Barista serving coffee shop customer
  • All checklists
  • HR
  • Listă de verificare în legătură cu precauția privind clientela

Listă de verificare în legătură cu precauția privind clientela

O listă de verificare privind precauția față de clienți (CDD) este o parte esențială a programului de conformitate al oricărei întreprinderi. Acest document ajută companiile să identifice și să evalueze riscul asociat clienților lor. Pentru a atenua aceste potențiale amenințări, întreprinderile trebuie să colecteze informații despre clienții lor și să ia măsuri pentru a le verifica. În această postare, vom discuta despre componentele cheie ale unei liste de verificare CDD și vom oferi exemple de completare a fiecărei etape.

Importanța unei liste de verificare privind precauția față de clienți

Efectuarea CCD este un proces crucial pentru orice organizație sau instituție financiară. Prin completarea unui document care prezintă pașii necesari pe care trebuie să îi urmeze, întreprinderile se pot asigura că își îndeplinesc obligațiile legale și de reglementare. În plus, o listă de verificare a conformității CDD poate ajuta companiile să identifice și să evalueze potențialele pericole pe care le implică derularea afacerilor cu anumiți clienți. Făcând tot ceea ce este necesar pentru a reduce aceste riscuri, întreprinderile și instituțiile financiare se pot proteja de potențiale pierderi financiare.

Cine poate beneficia de pe urma utilizării unei liste de verificare privind precauția față de clienți?

  • Societățile care au de-a face cu clienții

Toate aceste companii pot beneficia de o listă de verificare CDD care să le ajute să evite orice probleme juridice sau financiare care ar putea apărea din cauza faptului că nu au efectuat un control corespunzător asupra clienților. Urmând pașii de pe lista de verificare, ei pot fi siguri că iau măsurile de precauție necesare pentru a evita orice potențiale probleme.

  • Întreprinderile care trebuie să se conformeze reglementărilor AML

Reglementările privind combaterea spălării banilor (AML) impun întreprinderilor să ia măsuri suplimentare pentru a preveni finanțarea activităților infracționale. O parte din aceste cerințe de reglementare include completarea CCD. Dispunând de o listă de verificare în acest sens, întreprinderile se pot asigura că respectă în permanență reglementările AML.

  • Orice organizație sau instituție financiară care dorește să se protejeze de riscurile financiare asociate cu clienții săi.

Un astfel de document poate ajuta întreprinderile să identifice și să evalueze orice amenințare potențială reprezentată de clienții lor. Luând măsuri pentru a reduce aceste riscuri, companiile se pot proteja de pierderile financiare care ar putea apărea ca urmare a acestora.

Explorați lista noastră de verificare privind precauția față de clienți

Listă de verificare în legătură cu precauția privind clientela

Testați securitatea rețelelor și a sistemelor dvs. și asigurați-vă că angajații dvs. sunt instruiți cu privire la cele mai bune practici de securitate a datelor.

De ce este importantă securizarea informațiilor dvs.?

Pentru a vă proteja afacerea de orice pierderi financiare potențiale care ar putea apărea în cazul în care identitatea clienților dvs. ar fi furată. În plus, în cazul în care sistemele dvs. sunt încălcate, ați putea fi pasibil de amenzi mari din partea organismelor de reglementare.

Cum să vă securizați informațiile?

În primul rând, ar trebui să dispuneți de controale interne și de o politică de securitate a datelor care să prezinte măsurile rezonabile pe care trebuie să le luați pentru a vă proteja rețelele și sistemele. Apoi, verificați dacă toți angajații dvs. sunt instruiți cu privire la cele mai bune practici de securitate a datelor, cum ar fi să nu partajați parole sau să descărcați fișiere care nu provin din surse sigure.

Securitatea online

Ce instrumente să folosiți pentru a vă securiza informațiile?

  • firewall-uri – pentru a vă proteja rețelele de amenințările externe
  • sisteme de detectare a intruziunilor – pentru a vă monitoriza rețelele pentru orice activitate suspectă
  • software de prevenire a pierderilor de date – pentru a preveni scurgerile de date sensibile
  • criptarea datelor – pentru a vă proteja datele în tranzit
  • controlul accesului – pentru a restricționa accesul angajaților la datele sensibile
  • instruirea angajaților – pentru a vă educa angajații cu privire la cele mai bune practici de securitate a datelor
  • asigurarea securității cibernetice – pentru a vă proteja financiar afacerea în cazul unei încălcări a securității datelor

Colectați și confirmați numele, adresele, datele de naștere și alte informații de identificare ale clienților dvs.

