Cum să începeți un email (Sfaturi + șabloane)

Cu peste 300 de miliarde de email-uri trimise și primite în fiecare zi, emailul este un mijloc esențial de comunicare. Să descoperiți cum să începeți un email de afaceri într-un mod profesionist – mai ales atunci când scrieți unei persoane pe care nu o cunoașteți – poate fi o provocare atât pentru agenții de marketing, pentru vânzători, cât și pentru reprezentanții serviciilor pentru clienți.

De fapt, modul în care începeți emailul poate face diferența între destinatarul dvs. care închide emailul imediat (și îl șterge) sau citește mai departe. Următorul articol oferă câteva sfaturi despre cum să începeți un email, împreună cu unele dintre cele mai frecvente saluturi de email și introduceri de email pe care le puteți utiliza în corespondența dvs. de afaceri.

Ce trebuie să includeți la începutul emailurilor

1. Saluturi și introduceri

Începeți cu un salut adecvat, în funcție de cât de formal trebuie să fiți. Includeți întotdeauna numele destinatarului (dacă îl cunoașteți) pentru a face salutul mai plăcut. Nu în ultimul rând, verificați din nou dacă ați scris corect numele destinatarului. Sfatul nostru profesional? Copiați și lipiți numele lor așa cum se vede în emailurile, semnăturile de email sau site-urile web anterioare pentru a vă asigura că nu faceți o greșeală de scriere.

2. Introducere și motivul pentru care se scrie (dacă este necesar)

Când scrieți cuiva pentru prima dată, prezentați-vă și includeți o propoziție concisă despre obiectivul emailului. Această propoziție poate determina dacă destinatarul vă va citi emailul sau îl va ignora, deci asigurați-vă că scopul dvs. este clar și convingător.

Dacă aveți prieteni comuni, colegi sau cunoștințe, menționați-i, deoarece acest lucru vă poate crește șansele de a primi un răspuns. De exemplu, ați putea face o scăpare subtilă de nume de genul: „Bună [Nume], m-am întâlnit cu prietenul nostru comun Richard (de la [Companie]) în weekend și a menționat că aveți nevoie de un nou instrument de asistență, cum actualul furnizorul nu o mai realizează …”

3. O frază de deschidere / urări de bine (opțional)

Dacă nu i-ați scris destinatarului de mult timp sau dacă aveți o relație ocazională cu destinatarul, ar fi indicat să includeți o notă rapidă și pozitivă precum „Sper că vă merge bine.” Aceasta poate seta tonul potrivit pentru restul emailului.

Alternativ, dacă destinatarul a distribuit câteva actualizări pe LinkedIn sau alte rețele de socializare, nu ezitați să îi felicitați pentru cele mai recente realizări (atât personale, cât și profesionale). Ați putea spune ceva de genul „Felicitări pentru promovare” sau „Felicitări, este interesant să vedeți [Compania beneficiarului] achiziționând un client atât de important precum [Compania].”

4. O linie de mulțumire (opțional)

Pe baza contextului, puteți adăuga o scurtă linie „mulțumesc” la corespondența dvs. de email. De exemplu, dacă potențialul dvs. client/ clientul dvs. v-a contactat cu o solicitare, „Vă mulțumim că ați contactat” sau „Vă mulțumim că ați contactat [Compania]” este o necesitate. Cu toate acestea, ori de câte ori introduceți o notă de mulțumire, este important să o personalizați, întrucât notele de mulțumire standard (cum ar fi cele menționate mai sus) sunt puțin prea generice și se pot dovedi reci sau distante.

Prin simpla adăugare a unui nume înainte de linia de mulțumire, mesajul sună mai cald și mai primitor. Iată un exemplu: „Emily, vă mulțumesc foarte mult că ați contactat [Compania] și că ați ridicat această problemă. Aveți dreptate…”

Exemple și șabloane pentru a începe un email

Salutări profesionale de email

„Bună [Nume]” este probabil cea mai frecventă și cea mai utilizată salutare prin email din lumea afacerilor. Acest salut este, în general, recomandat pentru stilurile de comunicare semi-formale și informale. Dacă doriți să fiți puțin mai formal, „Bună” poate fi înlocuit cu „Bună ziua.”

„Stimate [Nume]” este, de asemenea, adecvat atât pentru comunicarea formală, cât și pentru cea informală. Pentru confortul dvs., am pregătit o listă întreagă cu alte felicitări generice din care puteți alege atunci când începeți emailul profesional. Verificați lista:

---

---

---

---

Fraze generale de începere a emailurilor

După salut, puteți include o scurtă propoziție de începere pentru a vă iniția emailul. Cu toate acestea, cel mai bine este să evitați astfel de propoziții dacă scrieți un email formal sau trimiteți un email rece unui potențial client, deoarece aceștia pot fi prea prietenoși . Iată câteva dintre cele mai frecvente exemple de fraze de începere pentru email:

Urmăriți fraze de începere a emailurilor

Dacă nu sunteți sigur ce să scrieți la începutul emailului, vă recomandăm să includeți una dintre următoarele fraze de începere a emailului care pot sparge gheața:

Fraze de începere a emailurilor răspuns

Atunci când răspundeți unui client sau unui potențial client, o scurtă linie „Mulțumesc” este potrivită în multe cazuri. Dacă nu sunteți sigur cum să încorporați un „Mulțumesc” sau mai aveți nevoie de inspirație, consultați câteva dintre alternativele noastre:

Cum să începeți la rece un email de vânzări

Când scrieți un email la rece unui potențial client, primul paragraf va stabili dacă potențialul dvs. client va considera că mesajul dvs. merită citit, deci este important să impresionați și să ieșiți în evidență. Iată câteva exemple de ceea ce puteți include în paragraful introductiv:

Dacă doriți să aflați mai multe, consultați șabloanele de email la rece pentru vânzări.

