Listă de verificare pentru munca la distanță

Stabiliți în mod clar timpul în care se așteaptă ca angajații dvs. să lucreze.

De ce este importantă precizarea programului de lucru?

Angajații, precum și angajatorii, ar trebui să fie conștienți de acest lucru. Dacă oamenii nu sunt conștienți de programul lor de lucru, acest lucru poate duce la probleme de productivitate și eficiență.

Cum să vă stabiliți orele de lucru?

Întrebați angajații care este cel mai convenabil moment pentru ei să își desfășoare activitatea. Decideți ce este cel mai potrivit pentru echipa dvs., fie că este vorba de un orar de lucru precis sau de un program flexibil.

Ce instrumente vă ajută să vă stabiliți programul de lucru?

Instrumentele de gestionare a timpului, cum ar fi Trello sau Toggl, etc.

Asigurați-vă că angajații dvs. își înțeleg responsabilitățile. Asigurați-vă că nu faceți micromanagement, deoarece acest lucru va duce doar la frustrare și la scăderea productivității.

De ce este importantă stabilirea unor responsabilități și așteptări clare?

Cu cât toată lumea își înțelege mai clar sarcinile și așteptările, cu atât mai productiv va fi locul de muncă. Angajatorii vor putea să-i facă pe lucrători responsabili pentru acțiunile lor, în timp ce angajații vor simți că au o voce.

Cum să stabiliți responsabilități și așteptări clare?

Pregătiți descrieri ale posturilor care să descrie responsabilitățile fiecărei poziții și asigurați-vă că le actualizați atunci când este necesar. Informați-vă personalul în cazul în care apar potențiale schimbări.

Ce instrumente să utilizați în această etapă?

Instrumentele de colaborare precum Trello, Asana sau Basecamp creează sarcini specifice pentru angajați și urmăresc progresul acestora.

Stabiliți o politică clară privind munca la distanță, care să abordeze sărbătorile, pauzele, vacanțele și zilele de concediu medical.

De ce este important să decideți cu privire la timpul liber?

Angajatorii trebuie să se ocupe de absențe pentru ca munca să aibă continuitate, în timp ce angajații trebuie să știe ce este acceptabil în ceea ce privește luarea timpului liber.

Cum pot decide cu privire la timpul liber?

Cel mai bine este să acordați cel puțin câteva zile libere, unele plătite și altele neplătite, în funcție de politica specifică pentru fiecare angajat. Unii angajatori permit chiar și concediu nelimitat, dar acest lucru necesită, de obicei, încredere din partea ambelor părți și angajamentul de a lucra în mod responsabil fără supraveghere. Cereți personalului să își solicite zilele libere cu cât mai mult timp înainte.

Ce instrumente să folosiți pentru a decide cu privire la timpul liber?

Folosiți Google Docs sau Sheets pentru a crea un fișier în care toată lumea poate solicita zilele libere pe care le dorește, poate adăuga note și poate vedea orice modificări în timp real.

Planificați cât de des, unde și când ar trebui să se desfășoare ședințele.

De ce este important să organizați ședințele în avans?

Ședințele trebuie să fie practice și eficiente dacă aveți de gând să le organizați în mod regulat. În acest fel, toată lumea poate rămâne concentrată pe sarcina în cauză fără a pierde timpul.

Cum să organizați ședințele în avans?

Ar trebui să stabiliți o ședință periodică pentru actualizări ale echipei. De exemplu, în fiecare vineri dimineața sau miercuri după-amiază. Puteți, de asemenea, să organizați întâlniri ad-hoc atunci când ceva trebuie discutat imediat.

Ce instrumente vă ajută la organizarea ședințelor în avans?

Slack, LiveWebinar, Zoom, sau Google Hangouts sunt instrumente excelente de comunicare video.

Comunicarea este esențială pentru orice echipă la distanță. Stabiliți liniile directoare pentru comunicare și asigurați-vă că toată lumea le respectă.

De ce este importantă eficientizarea comunicării?

Lucrurile pot deveni rapid haotice dacă nu aveți un plan de comunicare. Pentru a-i ține pe toți la curent, este necesar să stabiliți o modalitate prin care oamenii să comunice eficient și rapid.

Cum să optimizați comunicarea?