De ce este importantă verificarea identității clienților?

Acest lucru vă ajută să vă asigurați că luați măsuri rezonabile pentru a confirma că clienții sunt cine spun că sunt. Prin urmare, acest lucru va contribui la prevenirea furtului de identitate și a fraudei, precum și la respectarea reglementărilor AML.

Cum să verificați identitatea clienților?

Colectați informațiile acestora prin intermediul unui formular online sau al unui chestionar de cunoaștere a clientelei (KYC) și verificați dacă acestea corespund înregistrărilor dvs. După aceea, ar trebui să confirmați că detaliile sunt corecte obținând copii ale documentelor lor de identitate, cum ar fi pașapoartele sau permisele de conducere.

Ilustrație sondaj

Ce instrumente să utilizați pentru verificarea identității clienților?

  • formulare online și/sau chestionare KYC – pentru colectarea informațiilor despre clienți
  • documente de identitate – pentru a confirma detaliile clienților

Căutați numele clienților dvs. pe listele de sancțiuni pentru a vă asigura că nu faceți afaceri cu persoane sau entități supuse unor restricții.

De ce este importantă verificarea sancțiunilor?

Dacă faceți afaceri cu o persoană care face obiectul unor sancțiuni, riscați amenzi mari sau chiar pedepse cu închisoarea. Ca atare, trebuie să verificați dacă există sancțiuni înainte de a intra în orice relație de afaceri.

Cum să verificați dacă există sancțiuni?

Cel mai des întâlnit este să căutați numele clienților dvs. pe listele de sancțiuni. Aceste liste sunt, de obicei, menținute de agențiile guvernamentale, de organele de aplicare a legii sau de instituțiile financiare, ceea ce înseamnă că ele conțin informații exacte și actualizate.

ilustrație-listă de activități

Ce instrumente să utilizați pentru a verifica dacă există sancțiuni?

  • liste de sancțiuni – pentru a verifica dacă clienții dvs. sunt persoane sau entități supuse unor restricții
  • agenții guvernamentale și/sau instituții financiare – pentru informații exacte și actualizate

După ce ați colectat și verificat informațiile acestora, ar trebui să evaluați profilul de risc asociat al clientului.

De ce este importantă evaluarea riscului clientului?

Estimarea probabilității ca aceștia să comită fraude sau dacă există riscuri de spălare a banilor vă ajută să determinați nivelul de precauție necesar pentru fiecare tip de client. De exemplu, tipurile de clienți cu risc ridicat vor trebui să fie supuse unor verificări mai riguroase decât cele cu nivel de risc scăzut.

Cum se face o evaluare a riscului clientului?

Puteți acorda un punctaj fiecărui client în parte, pe baza unor factori precum țara de origine, sectorul de activitate și istoricul tranzacțiilor. Procedând astfel, veți avea o idee mai bună despre cine sunt clienții dvs. cu risc mai ridicat și, prin urmare, necesită mai multă precauție.

Cel mai bun software de gestionare a incidentelor

Ce instrumente să folosiți pentru a face o evaluare a riscului clienților?

  • scoring – pentru evaluări bazate pe anumiți factori de risc al clienților
  • evaluări ale riscului privind țara – pentru a verifica nivelul general de risc în locația clientului
  • evaluări ale riscului sectorial – pentru a verifica nivelul de risc specific sectorului de activitate

În funcție de rezultatele evaluării, este posibil să fie nevoie să colectați detalii suplimentare de la clienții dvs.

De ce este importantă colectarea de informații suplimentare?

Ajută la verificarea suplimentară a identității acestora și la evaluarea nivelului de risc. De exemplu, ați putea decide să solicitați copii ale declarațiilor lor financiare.

Cum să colectați informații suplimentare?

Puteți solicita documentele necesare direct de la clientul dvs. sau printr-un formular online. Odată ce le aveți, verificați dacă informațiile se potrivesc cu cele pe care le aveți deja la dosar.

Ilustrație cercetare clienți

Ce instrumente să folosiți pentru a colecta informații suplimentare?

