Aflați cum să începeți un email de afaceri într-un mod profesionist cu sfaturi și șabloane utile. Salutul dvs și primele propoziții vor influența modul în care destinatarul va recepta mesajul. Lista de felicitări generice vă poate ajuta să începeți corespunzător emailurile formale și informale. Descoperiți și propoziții eficiente de deschidere pentru urmărirea clienților sau pentru contactarea potențialilor clienți.
Înregistrându-mă, accept Termeni și condiții și Politică de confidențialitate.
Cu peste 300 de miliarde de email-uri trimise și primite în fiecare zi, emailul este un mijloc esențial de comunicare. Să descoperiți cum să începeți un email de afaceri într-un mod profesionist – mai ales atunci când scrieți unei persoane pe care nu o cunoașteți – poate fi o provocare atât pentru agenții de marketing, pentru vânzători, cât și pentru reprezentanții serviciilor pentru clienți.
De fapt, modul în care începeți emailul poate face diferența între destinatarul dvs. care închide emailul imediat (și îl șterge) sau citește mai departe. Următorul articol oferă câteva sfaturi despre cum să începeți un email, împreună cu unele dintre cele mai frecvente saluturi de email și introduceri de email pe care le puteți utiliza în corespondența dvs. de afaceri.
Începeți cu un salut adecvat, în funcție de cât de formal trebuie să fiți. Includeți întotdeauna numele destinatarului (dacă îl cunoașteți) pentru a face salutul mai plăcut. Nu în ultimul rând, verificați din nou dacă ați scris corect numele destinatarului. Sfatul nostru profesional? Copiați și lipiți numele lor așa cum se vede în emailurile, semnăturile de email sau site-urile web anterioare pentru a vă asigura că nu faceți o greșeală de scriere.
Când scrieți cuiva pentru prima dată, prezentați-vă și includeți o propoziție concisă despre obiectivul emailului. Această propoziție poate determina dacă destinatarul vă va citi emailul sau îl va ignora, deci asigurați-vă că scopul dvs. este clar și convingător.
Dacă aveți prieteni comuni, colegi sau cunoștințe, menționați-i, deoarece acest lucru vă poate crește șansele de a primi un răspuns. De exemplu, ați putea face o scăpare subtilă de nume de genul: „Bună [Nume], m-am întâlnit cu prietenul nostru comun Richard (de la [Companie]) în weekend și a menționat că aveți nevoie de un nou instrument de asistență, cum actualul furnizorul nu o mai realizează …”
Dacă nu i-ați scris destinatarului de mult timp sau dacă aveți o relație ocazională cu destinatarul, ar fi indicat să includeți o notă rapidă și pozitivă precum „Sper că vă merge bine.” Aceasta poate seta tonul potrivit pentru restul emailului.
Alternativ, dacă destinatarul a distribuit câteva actualizări pe LinkedIn sau alte rețele de socializare, nu ezitați să îi felicitați pentru cele mai recente realizări (atât personale, cât și profesionale). Ați putea spune ceva de genul „Felicitări pentru promovare” sau „Felicitări, este interesant să vedeți [Compania beneficiarului] achiziționând un client atât de important precum [Compania].”
Pe baza contextului, puteți adăuga o scurtă linie „mulțumesc” la corespondența dvs. de email. De exemplu, dacă potențialul dvs. client/ clientul dvs. v-a contactat cu o solicitare, „Vă mulțumim că ați contactat” sau „Vă mulțumim că ați contactat [Compania]” este o necesitate. Cu toate acestea, ori de câte ori introduceți o notă de mulțumire, este important să o personalizați, întrucât notele de mulțumire standard (cum ar fi cele menționate mai sus) sunt puțin prea generice și se pot dovedi reci sau distante.
Prin simpla adăugare a unui nume înainte de linia de mulțumire, mesajul sună mai cald și mai primitor. Iată un exemplu: „Emily, vă mulțumesc foarte mult că ați contactat [Compania] și că ați ridicat această problemă. Aveți dreptate…”
„Bună [Nume]” este probabil cea mai frecventă și cea mai utilizată salutare prin email din lumea afacerilor. Acest salut este, în general, recomandat pentru stilurile de comunicare semi-formale și informale. Dacă doriți să fiți puțin mai formal, „Bună” poate fi înlocuit cu „Bună ziua.”
