Cum să începeți un email (Sfaturi + șabloane)

Cu peste 300 de miliarde de e-mailuri trimise și primite în fiecare zi, e-mailul este un mijloc esențial de comunicare. Să-ți dai seama cum să începi un e-mail de afaceri într-un mod profesionist – mai ales atunci când scrii cuiva pe care nu-l cunoști – poate fi o provocare pentru comercianți, vânzători și reprezentanți ai serviciului clienți.

De fapt, modul în care vă începeți e-mailul poate face diferența între faptul că destinatarul dvs. va închide imediat e-mailul (și îl va șterge) sau îl va citi mai departe. Următorul articol oferă câteva sfaturi despre cum să începeți un e-mail, împreună cu unele dintre cele mai comune saluturi și începuturi de e-mail pe care le puteți folosi în corespondența dvs. de afaceri. De la e-mailuri de tranziție la e-mailuri de networking, a avea la dispoziție șablonul potrivit poate fi o binecuvântare. De asemenea, vă acoperim și dacă aveți nevoie de șabloane de încheiere a e-mailurilor de afaceri.

Ce trebuie să includeți la începutul emailurilor

1. Saluturi și introduceri

Începeți cu un salut adecvat, în funcție de cât de formal trebuie să fiți. Includeți întotdeauna numele destinatarului (dacă îl cunoașteți) pentru a face salutul mai plăcut. Nu în ultimul rând, verificați din nou dacă ați scris corect numele destinatarului. Sfatul nostru profesional? Copiați și lipiți numele lor așa cum se vede în emailurile, semnăturile de email sau site-urile web anterioare pentru a vă asigura că nu faceți o greșeală de scriere.

2. Introducere și motivul pentru care se scrie (dacă este necesar)

Când scrieți cuiva pentru prima dată, prezentați-vă și includeți o propoziție concisă despre obiectivul emailului. Această propoziție poate determina dacă destinatarul vă va citi emailul sau îl va ignora, deci asigurați-vă că scopul dvs. este clar și convingător.

Dacă aveți prieteni comuni, colegi sau cunoștințe, menționați-i, deoarece acest lucru vă poate crește șansele de a primi un răspuns. De exemplu, ați putea face o scăpare subtilă de nume de genul: „Bună [Nume], m-am întâlnit cu prietenul nostru comun Richard (de la [Companie]) în weekend și a menționat că aveți nevoie de un nou instrument de asistență, cum actualul furnizorul nu o mai realizează …”

3. O frază de deschidere / urări de bine (opțional)

Dacă nu i-ați scris destinatarului de mult timp sau dacă aveți o relație ocazională cu destinatarul, ar fi indicat să includeți o notă rapidă și pozitivă precum „Sper că vă merge bine.” Aceasta poate seta tonul potrivit pentru restul emailului.

Alternativ, dacă destinatarul a distribuit câteva actualizări pe LinkedIn sau alte rețele de socializare, nu ezitați să îi felicitați pentru cele mai recente realizări (atât personale, cât și profesionale). Ați putea spune ceva de genul „Felicitări pentru promovare” sau „Felicitări, este interesant să vedeți [Compania beneficiarului] achiziționând un client atât de important precum [Compania].”

4. O linie de mulțumire (opțional)

Pe baza contextului, puteți adăuga o scurtă linie „mulțumesc” la corespondența dvs. de email. De exemplu, dacă potențialul dvs. client/ clientul dvs. v-a contactat cu o solicitare, „Vă mulțumim că ați contactat” sau „Vă mulțumim că ați contactat [Compania]” este o necesitate. Cu toate acestea, ori de câte ori introduceți o notă de mulțumire, este important să o personalizați, întrucât notele de mulțumire standard (cum ar fi cele menționate mai sus) sunt puțin prea generice și se pot dovedi reci sau distante.

Prin simpla adăugare a unui nume înainte de linia de mulțumire, mesajul sună mai cald și mai primitor. Iată un exemplu: „Emily, vă mulțumesc foarte mult că ați contactat [Compania] și că ați ridicat această problemă. Aveți dreptate…”

Exemple și șabloane pentru a începe un email

Salutări profesionale de email

„Bună [Nume]” este probabil cea mai frecventă și cea mai utilizată salutare prin email din lumea afacerilor. Acest salut este, în general, recomandat pentru stilurile de comunicare semi-formale și informale. Dacă doriți să fiți puțin mai formal, „Bună” poate fi înlocuit cu „Bună ziua.”

