să înțeleagă scopul emailului și, dacă se face corect, să-l încurajeze să-l deschidă.

Menționează detalii cum ar fi:

• numele tău
• titlul tău de job
• compania pentru care lucrezi
• și/sau data și ora unui eveniment

Adăugând una sau mai multe dintre aceste informații în antet, vei permite destinatarului să te identifice pe tine și subiectul emailului tău înainte chiar de a-l citi.

Exemple de linii de subiect pentru emailuri de prezentare

• Mă prezint – [Numele Tău]
• O Caldă Prezentare de la [Numele Tău]
• Salutări de la [Compania Ta]
• Contactul tău la [Numele Companiei]: [Numele Tău]
• Solicitare de informații: [Numele Tău] de la [Compania Ta]
• Cerere de întâlnire: [Data și Ora] cu [Numele Tău]
• O conexiune comună mi-a sugerat să iau legătura
• Cerere pentru un apel de [Perioadă] pentru a discuta [Subiect]

Cum să redactezi un email de prezentare

Atunci când faci o prezentare prin email cuiva, este important să-ți păstrezi mesajul scurt și direct. Redactarea unui text lung și divagator poate fi copleșitoare pentru destinatar, care în multe cazuri nu te cunoaște deja.

Începe cu salutări comune de email cum ar fi “Bună”, “ “Bună dimineața”, “ “Salutări”, “ sau “Salut.” Apoi, menționează-ți numele și motivul emailului tău în câteva propoziții scurte.

Atunci când trimi un email cuiva pentru prima dată, este, de asemenea, frumos să incluzi o scurtă explicație despre cum cunoști persoana sau cum ai ajuns să ai adresa ei de email. De exemplu, ai putea spune “Mi-a fost dată informația ta de contact de un prieten comun”, “ sau “Am văzut discursul tău la conferința luna trecută și am vrut să iau legătura.”

Sfat: Dacă ai orice conexiuni comune, asigură-te că le menționezi chiar dacă acea persoană nu ți-a împărtășit detaliile de contact ale destinatarului. Aceasta va ajuta la stabilirea unui sentiment de încredere și raport cu ținta emailului tău de la început.

Atunci când trimi o salutare în numele cuiva altcuiva, asigură-te că incluzi acea informație în mesajul tău.

De asemenea, este benefic să incluzi câteva detalii suplimentare despre cine ești pentru a oferi mai mult context. Pentru a-i oferi mai mult context, menționează informații cum ar fi poziția ta, compania și/sau site-ul web, mai ales dacă nu a fost deja inclus în linia de subiect.

Încheie întotdeauna cu o închidere politicoasă cum ar fi “Mulțumesc pentru timp”, “ “Aștept cu nerăbdare să aud de la tine”, “ sau “Cu plăcere”.

Ce să incluzi într-un email de prezentare

• scurtă salutare – “Bună” sau “Dragă”, etc.
• numele tău
• scopul mesajului tău – de ce scrii
• cum cunoști destinatarul sau cum ai obținut adresa lui de email
• orice conexiuni comune – persoană sau eveniment
• pentru cine scrii (dacă este cazul)
• informații suplimentare despre tine – titlu de job, companie, site web
• un apel la acțiune (CTA) – ce ai dori ca destinatarul să facă după ce citește mesajul tău
• informațiile tale de contact – email, număr de telefon, profiluri de social media, etc.
• închidere politicoasă – de exemplu “Mulțumesc” sau “Cu plăcere”, urmată de numele tău

Exemple de emailuri de prezentare

Mă prezint – [Numele Tău]

O Caldă Prezentare de la [Numele Tău]

Salutări de la [Compania Ta]

Contactul tău la [Numele Companiei]: [Numele Tău]

Solicitare de informații: [Numele Tău] de la [Compania Ta]

Cerere de întâlnire: [oră și dată] cu [Numele Tău]

O conexiune comună mi-a sugerat să iau legătura

Cerere pentru un apel de [perioadă] pentru a discuta [subiect de conversație]

Bune practici pentru emailurile de prezentare

Există mai multe sfaturi care merită urmate atunci când iei legătura cu cineva din motive de afaceri. Aceste sfaturi te vor ajuta ca mesajul tău să-și atingă scopul.

• Folosește un șablon – deși este important să personalizezi fiecare email, a avea un mesaj introductiv de referință poate economisi timp dacă ai mulți prospecți de contactat.
• Vino cu o linie de subiect clară și concisă care reflectă scopul emailului tău – numele tău, compania și/sau un motiv scurt pentru mesaj sunt toate potrivite aici (vezi secțiunea dedicată de mai sus despre titlul emailului tău de prezentare pentru mai multe informații).
• Începe cu o salutare politicoasă – a adresa destinatarul după nume este întotdeauna o bună modalitate de a porni o relație profesională pe picioarele bune
• Prezintă-te în prima sau a doua propoziție – include-ți numele, titlul de job și compania (după caz).
• Explică de ce iei legătura – încearcă să te concentrezi pe cum va beneficia mesajul tău destinatarul și interesele lor comerciale.
• Păstrează prezentarea de sine scurtă și directă – emailurile lungi sunt adesea ignorate sau nu sunt citite complet.
• Folosește gramatică și ortografie corecte – amintește-ți să revizuiești emailul tău înainte de a-l trimite.
• Păstrează un ton de afaceri pe tot parcursul – indiferent dacă ești într-un cadru formal sau încerci să stabilești un raport mai casual, este important să redactezi un email profesional.
• Fii politicos și modest – nimănui nu-i place aroganța, deci încearcă să pari ca pe cineva interesat în construirea unei relații mai degrabă decât doar în căutarea oportunităților de afaceri pentru tine sau compania ta.
• Dacă poți, găsește un teren comun pe care să vă legați – aceasta ar putea fi un eveniment sau conferință la care ai participat, sau chiar ceva necomercial cum ar fi o pasiune comună pentru sport, muzică sau cărți.
• Încheie cu un apel la acțiune – indiferent dacă este vorba de aranjarea unei întâlniri, răspunsul la cererea ta, sau pur și simplu recunoașterea primirii mesajului, nu uita să spui ce ai dori ca destinatarul să facă după ce citește emailul tău.
• Include-ți informațiile de contact – ușurează-i destinatarului să ia legătura cu tine prin includerea adresei tale de email, numărului de telefon și/sau linkurilor de social media.
• Încheie cu o închidere politicoasă.

Rezumat

Un email de prezentare este adesea primul punct de contact pe care-l ai cu un potențial client, colaborator sau partener de afaceri. Aceasta poate fi pasul inițial către construirea unei relații profesionale cu ei, deci este important să faci corect acest mesaj de salutare pentru a face o bună impresie.

Urmând sfaturile și exemplele furnizate în acest articol te va ajuta să redactezi un email de prezentare profesional care se distinge în inboxul destinatarului, stabilește respect și are o bună șansă de a-și atinge scopul.

Ia-ți timp pentru a redacta un bun exemplu de email de prezentare de sine pentru a folosi pentru viitoarele relații de afaceri și vei fi cu un pas înaintea competiției.