Este esențial să aveți o modalitate de urmărire a progresului proiectelor, astfel încât să puteți determina dacă cineva rămâne în urmă. În plus, este util să vedeți ce face echipa zi de zi. Pentru a eficientiza comunicarea cu clienții, utilizați un software de ticketing , cum ar fi LiveAgent. E-mailurile, chat-urile, apelurile, menționările din social media, și mesajele de pe alte canale vor ajunge toate într-o singură căsuță de primire uniersală. Acest lucru facilitează comunicarea și are ca rezultat un nivel mai ridicat de satisfacție a clienților. Ce instrumente pentru a eficientiza comunicarea?

• Comunicarea în echipă – instrumente precum Asana sau Basecamp sunt utile, dar numai dacă toată lumea le folosește în mod constant.
• Comunicarea cu clienții – un software de help desk multifuncțional, cum ar fi LiveAgent (se poate încerca gratuit!).

Pentru ca toată lumea să fie pe aceeași lungime de undă și să meargă în aceeași direcție, fiecare echipă are nevoie de un set de valori și obiective comune.

De ce este important să aveți grijă de cultura companiei?

Liniile directoare ale companiei vor ajuta la atragerea viitorilor angajați, dar sunt, de asemenea, esențiale pentru păstrarea angajaților. Angajații care simt că fac parte dintr-o echipă și ale căror valori se aliniază cu cele ale organizației sunt mai predispuși să rămână în cadrul companiei.

Cum să aveți grijă de cultura companiei?

Creați o listă de valori fundamentale și asigurați-vă că toată lumea le înțelege. De asemenea, un manual al companiei poate prezenta așteptările și politicile companiei.

Ce instrumente ajută să aveți grijă de cultura companiei?

Puteți crea un document Google Docs sau puteți crea un scurt videoclip/prezentare despre valorile de bază ale companiei dvs.

Verificați dacă angajații dvs. au un mediu de lucru productiv înainte ca aceștia să înceapă să lucreze de la distanță.

De ce este importantă verificarea mediului de lucru la distanță al angajaților dvs.?

Nu toată lumea are condiții ideale pentru a lucra de acasă. Dacă doriți ca angajații dvs. să se concentreze asupra muncii lor, trebuie să aibă la dispoziție resursele și instrumentele de care au nevoie.

Cum să verificați mediul de lucru la distanță al angajaților dvs.?

Dacă este posibil, închiriați un loc de muncă fizic în zona lor (de exemplu, un spațiu de coworking). Dacă nu, încercați să le oferiți condiții de lucru mai bune la domiciliu, furnizându-le unele echipamente (scaune, birouri, etc.).

Ce instrumente să utilizați pentru a verifica mediul de lucru la distanță al angajaților dvs.?

Pentru a afla dacă cuiva îi lipsește un mediu de lucru la distanță adecvat, ați putea să îl chestionați prin intermediul formularelor Google.

Atunci când echipa dvs. începe să lucreze de la distanță, este esențial să aveți un plan de integrare a noilor angajați.

De ce este importantă planificarea integrării la distanță?

Dacă nu aveți un plan de integrare, poate fi dificil să îi pregătiți pe noii angajați.

Cum să planificați integrarea la distanță?

Planificați întâlniri video și sesiuni de instruire pentru ca angajații dvs. să se familiarizeze rapid cu noul sistem. Creați manuale pe care fiecare angajat să le citească, astfel încât să se familiarizeze cu liniile directoare ale companiei.

Ce instrumente să utilizați pentru a planifica integrarea la distanță?

Puteți utiliza LiveWebinar pentru sesiunile de instruire online. Creați manuale în Google Docs/Sheets.

Pentru a fi productivi, lucrătorii de la distanță au nevoie de instrumente adecvate, cum ar fi un computer cu toate programele de care au nevoie instalate.

De ce este important să vă asigurați că angajații dvs. au dispozitivele necesare?

Dacă lucrătorii dvs. la distanță nu au dispozitivele sau instrumentele personale adecvate, le va fi greu să își ducă la bun sfârșit activitatea.

Cum să vă asigurați că angajații dvs. au dispozitivele necesare?

Dotați-vă angajații cu instrumentele și dispozitivele potrivite.