„Stimate [Nume]” este, de asemenea, adecvat atât pentru comunicarea formală, cât și pentru cea informală. Pentru confortul dvs., am pregătit o listă întreagă cu alte felicitări generice din care puteți alege atunci când începeți emailul profesional. Verificați lista:

Fraze generale de începere a emailurilor

După salut, puteți include o scurtă propoziție de începere pentru a vă iniția emailul. Cu toate acestea, cel mai bine este să evitați astfel de propoziții dacă scrieți un email formal sau trimiteți un email rece unui potențial client, deoarece aceștia pot fi prea prietenoși . Iată câteva dintre cele mai frecvente exemple de fraze de începere pentru email:

Urmăriți fraze de începere a emailurilor

Dacă nu sunteți sigur ce să scrieți la începutul e-mailului de follow-up, luați în considerare includerea uneia dintre următoarele fraze de deschidere a e-mailului care pot sparge gheața:

Fraze de începere a emailurilor răspuns

Atunci când răspundeți unui client sau unui potențial client, în multe cazuri, un scurt „Mulțumesc” este adecvat. Dacă nu sunteți sigur cum să încorporați un „Mulțumesc” sau dacă aveți nevoie de mai multă inspirație, consultați unele dintre alternativele noastre:

Cum să începeți la rece un email de vânzări

Când scrieți un email la rece unui potențial client, primul paragraf va stabili dacă potențialul dvs. client va considera că mesajul dvs. merită citit, deci este important să impresionați și să ieșiți în evidență. Iată câteva exemple de ceea ce puteți include în paragraful introductiv:

Dacă doriți să aflați mai multe, consultați șabloanele de e-mail de vânzări la rece.

Cum să începeți un email de urmărire a vânzărilor

Urmărirea unui prospect, mai ales dacă acesta nu a răspuns la mesajele anterioare, poate fi dificilă. În acest caz, încercați una dintre aceste propoziții de deschidere a e-mailurilor eficiente… s-ar putea să vă fie de ajutor!

Dacă doriți să aflați mai multe, consultați șabloanele de e-mail de urmărire a vânzărilor.

Cum să începeți un email de bun venit după cumpărare / client

Ori de câte ori cineva vă cumpără produsul sau se înscrie la serviciile dumneavoastră, ar trebui să îi mulțumiți sau să îi urați bun venit în „familie” pentru a vă asigura că relația dvs. a început bine. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să scrieți un e-mail de bun venit care să includă o notă de mulțumire, o scurtă introducere și orice informații utile.

Nu ezitați să verificați mai multe șabloane de e-mailuri post-achiziție și șabloane de e-mailuri de bun venit.

Cum să începeți un email de serviciu clienți

Aproape fiecare e-mail de serviciu clienți ar trebui să înceapă cu o notă de „Vă mulțumim”, fie că este vorba de un răspuns la o simplă solicitare de serviciu clienți, fie că se răspunde la o reclamație a unui client. Iată cum poate arăta:

Dacă doriți să aflați mai multe, consultați șabloanele de servicii pentru clienți.

Cum să începeți un email de scuze pentru clienți

Când răspundeți clienților supărați sau nemulțumiți , asigurați-vă că prezentați empatie și emiteți scuze în numele companiei dvs. Iată cum o puteți face:

LiveAgent combină interfața excelentă de conversații directe, sistemul de gestionare a tichetelor și automatizarea, toate acestea permițându-ne să oferim asistență excepțională clienților noștri.