Cum să începeți un email de urmărire a vânzărilor

Urmărirea unui potențial client, mai ales dacă nu a răspuns la mesajele dvs. anterioare, poate fi dificilă. În acest caz, încercați una dintre aceste propoziții eficiente de deschidere a emailului — ar putea fi de ajutor!

Dacă doriți să aflați mai multe, consultați șabloanele de email de urmărire a vânzărilor .

Cum să începeți un email de bun venit după cumpărare / client

Ori de câte ori cineva cumpără produsul dvs. sau se înscrie pentru serviciul dvs., ar trebui să-i mulțumiți sau să-i întâmpinați în „familie” pentru a vă asigura că relația dvs. începe la un nivel excelent. Cel mai bun mod de a face acest lucru este prin scrierea unui e-mail de bun venit care include o notă de mulțumire, o scurtă introducere și orice informații utile.

Simțiți-vă liber să verificați mai multe șabloane de email post-cumpărare și șabloane de email de bun venit .

Cum să începeți un email de serviciu clienți

Aproape fiecare email de serviciu pentru clienți ar trebui să înceapă cu o notă „Vă mulțumim”, indiferent dacă răspunde la o solicitare simplă de servicii pentru clienți sau răspunde la o reclamație a clientului. Iată cum poate arăta:

Dacă doriți să aflați mai multe, consultați șabloanele de servicii pentru clienți .

Cum să începeți un email de scuze pentru clienți

Când răspundeți clienților supărați sau nemulțumiți , asigurați-vă că prezentați empatie și emiteți scuze în numele companiei dvs. Iată cum o puteți face:

Rezumat

Începutul emailului companiei dvs. (mesajul de întâmpinare, linia de deschidere și prima propoziție) este primul lucru pe care îl vede destinatarul atunci când vă deschide emailul. Prin începerea emailului într-un mod profesional, este mai probabil să creați o impresie pozitivă asupra acestora. Salutul pe care îl folosiți și primele câteva propoziții pe care le alegeți pentru începutul emailurilor profesionale de afaceri vor depinde de publicul dvs. și de contextul comunicării dvs. Folosiți mesajele de întâmpinare prin email și frazele de deschidere a emailurilor menționate mai sus ca solicitări ori de câte ori nu sunteți sigur cum să începeți următorul email către un client sau un potențial client.

Nu uitați să verificați de două ori emailurile pentru orice erori de ortografie sau gramaticale și asigurați-vă că scrieți întotdeauna corect numele destinatarului. Ultimul nostru sfat este să îl menținem scurt și plăcut, deoarece nimeni nu vrea să citească emailuri lungi. Treceți rapid la subiect folosind tonul corect al vocii și vă situați perfect.

Întrebări frecvente

De ce contează modul în care începeți emailurile?

Prin începerea emailului într-un mod profesional, este mai probabil să creați o primă impresie pozitivă asupra destinatarului. Când îi scrieți cuiva pentru prima dată, acea impresie este esențială, deoarece vă poate încuraja publicul nu numai să vă citească mesajul, ci și să răspundă la acesta.

Ce salutări de email ar trebui să evit?

„Bună [Pseudonim]” și „Bună [Nume]!” sunt prea obișnuite și ar trebui să fie utilizate numai dacă ați făcut schimb de emailuri înainte și aveți o relație bună cu destinatarul. Pe de altă parte, „Cui se poate adresa” și „Stimate domn sau doamnă” sunt considerate prea formale și cam învechite, așa că ar trebui utilizate numai în comunicarea oficială sau când nu știți exact numele persoanelor către care scrieți. “

Ar trebui să începeți un email într-un mod formal sau obișnuit?

Începerea unui email într-un mod obișnuit și personalizat este, în general, mai atrăgătoare, cu toate acestea, scrierea într-un stil prea informal și relaxat vă poate dezamăgi publicul. Dacă nu sunteți sigur ce ton să luați, cel mai sigur pariu este să fiți un pic mai formal, mai degrabă decât prea obișnuit și prietenos. Dacă este necesar, vă puteți regla întotdeauna tonul pe baza răspunsului pe care îl primiți de la destinatar.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “De ce contează modul în care începeți emailurile?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Prin începerea emailului într-un mod profesional, este mai probabil să creați o primă impresie pozitivă asupra destinatarului. Când îi scrieți cuiva pentru prima dată, acea impresie este esențială, deoarece vă poate încuraja publicul nu numai să vă citească mesajul, ci și să răspundă la acesta.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ce salutări de email ar trebui să evit?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: ““Bună [Pseudonim]” și „Bună [Nume]!” sunt prea obișnuite și ar trebui să fie utilizate numai dacă ați făcut schimb de emailuri înainte și aveți o relație bună cu destinatarul. Pe de altă parte, „Cui se poate adresa” și „Stimate domn sau doamnă” sunt considerate prea formale și cam învechite, așa că ar trebui utilizate numai în comunicarea oficială sau când nu știți exact numele persoanelor către care scrieți. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ar trebui să începeți un email într-un mod formal sau obișnuit?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Începerea unui email într-un mod obișnuit și personalizat este, în general, mai atrăgătoare, cu toate acestea, scrierea într-un stil prea informal și relaxat vă poate dezamăgi publicul. Dacă nu sunteți sigur ce ton să luați, cel mai sigur pariu este să fiți un pic mai formal, mai degrabă decât prea obișnuit și prietenos. Dacă este necesar, vă puteți regla întotdeauna tonul pe baza răspunsului pe care îl primiți de la destinatar.” } }] }