Încercare gratuită

Șabloane de ticketing

Deși agenții de asistență pentru clienți trebuie să răspundă de obicei la o mare varietate de întrebări, din fericire, nu trebuie să reinventeze roata pentru întrebări, solicitări de asistență sau probleme comune. În schimb, ei pot folosi șabloane gata făcute pentru a reduce timpul de răspuns și pentru a oferi o experiență consistentă de deservire a clienților. De fapt, răspunsurile prestabilite, răspunsurile predefinite și șabloanele sunt unele dintre cele mai importante caracteristici ale oricărui software de ticketing de asistență. Acestea le oferă agenților mai mult timp și mai puțin stres, ajută la eficientizarea fluxului de lucru și accelerează asistența pentru clienți. Pe scurt, mesajele și șabloanele predefinite pot:

  • Ajuta agenții să ofere mai rapid răspunsuri adecvate și precise;
  • Economisi o mare cantitate de timp și efort pentru echipa de asistență;
  • Crește încrederea, eficiența și productivitatea agenților;
  • Reduce timpul de formare a noilor agenți;
  • Asigura coerența mesajelor de marcă în comunicările cu clienții;
  • Îmbunătăți calitatea serviciilor și creșterea satisfacției clienților.
exemplu de șablon de tichet în LiveAgent
Răspuns predefinit

Cele mai bune practici pentru utilizarea răspunsurilor predefinite și a șabloanelor în sistemul dvs. de ticketing de asistență

  • Implicați-vă întreaga organizație în procesul de creare și evaluare a șablonului pentru a obține feedback constructiv din partea mai multor profesioniști din diferite departamente.
  • Asigurați-vă că fiecare șablon de răspuns este revizuit cu atenție înainte de a fi publicat și că nu există greșeli, greșeli de tipar sau probleme gramaticale.
  • Nu folosiți un limbaj fad, robotizat și extrem de formal – găsiți stilul și tonul de voce potrivite pentru publicul dvs.
  • Încercați și testați diverse șabloane de răspuns pentru a le găsi pe cele mai potrivite pentru organizația dvs.
  • 38% dintre consumatori consideră că răspunsurile scriptice și impersonale sunt frustrante – personalizați șabloanele ori de câte ori puteți și adaptați răspunsul pentru a se potrivi fiecărui client și cazului său specific.
  • Nu folosiți răspunsuri predefinite și șabloane doar pentru a asigura rapiditatea asistenței – trimiteți mesajul doar dacă este 100% relevant și corespunde cererii clientului.
  • Revizuiți în mod regulat mesajele predefinite și șabloanele pentru a vă asigura că acestea rămân relevante și țin pasul cu creșterea organizației dvs. și cu nevoile în schimbare ale clienților.
Mesaje predefinite
Exemplu de mesaje predefinite

12 exemple comune de șabloane de răspuns pentru ticketing

Cu un set de mesaje gata pregătite, puteți obține o abordare personalizată, reducând în același timp sarcina de a redacta fiecare răspuns de la zero. Cu toate acestea, crearea unei biblioteci de răspunsuri predefinite și modele eficiente necesită timp și efort. Iată câteva șabloane de bază pentru ticketing de asistență, bazate pe 12 scenarii comune. Folosiți-le ca punct de plecare și adaptați-le în funcție de baza dvs. de clienți.

Confirmarea faptului că s-a primit un tichet

Șablon de tichet – actualizare a progresului tichetului # 1 (Lucrăm la cazul dvs.)

Șablon de tichet – actualizare a progresului tichetului # 2 (Nu am uitat de dvs.)

Solicitând mai multe informații de la un client

Informarea clientului de faptul că problema a fost rezolvată

Șablon de închidere a tichetului

Închiderea tichetelor din cauza lipsei de răspuns

Admiterea unei greșeli în rezolvarea problemei

Cererea de scuze pentru o problemă la nivelul întregii companii

Răspunzând la un raport de eroare

Șablon de follow up

Follow up serviciu clienți

Întrebări frecvente

Ce ar trebui să caut la un sistem de ticketing?

În timp ce selectați un sistem de ticketing pentru afacerea dvs., ar trebui să luați în considerare următoarele caracteristici: Distribuirea automată a tichetelor, Rapoarte de performanță, SLA-uri, Portal pentru clienți, Gamificare, și Integrări.

De ce ar trebui să folosesc șabloane de ticketing?

Șabloanele de ticketing vă permit să răspundeți mai rapid la tichete. În plus, acestea îi ajută pe agenții dvs. să rămână profesioniști.

Ce este un tichet de asistență?

Un tichet de asistență este o înregistrare a unei cereri de asistență. Solicitarea poate fi sub forma unei întrebări, a unei descrieri a problemei sau a unei cereri de informații.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Ce ar trebui să caut într-un sistem de ticketing?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “În timp ce selectați un sistem de ticketing pentru afacerea dvs., ar trebui să luați în considerare următoarele caracteristici: Distribuirea automată a tichetelor, Rapoarte de performanță, SLA, Portalul pentru clienți, Gamificare și Integrări. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “De ce ar trebui să folosesc șabloane de ticketing?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Șabloanele de ticketing vă permit să răspundeți mai rapid la tichete. În plus, acestea îi ajută pe agenții dvs. să rămână profesioniști.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ce este un tichet de asistență?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Un tichet de asistență este o înregistrare a unei cereri de asistență. Solicitarea poate fi sub forma unei întrebări, a unei descrieri a problemei sau a unei cereri de informații.” } }] }

Ready to put your ticketing templates to use?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated ticketing software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

Free Trial

Înapoi la șabloane Creați un cont GRATUIT

Pagina noastră de internet utilizează module cookie. Continuând utilizarea acesteia, ne oferi permisiunea să instalăm module cookie așa cum este detaliat în politica privind confidențialitatea și modulele cookie.

×
Programați un apel unu-la-unu și descoperiți cum LiveAgent poate fi avantajos afacerii dumneavoastră.

Suntem disponibili pe mai multe date

Programați o demonstrație