Urmăriți cum să scrieți e-mailuri în engleză – Formal, Semi-Formal sau Informal

hi everybody and welcome back to english.
for professionals i'm derek and i'm here.
with another short lesson for you busy.
people in this business english emails.
lesson i'm going to show you the.
differences between formal.
semi-formal and informal emails.
[Music].
before we get started if you need.
english for work and you're interested.
in short lessons to help you with your.
business english then subscribe to my.
channel now hit the red button and don't.
forget to click on the little bell that.
way you'll be notified every time i.
upload a new lesson and now.
let's get started.
we're going to do three things in this.
lesson.
first of all we'll talk about the.
different kinds of people we write.
emails to and we'll categorize them into.
formal semi-formal and informal after.
that i'll show you example emails in.
each style and at the end of the lesson.
i'll show you lots of extra example.
phrases in each style.
let's start with formal emails we.
usually use a formal style when we write.
to new customers suppliers and business.
partners and also to people who are in.
higher positions managers bosses and.
directors.
we usually use a semi-formal style with.
colleagues we know but not very well and.
also with existing customers suppliers.
and business partners.
we use an informal style when we write.
to friends and family and also to.
colleagues or business partners we know.
very well and work with on a regular.
basis.
the most common style to use in business.
is the semi-formal style but of course.
there are exceptions.
for example it's quite possible that we.
could use an informal style to write to.
a customer or a supplier but only if we.
know that person very well and if we.
have a good and long relationship with.
them and one more thing the style you.
use also depends on the culture in your.
company as well as the business culture.
in the countries you work within so you.
need to be aware of those factors.
and now it's time to look at some.
examples we'll start with the formal.
style and the email we're going to look.
at is a follow-up email after a formal.
business meeting with a potential new.
business partner.
we start with a formal greeting dear.
miss amir.
first of all i would like to thank you.
for the productive meeting on monday it.
was lovely to meet you and learn more.
about your business here we have formal.
phrases like i would like to and it was.
lovely to meet you.
as discussed in the meeting i am sending.
you the additional information about.
that you requested i have attached a.
document with all of the details and.
here we have more examples of very.
formal phrases as discussed in the.
meeting.
that you requested and so on if you.
require any further information please.
do not hesitate to contact me again a.
typical formal style.
i look forward to our next meeting on.
january 10th.
best regards derek callum.
i look forward to and best regards our.
typical phrases we use to close a formal.
email.
so there we have the formal style now.
let's compare that one to a semi-formal.
version of the same kind of email.
in this case it's a follow-up email.
after a less formal meeting with a.
potential new business partner and as.
you'll see in a moment we're already.
using first names.
dear nidra first of all i just wanted to.
say thanks for the productive meeting on.
monday it was great to meet you and find.
out more about your business so here you.
can already see a big difference first.
of all first names so imagine that first.
meeting was less formal and by the end.
of the meeting we were using first names.
also in that first line we don't have.
the i would like to we have i just.
wanted to say.
and also rather than saying it was.
lovely to meet you and learn more about.
your business we have the less formal it.
was great to meet you and find out more.
about your business.
i've attached a document with the extra.
information about.
that you asked for here we see more.
examples of a less formal style instead.
of i have attached we use the short form.
i've attached we don't use words like.
additional information or that you.
requested we use less formal style extra.
information.
that you asked for.
and now let's look at the last part of.
the email please let me know if you need.
any more information looking forward to.
our next meeting on january 10th regards.
derek so again much less formal.
please let me know instead of the very.
formal please do not hesitate to contact.
me if you need any more information.
instead of if you require any further.
information and also in the closing part.
looking forward to instead of i look.
forward to.
and then we have regards which is.
slightly less formal than best regards.
so there we can see the differences.
between the very formal and the.
semi-formal.
and as i said before the semi-formal is.
the one we use most often in business.
correspondence but of course as i said.
earlier it always depends on who you're.
writing to company culture the business.
culture those are things you need to be.
aware of.
now let's take a look at the comparison.
between the semi-formal and the informal.
style.
this time we have another follow-up.
email but it's after a very informal.
meeting with a colleague you know very.
well.
hi tom just a quick mail to say thanks.
for the meeting on monday and to send on.
that extra info you asked for.
see attachment.
the first difference we can see here is.
in the greeting hi tom hi is less formal.
than.
deer and then also in the start of that.
first sentence just a quick mail to say.
this is a typical way to start an.
informal email.
when you're giving someone information.
and then we also have phrases like to.
send on that extra info very informal.
let's continue if you need anything else.
just get in touch so again very formal.
expression here just get in touch.
see you at the next meeting cheers derek.
so typical way to end an informal email.
see you at the next meeting.
cheers cheers can mean goodbye it can.
also mean thank you this is just one.
possibility if you want to see more ways.
to end an informal email check out my.
other lesson.
17 ways to end an email.
now it's time for the last part of the.
lesson where i show you more examples of.
typical email phrases for formal.
semi-formal and informal emails.
let's start with friendly openings it's.
often a good idea to use one of these.
after you're greeting and before you say.
why you are writing.
i hope everything is going well.
semi-formal.
i hope all's well.
and in the informal version.
hope all's well or nothing we don't.
always need to include a friendly.
opening especially to people who we are.
writing to on a daily basis or who we.
write to.
very often.
and now an example for saying why you.
are writing.
i am writing to update you on.
semi-formal i just wanted to update you.
on.
and in the informal version.
just wanted to keep you in the loop on.
keep you in the loop is a very informal.
phrase which means to keep somebody.
informed about the latest information.
about something.
requests.
formal style.
would it be possible too.
semi-formal.
is there any chance you can.
and the informal can you.
making arrangements.
i was wondering if you would be.
available for a meeting next.
semi-formal would you be available for a.
meeting next.
and informal.
can we meet next.
confirming arrangements i would like to.
confirm our meeting.
just want to confirm our meeting.
i'll be there.
giving information i am afraid i will.
not be able to.
i'm afraid i won't be able to.
and sorry but i won't make it to.
and one more example closing line.
referring to next contact.
i look forward to hearing from you soon.
looking forward to hearing from you soon.
and.
talk to you soon.
so that brings us to the end of another.
short lesson i hope you liked it and i.
hope you found it helpful don't forget.
to check out all of my other email.
lessons here on youtube.
i'll leave a link in the description if.
you did like the lesson hit the like.
button and share with your friends and.
colleagues subscribe to my channel if.
you haven't done that and don't forget.
to join my email list every two weeks i.
send out my free vocabulary email with.
additional business english words in the.
news and everyday english for you to.
learn the link is also in the.
description below thanks a lot for.
watching and talk to you soon.