„Stimate [Nume]” este, de asemenea, adecvat atât pentru comunicarea formală, cât și pentru cea informală. Pentru confortul dvs., am pregătit o listă întreagă cu alte felicitări generice din care puteți alege atunci când începeți emailul profesional. Verificați lista:
Când scrieți unuia sau doi destinatari:
Stimată [Nume], Stimați [Nume] și [Nume], Bună ziua [Nume], Bună [Nume], [Nume], Hei [Nume],
Când scrieți către trei sau mai mulți destinatari:
Bună ziua tuturor, [Numele grupului sau al echipei], Salut echipă, Bună tuturor, Bună, Bună dimineața, Bună ziua, Bună seara,
Când nu sunteți sigur de numele destinatarului:
Stimate domn, Stimată doamnă, Salut, Bună ziua, Salutări, Stimate Director de Angajare, Stimate echipă de recrutare,
După salut, puteți include o scurtă propoziție de începere pentru a vă iniția emailul. Cu toate acestea, cel mai bine este să evitați astfel de propoziții dacă scrieți un email formal sau trimiteți un email rece unui potențial client, deoarece aceștia pot fi prea prietenoși . Iată câteva dintre cele mai frecvente exemple de fraze de începere pentru email:
Dacă nu sunteți sigur ce să scrieți la începutul emailului, vă recomandăm să includeți una dintre următoarele fraze de începere a emailului care pot sparge gheața:
Atunci când răspundeți unui client sau unui potențial client, o scurtă linie „Mulțumesc” este potrivită în multe cazuri. Dacă nu sunteți sigur cum să încorporați un „Mulțumesc” sau mai aveți nevoie de inspirație, consultați câteva dintre alternativele noastre:
Când scrieți un email la rece unui potențial client, primul paragraf va stabili dacă potențialul dvs. client va considera că mesajul dvs. merită citit, deci este important să impresionați și să ieșiți în evidență. Iată câteva exemple de ceea ce puteți include în paragraful introductiv:
“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”
“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”
“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”
“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”
“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”
Dacă doriți să aflați mai multe, consultați șabloanele de email la rece pentru vânzări.
Urmărirea unui potențial client, mai ales dacă nu a răspuns la mesajele dvs. anterioare, poate fi dificilă. În acest caz, încercați una dintre aceste propoziții eficiente de deschidere a emailului — ar putea fi de ajutor!
“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”
“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”
“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”
“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”
“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”
Dacă doriți să aflați mai multe, consultați șabloanele de email de urmărire a vânzărilor .
Design your own templates
LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?
Ori de câte ori cineva cumpără produsul dvs. sau se înscrie pentru serviciul dvs., ar trebui să-i mulțumiți sau să-i întâmpinați în „familie” pentru a vă asigura că relația dvs. începe la un nivel excelent. Cel mai bun mod de a face acest lucru este prin scrierea unui e-mail de bun venit care include o notă de mulțumire, o scurtă introducere și orice informații utile.
“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”
“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”
“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”
“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”
“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”
Simțiți-vă liber să verificați mai multe șabloane de email post-cumpărare și șabloane de email de bun venit .
Aproape fiecare email de serviciu pentru clienți ar trebui să înceapă cu o notă „Vă mulțumim”, indiferent dacă răspunde la o solicitare simplă de servicii pentru clienți sau răspunde la o reclamație a clientului. Iată cum poate arăta:
“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”
“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”
“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”
“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”
Dacă doriți să aflați mai multe, consultați șabloanele de servicii pentru clienți .
Când răspundeți clienților supărați sau nemulțumiți , asigurați-vă că prezentați empatie și emiteți scuze în numele companiei dvs. Iată cum o puteți face:
“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”
“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”
“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”
“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”
LiveAgent combină interfața excelentă de conversații directe, sistemul de gestionare a tichetelor și automatizarea, toate acestea permițându-ne să oferim asistență excepțională clienților noștri.