Ce instrumente să utilizați pentru a vă asigura că angajații dvs. au dispozitivele necesare?

Puteți crea o listă cu cerințele privind munca la distanță pe Google Docs/Sheets. Luați în considerare posibilitatea de a investi în tehnologii precum stocarea în cloud (de exemplu, Dropbox) și partajarea fișierelor (Google Drive).

O conexiune fiabilă la internet este o necesitate pentru lucrătorii la distanță.

De ce este importantă acordarea accesului la internet?

Dacă internetul unui angajat nu mai funcționează chiar și pentru câteva minute, acest lucru poate avea consecințe semnificative. Verificați dacă aceștia nu întâmpină dificultăți de conectare atunci când lucrează la distanță.

Cum să asigurați tuturor accesul la internet?

Verificați periodic viteza de internet a tuturor. Dacă există probleme, contactați furnizorul de servicii și rezolvați-le cât mai repede posibil.

Ce instrumente să utilizați pentru a asigura tuturor acces la internet?

Pingdom vă permite să monitorizați starea unei conexiuni la internet de oriunde din lume.

Asigurați-vă că angajații dvs. au acces la asistență tehnică în cazul în care ceva nu funcționează corect.

De ce este importantă furnizarea de asistență tehnică?

Dacă angajații dvs. la distanță nu au acces la asistență tehnică, aceștia pot deveni frustrați și pot vedea acest lucru ca pe un obstacol care îi împiedică să își facă treaba.

Cum să oferiți asistență tehnică?

Puneți la dispoziția angajaților dvs. o listă cu persoanele de contact pentru asistență, inclusiv o adresă de e-mail și un număr de telefon etc.

Ce instrumente să oferiți asistență tehnică?

Puteți crea un document (de exemplu, în Google Docs) în care să prezentați procesul de asistență tehnică și să acordați tuturor membrilor echipei dvs. acces la acesta. Luați în considerare posibilitatea de a investi într-un software care să le ofere angajaților dvs. acces la asistență tehnică 24 de ore pe zi.

Angajații dvs. de la distanță trebuie să înțeleagă care sunt obligațiile lor în materie de siguranță.

De ce este importantă stabilirea obligațiilor de siguranță?

Siguranța angajaților dvs. ar trebui să fie întotdeauna o prioritate absolută. Angajații dvs. trebuie să fie conștienți de pericolele pe care le implică munca de acasă și să înțeleagă politicile de siguranță ale companiei.

Cum se stabilesc obligațiile de siguranță?

Explicați-le în mod clar ce trebuie acoperit din partea lor și pe ce elemente de siguranță trebuie să se concentreze.

Ce instrumente să folosiți pentru a stabili obligațiile de siguranță?

Geofencing vă permite să urmăriți locația dispozitivului unui angajat și să stabiliți limite pe care acesta nu le poate depăși. Cu toate acestea, acest pas este esențial doar dacă firma dvs. deține date cu adevărat sensibile, în caz contrar, ar trebui doar să aveți încredere în personalul dvs. – dă roade.

Mențineți actualizări regulate pentru aplicațiile și dispozitivele echipei dvs.

De ce este important să aveți în vedere actualizările regulate?

Dacă angajații dvs. la distanță nu își actualizează dispozitivele, aceștia pot deveni vulnerabili la atacuri cibernetice. Verificați dacă toată lumea ține pasul cu actualizările regulate și nu le neglijează.

Cum să aveți grijă de actualizările regulate?

Creați un document care să conțină o listă de actualizări necesare, astfel încât toată lumea să aibă acces la aceste informații.

Ce instrumente ajută să aveți grijă de actualizările regulate?

Ar trebui să luați în considerare posibilitatea de a investi în instrumente precum Microsoft AutoUpdate (pentru Windows) sau Mac OS X Update (pentru dispozitivele Apple), care vă vor permite să actualizați automat toate programele software ale angajaților dvs.

Trebuie să identificați aspectele în care este cel mai probabil ca angajații dvs. să se confrunte cu probleme de siguranță.

De ce este importantă identificarea riscurilor de siguranță?

Dacă știți unde se află pericolele, puteți lua măsuri care vă vor ajuta să le atenuați. Identificați toate amenințările potențiale înainte ca acestea să devină o problemă.

Cum să identificați riscurile de siguranță?