  • formulare online – pentru a solicita un document oficial de la clientul dvs.
  • documente suplimentare, de exemplu, extrase de cont bancar – pentru a face evaluări suplimentare ale categoriilor de risc ale clientului

După ce ați colectat toate informațiile necesare, trebuie să le verificați pentru a vă asigura că totul este corect.

De ce este importantă verificarea detaliilor suplimentare?

Făcând acest lucru contribuiți la protejarea afacerii dvs. împotriva fraudei și a riscului potențial de spălare a banilor. Pentru a face acest lucru, s-ar putea să aveți nevoie să confirmați adresa sau locul de muncă al unui client, de exemplu.

Cum să verificați detalii suplimentare?

Există câteva modalități de a face acest lucru, cum ar fi să sunați clientul sau să-i trimiteți o scrisoare. De asemenea, puteți utiliza servicii terțe ca sursă independentă pentru a verifica identitatea și/sau adresa acestora.

Centru de asistență telefonică LiveAgent - machetă

Ce instrumente să folosiți pentru a verifica detalii suplimentare?

  • apeluri telefonice – pentru a contacta direct clientul
  • scrisori – pentru a verifica adresa clientului
  • servicii terțe – pentru un proces suplimentar de verificare, de exemplu, verificarea identității sau confirmarea adresei

În funcție de rezultatele procesului de până acum, este posibil să fie nevoie să efectuați verificări suplimentare ale clienților dvs.

De ce este importantă efectuarea de verificări ale antecedentelor?

Acest lucru ajută la evaluarea suplimentară a nivelului de risc al unui client și asigură faptul că acesta este cine spune că este. În această etapă, ar trebui să le verificați cazierul judiciar sau istoricul financiar, dacă se consideră necesar.

Cum să efectuați verificări ale antecedentelor?

Prin căutarea în bazele de date online sau prin angajarea unui serviciu profesionist. Odată ce aveți informațiile necesare, ar trebui să le analizați cu atenție pentru a căuta orice semnal de alarmă.

Grafic alegere nume de domeniu potrivit

Ce instrumente să folosiți pentru efectuarea verificărilor antecedentelor?

  • baze de date online
  • servicii profesionale
  • rapoarte de credit
  • liste de supraveghere globală – pentru a verifica dacă există sancțiuni sau expunere penală

Dacă încă nu sunteți sigur în legătură cu un anumit client, puteți angaja întotdeauna pe cineva care să vă reprezinte din punct de vedere juridic.

De ce este importantă angajarea unui avocat?

Aceștia vă pot oferi consultanță de specialitate cu privire la abordarea dvs. în ceea ce privește procedurile de precauție față de clienți și se pot asigura că totul este făcut corect. De asemenea, un avocat vă poate ajuta să rezolvați orice probleme juridice care ar putea apărea atunci când tratați cu clienții.

Cum să angajați un avocat?

Puteți căuta online sau puteți cere recomandări din partea rețelei dvs. După ce ați găsit câțiva potențiali candidați, verificați-le calificările și experiența pentru a vă asigura că sunt potriviți pentru postul respectiv. Apoi, luați-le un interviu pentru a vedea dacă ar fi potriviți pentru afacerea dvs.

Pagina directorului LiveAgent

Ce instrumente să folosiți pentru a angaja un avocat?

  • căutare online – pentru a găsi candidați potențiali
  • directoare – pentru a căuta avocați calificați
  • examinarea calificărilor și a experienței – pentru a vă asigura că se potrivește candidatul pentru postul respectiv

Chiar și după ce ați finalizat procesul de verificare a clientului, trebuie să urmăriți în continuare acțiunile acestuia.

De ce este importantă monitorizarea activității clienților?

Pentru a verifica dacă nu efectuează tranzacții suspecte și pentru a vă oferi șansa de a reacționa în cazul în care acestea au loc. Dacă observați că un client important face retrageri mari sau frecvente, de exemplu, ar trebui să investigați mai departe pentru a căuta semne de potențială spălare de bani.

Cum să monitorizați activitatea clienților?

Examinați periodic extrasele de cont de afaceri sau istoricul tranzacțiilor acestora. Dacă observați ceva neobișnuit, luați măsurile adecvate, cum ar fi contactarea clientului sau raportarea activității sale dubioase autorităților relevante.

femeie care elaborează procesul pe trei postere

Ce instrumente să utilizați pentru monitorizarea activității clienților?

