Șabloane de e-mail de confirmare a prezenței (Vă Rugăm Să Răspundeți)

Planificarea unui eveniment, fie că este în persoană sau online, necesită mult timp și efort. Trebuie să găsiți un loc de desfășurare (fie o locație fizică, fie o gazdă/platformă de internet), să asigurați vorbitori și/sau expozanți, să elaborați un program și să creați o strategie de marketing pentru a ajunge la cât mai multe persoane, printre multe alte sarcini.

Ultimul punct este deosebit de important, deoarece există un lucru de care are nevoie absolut orice eveniment pentru a avea succes, și anume invitații. Acest lucru înseamnă că este absolut esențial să trimiteți un e-mail de invitație la eveniment bine gândit către publicul dvs. pentru a determina cât mai multe persoane să “répondez s’il vous plaît” (RSVP) sau “vă rugăm să răspundeți” pentru confirmarea prezenței lor.

Cum să creați un e-mail de confirmare a prezenței eficient

Există mai multe elemente ale unui e-mail de invitație care vor contribui la reușita acestuia în asigurarea răspunsurilor:

1. Numele expeditorului e-mailului – dacă destinatarii nu știu de la cine vine o invitație, este puțin probabil ca aceștia să răspundă, așa că setați numele expeditorului la cel al companiei sau folosiți un nume personal și includeți în schimb numele companiei în linia de subiect.
2. Logo-ul din antet – acesta poate reaminti cititorului de la cine provine mesajul, în cazul în care se întâmplă ca numele expeditorului să nu fie menționat. În plus, prezentarea acestuia în mod proeminent în e-mailurile de invitație poate contribui la creșterea notorietății mărcii.
3. Identitatea mărcii – utilizarea unor culori, fonturi, imagini și stiluri coerente ale companiei (precum și a logo-ului din antet) în toate comunicările dvs. va contribui, de asemenea, la crearea unei conștientizări și a unei încrederi care, la rândul său, poate crește ROI pe termen lung al evenimentelor dvs. datorită numeroaselor confirmări de prezență. 
4. Textul de previzualizare – folosiți “sub-subiectul” pentru a atrage atenția publicului.
5. Semnătura din subsol – încheiați e-mailul de confirmare a prezenței în modul în care a început, cu numele, logo-ul și culorile mărcii dvs., precum și cu link-uri către site-ul dvs. web și profilurile social media pentru o șansă în plus de a convinge destinatarii să participe la eveniment.

Subiecte de e-mail de confirmare a prezenței

• Veniți alături de noi la viitoarea [conferință/webinar] a [companie]!
• Nu ratați, RSVP pentru evenimentul nostru [subiect] acum
• Ne vedem la [numele evenimentului] viitoarea [săptămână / lună]?
• Toată lumea vorbește despre premiile [nume] …
• Marcați-vă calendarul pentru evenimentul de team building al [companiei]
• Sunteți invitat la o [dimineață / după-amiază / zi] distractivă în afara serviciului!

Șabloane de e-mail de confirmare a prezenței

Șablon de e-mail de confirmare a prezenței 1 – invitație la conferință/webinar

Șablon de e-mail de confirmare a prezenței 2 – invitație la evenimentul de premiere

Șablon de e-mail de confirmare a prezenței 3 – invitație la un eveniment de team building

Șabloane de e-mail de confirmare a prezenței- Întrebări Frecvente 

Cât de lung ar trebui să fie un e-mail de confirmare a prezenței?

La fel ca în cazul majorității tipurilor de e-mailuri, invitațiile la evenimente trebuie să fie scurte și clare pentru a menține atenția și interesul cititorului. Mergeți la subiect cu detaliile importante ale evenimentului, cum ar fi data, locația și vorbitorii/exponenții/activitățile cheie, încurajând în același timp oamenii să participe. Nu uitați să includeți importantul apel-la-acțiune (CTA) pentru a face rezervarea efectivă!

Ce ar trebui să conțină un e-mail de confirmare a prezenței?

În timp ce textul e-mailurilor de invitație trebuie să fie funcțional, așa cum am descris mai sus, acesta trebuie să fie suficient de interesant pentru a-i convinge pe destinatari să confirme participarea la evenimentul dvs. De asemenea, e-mailul trebuie să conțină detalii despre locul și data la care va avea loc, descriind în același timp beneficiile participării la eveniment. Puteți face acest lucru luând în considerare ceea ce caută publicul dvs. la un astfel de eveniment. Faceți-l să sune suficient de interesant pentru a-i convinge să participe, concentrându-vă în același timp asupra punctelor unice de vânzare. Încă o dată, nu uitați de CTA-ul pentru confirmarea prezenței.

Ar trebui să folosesc text simplu pentru un e-mail de confirmare a prezenței?

O imagine spune cu adevărat o mie de cuvinte, în special atunci când descrie aspecte precum locația și locul de desfășurare a ceea ce ar trebui să fie un eveniment interesant. Mijloacele media bogate, cum ar fi imaginile și videoclipurile, sunt susceptibile de a încuraja destinatarii să confirme participarea mai mult decât orice altceva puteți scrie, prin urmare, răspunsul la această întrebare este, în esență, un “nu” ferm. 

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Cât de lung ar trebui să fie un e-mail de confirmare a prezenței?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “La fel ca în cazul majorității tipurilor de e-mailuri, invitațiile la evenimente trebuie să fie scurte pentru a capta atenția și interesul cititorului.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ce ar trebui să conțină un e-mail de confirmare a prezenței?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “E-mailul ar trebui să conțină detalii despre locul și data la care va avea loc, descriind în același timp beneficiile participării la eveniment.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ar trebui să folosesc text simplu pentru un e-mail de confirmare a prezenței?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “O imagine spune cu adevărat o mie de cuvinte, în special atunci când descrie aspecte precum locația și locul de desfășurare a ceea ce ar trebui să fie un eveniment interesant. Mijloacele media bogate, cum ar fi imaginile și videoclipurile, sunt susceptibile de a încuraja destinatarii să confirme participarea mai mult decât orice altceva puteți scrie, prin urmare, răspunsul la această întrebare este, în esență, un “nu” ferm.  ” } }] }