Începutul emailului companiei dvs. (mesajul de întâmpinare, linia de deschidere și prima propoziție) este primul lucru pe care îl vede destinatarul atunci când vă deschide emailul. Prin începerea emailului într-un mod profesional, este mai probabil să creați o impresie pozitivă asupra acestora. Salutul pe care îl folosiți și primele câteva propoziții pe care le alegeți pentru începutul emailurilor profesionale de afaceri vor depinde de publicul dvs. și de contextul comunicării dvs. Folosiți mesajele de întâmpinare prin email și frazele de deschidere a emailurilor menționate mai sus ca solicitări ori de câte ori nu sunteți sigur cum să începeți următorul email către un client sau un potențial client.
Nu uitați să verificați de două ori emailurile pentru orice erori de ortografie sau gramaticale și asigurați-vă că scrieți întotdeauna corect numele destinatarului. Ultimul nostru sfat este să îl menținem scurt și plăcut, deoarece nimeni nu vrea să citească emailuri lungi. Treceți rapid la subiect folosind tonul corect al vocii și vă situați perfect.
Prin începerea emailului într-un mod profesional, este mai probabil să creați o primă impresie pozitivă asupra destinatarului. Când îi scrieți cuiva pentru prima dată, acea impresie este esențială, deoarece vă poate încuraja publicul nu numai să vă citească mesajul, ci și să răspundă la acesta.
„Bună [Pseudonim]” și „Bună [Nume]!” sunt prea obișnuite și ar trebui să fie utilizate numai dacă ați făcut schimb de emailuri înainte și aveți o relație bună cu destinatarul. Pe de altă parte, „Cui se poate adresa” și „Stimate domn sau doamnă” sunt considerate prea formale și cam învechite, așa că ar trebui utilizate numai în comunicarea oficială sau când nu știți exact numele persoanelor către care scrieți. “
Începerea unui email într-un mod obișnuit și personalizat este, în general, mai atrăgătoare, cu toate acestea, scrierea într-un stil prea informal și relaxat vă poate dezamăgi publicul. Dacă nu sunteți sigur ce ton să luați, cel mai sigur pariu este să fiți un pic mai formal, mai degrabă decât prea obișnuit și prietenos. Dacă este necesar, vă puteți regla întotdeauna tonul pe baza răspunsului pe care îl primiți de la destinatar.
Answer Delivery Status Indicator
The answer delivery status indicator in LiveAgent tickets provides information on the status of email replies, including if they were sent, scheduled, delayed, or not delivered. Administrators and owners can access detailed email response information for a specific time period. If an answer is not delivered, a delivery report can be viewed to determine the issue.
Baza de cunoștințe: șabloane de început
Articolele „Noțiuni introductive” trebuie să fie scurte și concise, folosind un limbaj ușor de înțeles. Acestea ar trebui să includă descrieri, întrebări frecvente și link-uri utile pentru clienți.
Șablon de e-mail de solicitare de feedback
Ascultarea clienților este esențială pentru creșterea vânzărilor și îmbunătățirea loialității. E-mailul este un canal eficient pentru solicitarea feedback-ului și construirea relațiilor. LiveAgent integrează NiceReply pentru a colecta feedback-ul.
Teoria serviciului pentru clienți
Oferta unui serviciu pentru clienți de calitate, cu răspunsuri rapide și soluții adaptate, îmbunătățește relația și fidelitatea acestora. Este important să angajați și să motivați agenți cu abilități și instrumente adecvate. Ascultarea și feedback-ul angajaților sunt esențiale.
Apreciem înscrierea dvs. recentă în LiveAgent.
Imediat după ce contul dvs. este creat, vă va fi trimis un mesaj la adresa dvs. de e-mail cu detaliile de conectare.
Pagina noastră de internet utilizează module cookie. Continuând utilizarea acesteia, ne oferi permisiunea să instalăm module cookie așa cum este detaliat în politica privind confidențialitatea și modulele cookie.
Suntem disponibili pe mai multe date