  • extrasele de cont – pentru a căuta orice tranzacții suspecte
  • istoricul tranzacțiilor – pentru a urmări activitatea clientului de-a lungul timpului
  • revizuiri periodice – pentru a se asigura că nu este ratată activitatea suspectă

De asemenea, ar trebui să știți dacă un client începe să participe la vreo activitate îndoielnică, deoarece aceasta ar putea fi un indiciu că ceva nu este în regulă.

De ce este importantă observarea schimbărilor de comportament?

Vă poate ajuta să identificați din timp potențialele probleme și să luați măsuri pentru a le împiedica să provoace daune. Observarea oricărei activități neobișnuite vă permite să investigați mai departe și să aflați dacă clientul se implică în acțiuni criminale înainte de a fi prea târziu.

Cum să observați schimbările de comportament?

Fiți atenți la modul în care clientul se comportă atunci când interacționați cu el și urmăriți activitățile sale comerciale de-a lungul timpului. Dacă observați abateri de la normă, ar trebui să ridicați problema direct cu ei sau să semnalizați contul pentru o monitorizare continuă mai atentă.

Raportarea serviciului clienți

Ce instrumente să folosiți pentru a observa schimbările de comportament?

  • urmărirea activităților în timp – pentru a observa orice lucru neobișnuit
  • marcaje cont – pentru a marca un cont ca fiind potențial suspect

Chiar dacă totul pare să meargă bine, ar trebui să luați legătura cu clienții dvs. după o anumită perioadă de timp.

De ce este importantă efectuarea unor verificări regulate?

Pentru a construi și a menține o relație bună cu clienții, precum și pentru a vă permite să îi întrebați despre orice schimbări în circumstanțele lor sau în afaceri care ar putea avea un impact asupra contului sau activităților lor cu dvs. Verificările regulate arată că investiți în client și în succesul acestuia.

Cum să efectuați verificări regulate?

Folosiți un sistem de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) pentru a programa contacte regulate cu clienții cel puțin o dată pe an (dar mai frecvent dacă este posibil) sau stabiliți un sistem de reamintire pentru dvs. De asemenea, puteți pur și simplu să îi contactați atunci când aveți ceva specific de discutat și să îi contactați prin intermediul metodei de comunicare preferate de aceștia, folosind software-ul de asistență LiveAgent. Acest lucru vă va ajuta să păstrați relații bune cu clienții.

Ticketing de asistență LiveAgent

Ce instrumente să utilizați pentru a efectua verificări regulate?

  • Sistemul de gestionare a relațiilor cu clienții – pentru stocarea informațiilor lor și programarea contactelor
  • LiveAgent – pentru a-i contacta direct prin intermediul canalului lor preferat
  • memento-uri de calendar – pentru a vă ajuta să țineți evidența momentului în care v-ați programat să contactați fiecare client în parte

În cazul în care credeți că un client este expus riscului de spălare de bani sau de orice altă activitate infracțională, trebuie să raportați acest lucru autorităților competente.

De ce este importantă raportarea activităților suspecte din conturi?

Este o cerință legală și ajută la protejarea de prejudicii atât a afacerii dvs. cât și a comunității în general. Trebuie să acționați dacă aveți suspiciuni de spălare de bani sau de orice alte activități infracționale, deoarece acestea sunt infracțiuni grave care pot avea consecințe de anvergură.

Cum să raportați o activitate suspectă în cont?

Există diverse modalități de a raporta o activitate suspectă, în funcție de țara sau regiunea în care locuiți. În SUA, de exemplu, puteți depune un raport de activitate suspectă (Suspicious Activity Report – SAR) la Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).

Creșterea ratelor de conversie cu ajutorul butonului de chat

Ce instrumente să folosiți pentru raportarea activităților suspecte din cont?

  • SAR – pentru depunerea unui raport la FinCEN în SUA
  • autorități relevante – pentru raportarea în alte țări și regiuni

Cele mai bune practici în legătură cu precauția privind clientela

  • Efectuați o verificare a antecedentelor tuturor clienților, inclusiv verificări ale antecedentelor penale și de credit

Luați în considerare utilizarea unui program de identificare a clienților (CIP) pentru a verifica identitatea clientului. Acest lucru implică, de obicei, colectarea și verificarea anumitor informații despre client, cum ar fi numele, data nașterii și numărul de asigurare socială. De asemenea, ar trebui să efectuați verificări penale și de credit pentru a vă asigura că clientul nu are antecedente de infracțiuni financiare sau alte activități ilegale.