Rezumat

Începutul emailului companiei dvs. (mesajul de întâmpinare, linia de deschidere și prima propoziție) este primul lucru pe care îl vede destinatarul atunci când vă deschide emailul. Prin începerea emailului într-un mod profesional, este mai probabil să creați o impresie pozitivă asupra acestora. Salutul pe care îl folosiți și primele câteva propoziții pe care le alegeți pentru începutul emailurilor profesionale de afaceri vor depinde de publicul dvs. și de contextul comunicării dvs. Folosiți mesajele de întâmpinare prin email și frazele de deschidere a emailurilor menționate mai sus ca solicitări ori de câte ori nu sunteți sigur cum să începeți următorul email către un client sau un potențial client.

Nu uitați să vă verificați de două ori e-mailurile pentru a vedea dacă nu aveți greșeli de ortografie sau gramaticale și asigurați-vă că scrieți întotdeauna corect numele destinatarului. Ultimul nostru sfat este de a fi scurt și concis, deoarece nimeni nu dorește să citească e-mailuri lungi. Ajungeți rapid la subiect, folosind tonul corect al vocii, și veți fi perfect.

Articole conexe

Caracteristici

Descoperiți caracteristicile cuprinzătoare ale LiveAgent, un program complex de birou de asistență multicanal. Gestionați eficient solicitările clienților cu funcții avansate precum sistem de ticketing, detectarea coliziunilor între agenți, jurnal de audit și distribuirea automată a tichetelor. Îmbunătățiți productivitatea cu mesaje planificate și organizați contactele și companiile cu ușurință. Explorați soluția completă pentru optimizarea serviciului de asistență.

Academia LiveAgent

Would you like to improve your knowledge about customer service? Check out our extensive guides, tips & tricks inside LiveAgent academy.

Integrări

Descoperiți integrările LiveAgent pentru a maximiza eficiența afacerii și satisfacția clienților. Soluții ușor de utilizat și ghiduri detaliate!

Tarifele LiveAgent

Descoperă planurile LiveAgent de suport clienți, începând de la $15/agent/lună. Funcții avansate, încercare gratuită!