Luați în considerare crearea unei hărți a riscurilor de siguranță care să evidențieze zonele în care angajații dvs. ar putea fi în pericol.

Ce instrumente să utilizați pentru a identifica riscurile de siguranță?

Există diverse instrumente care identifică zonele de risc pentru siguranță, inclusiv Geofencing, software-ul de monitorizare a rețelelor de socializare (cum ar fi Mediatoolkit) și Google Alerts.

În cazul în care ceva nu merge bine, trebuie să oferiți un plan de urgență și să vă asigurați un spațiu de lucru mai sigur.

De ce este importantă redactarea unui plan de urgență?

În cazul unei situații de urgență, lucrătorii dvs. la distanță s-ar putea panica și ar putea înrăutăți situația. Un plan de urgență poate împiedica acest lucru să se întâmple.

Cum se redactează un plan de urgență?

Creați un document cu o listă de lucruri de făcut care să prezinte pas cu pas planul de urgență.

Ce instrumente vă ajută să scrieți un plan de urgență?

Cele pe care angajații dvs. le folosesc cel mai des vor fi cele pe care le cunosc cel mai bine și cu care se pot descurca, probabil, cel mai repede.

Una dintre cele mai mari probleme legate de munca la distanță este imposibilitatea de a comunica direct cu oamenii. Deoarece lucrătorii la distanță ar putea petrece cea mai mare parte a timpului între patru pereți, sănătatea lor mentală este crucială.

De ce este importantă grija pentru bunăstarea angajaților dvs.?

Dacă un angajat începe să se lupte cu sănătatea sa mentală, acest lucru poate avea un impact masiv asupra eficienței companiei.

Cum să contribuiți la îngrijirea bunăstării angajaților dvs.?

Indiferent dacă are legătură cu munca sau nu, asigurați-vă că toată lumea are acces la ajutor dacă are nevoie.

Ce instrumente pentru a ajuta la îngrijirea bunăstării angajaților dvs.?

Puteți realiza un sondaj anonim prin intermediul Google Forms sau SurveyNuts.

Încurajați-i pe angajați să discute ocazional cu colegii lor, chiar și în scopuri care nu au legătură cu munca. Acest lucru îi va ajuta să se simtă mai conectați la echipă și va preveni sentimentul de izolare.

De ce este importantă facilitarea discuțiilor ocazionale cu colegii de echipă?

Dacă angajații dvs. încep să se simtă ca într-un acvariu, ar putea deveni dificil pentru ei să se concentreze și să își facă treaba.

Cum să facilitați discuțiile informale cu colegii de echipă?

Acordați atenție fiecărei oportunități de întâlniri „la distanță”, nu doar celor despre muncă, ci și pentru a sărbători zilele de naștere ale angajaților, de exemplu.

Ce instrumente vă ajută să facilitați discuțiile ocazionale cu colegii de echipă?

Orice instrument de webinar și de mesagerie (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout etc.) va funcționa în acest caz.

Este mult mai dificil să înveți o nouă abilitate atunci când lucrezi de la distanță decât într-un birou. Oferiți-le angajaților dvs. opțiuni alternative și stimulente pentru a învăța noi competențe, oportunități de a se perfecționa. Permiteți-le accesul la tehnologia care îi va ajuta să facă toate aceste lucruri.

De ce este important să le oferiți angajaților dvs. cursuri de formare profesională?

Faptul că le permiteți angajaților dvs. să se dezvolte îi ajută să își vadă munca ca pe o carieră, nu doar ca pe un alt loc de muncă. Încurajați-i să participe la seminarii web sau să urmeze cursuri legate de interesele lor profesionale.

Cum să le oferiți angajaților dvs. opțiuni de formare profesională?

Luați în considerare posibilitatea de a oferi diferite tipuri de formare, cum ar fi tutoriale video, seminarii pe web sau cărți electronice. De asemenea, ați putea să vă sprijiniți angajații să urmeze cursurile în timpul lor liber.

Ce instrumente să utilizați pentru a le oferi angajaților dvs. opțiuni de formare?

Puteți utiliza un software de videoconferință, precum Skype sau Zoom, pentru a realiza cursuri de formare în direct sau platforme precum Lynda.com și Coursera pentru a oferi cursuri online.