  • Efectuați o verificare a antecedentelor tuturor clienților, inclusiv verificări ale antecedentelor penale și de credit

Atunci când integrați un nou client, asigurați-vă că cereți să vedeți aceste documente și orice alte documente relevante pentru arhiva dvs. istorică. Acest lucru vă va ajuta să confirmați că clientul este legitim și că afacerea sa funcționează legal.

  • Verificați informațiile de contact ale clientului

Este important să verificați dacă detaliile pe care le aveți la dosar sunt corecte și actualizate. Acestea includ numele, adresa de e-mail, adresa poștală și numărul de telefon. De asemenea, trebuie să vă asigurați că aveți o modalitate de a contacta clientul în caz de urgență.

  • Verificați profilurile de social media ale clientului pentru orice semnal de alarmă

Social media poate fi o modalitate excelentă de a vă cunoaște clienții, dar este important să verificați dacă există semne care ar putea indica faptul că aceștia nu sunt cine spun că sunt sau că se implică în activități ilegale. Acest lucru include căutarea recenziilor false, a profilurilor pe care le urmăresc, a comentariilor ieșite din comun sau a oricărui alt tip de comportament suspect.

  • Cereți recomandări de la alte întreprinderi care au lucrat cu clientul

Dacă nu sunteți sigur în privința unui client, o modalitate de a vă liniști este să vorbiți cu alte companii care au mai făcut afaceri cu el. Acest lucru vă poate ajuta să confirmați că sunt legitimi, de încredere și că puteți lucra cu ei, ceea ce va crește șansele de a avea o relație bună cu ei.

  • Întâlniți-vă cu clientul în persoană pentru a vă face o idee despre operațiunile sale de afaceri

Dacă este posibil, este întotdeauna o idee bună să aveți o discuție față în față cu cineva înainte de a face afaceri cu el. Acest lucru vă va oferi șansa de a-i cunoaște mai bine și de a afla despre afacerea lor la prima mână. Este, de asemenea, o oportunitate de a pune orice întrebări pe care le-ai putea avea și de a obține mai multe asigurări că sunt cine spun că sunt.

Rezumat al listei de verificare privind măsurile de precauție privind clientela

  • Securizați informațiile dvs.
  • Verificați identitatea clienților
  • Verificați sancțiunile
  • Efectuați o evaluare a riscului clientului
  • Colectați informații suplimentare
  • Verificați informațiile suplimentare
  • Efectuați verificări de fond
  • Angajați un avocat
  • Monitorizați activitatea clienților
  • Notați orice schimbare de comportament
  • Efectuați verificări regulate cu LiveAgent
  • Raportați activitatea suspectă a contului

Customer due diligence checklist FAQs

What is customer due diligence?

CDD is the process of thoroughly investigating a potential customer before entering into a business relationship with them. CDD is an important part of any risk management plan because it can help protect your company from becoming involved in illegal or unethical activities. Not performing CCD is therefore a risk-based approach that may have serious consequences for your business.

How can I conduct a customer due diligence program?

Ask lots of questions and do some research. By completing a customer due diligence form or following a compliance checklist like the one given in this article, you can be sure that you've carried out thorough checks. Taking the time to implement proper customer due diligence measures will pay off in the long run.

What are the risks of not completing a customer due diligence checklist?

Firstly, your company could be liable for any losses incurred by the other party as a result of your negligence. Second, you could be subject to civil or criminal penalties if it is discovered that you have engaged, even unknowingly, in money laundering or other financial crimes. Thirdly, you may miss out on important information about the other party that could be critical to your decision-making process. Finally, your company could be blacklisted for not meeting regulatory requirements or by financial institutions if you are found to have conducted business with individuals or entities in high-risk categories.

How can I learn more about customer due diligence?

A great place to start is the Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Resource Guide from the US Department of Justice. The guide covers a wide range of topics related to customer due diligence that should be considered when performing CCD.

Pagina noastră de internet utilizează module cookie. Continuând utilizarea acesteia, ne oferi permisiunea să instalăm module cookie așa cum este detaliat în politica privind confidențialitatea și modulele cookie.

×
Programați un apel unu-la-unu și descoperiți cum LiveAgent poate fi avantajos afacerii dumneavoastră.

Suntem disponibili pe mai multe date

Programați o demonstrație