Șabloane de scrisoare de refuz

Oricât de mult și-ar dori fiecare afacere să își mulțumească clienții de fiecare dată, nu este întotdeauna posibil să spui da la toate cererile clienților. Adoptarea ideii „clientul are întotdeauna dreptate” face mai greu să ne dăm seama cum să le spunem „nu” clienților fără a-i dezamăgi sau a-i pierde. Cu toate acestea, atunci când un client cere ceva ce nu este disponibil, ce este nerezonabil sau pur și simplu imposibil de oferit, toți cei implicați în interacțiunile directe cu clienții ar trebui să știe perfect cum să le spună „nu” clienților într-un mod politicos. 

Cum să le spuneți „nu” clienților fără să le pierdeți afacerea

Cum să refuzați cererile sau solicitările clienților fără să îi enervați, să îi frustrați sau să îi dezamăgiți pe clienți? Iată câteva elemente de bază de care trebuie să țineți cont ori de câte ori trebuie să scrieți o scrisoare de refuz către clienți sau potențiali clienți.

• Reformulați „nu”-ul folosind un limbaj pozitiv, care este singura comunicare pe care ar trebui să o folosiți atunci când scrieți o scrisoare de refuz.
• Păstrați un format simplu de scrisoare de refuz: arătați apreciere, dați vestea, spuneți de ce, oferiți ajutor, încheiați într-o notă bună.
• Folosiți declarații de empatie pentru a arăta că înțelegeți sentimentele unui client (ex. Înțeleg perfect că…, știu cât de frustrant trebuie să fie…, etc.)
• Oferiți întotdeauna o explicație dedicată a motivului pentru care nu puteți îndeplini cererea unui client (de exemplu, ceva contravine politicii companiei).
• Afirmați-vă refuzul fără a face promisiuni false clienților (de exemplu, nu promiteți că veți implementa o caracteristică în viitorul apropiat, dacă nu intenționați cu adevărat să faceți acest lucru).
• Găsiți cea mai potrivită alternativă, dacă este posibil. Chiar dacă nu va funcționa pentru client, acesta va aprecia efortul dvs.
• Asigurați-vă că un client înțelege că îi refuzați cererea, nu pe el personal.
• Dacă lucrurile se schimbă, contactați clientul pentru a-l anunța că sunteți în măsură să îi îndepliniți cererea.

Cum să spuneți „nu” unui client: 7 șabloane de scrisoare de refuz

Fie că vă temeți de o reputație proastă, de ruinarea relației cu un client sau de pierderea completă a afacerii acestuia, respingerea cererilor clienților poate fi o provocare, dacă nu știți cum să o faceți într-un mod profesionist. De fapt, a învăța cum să spuneți „nu” este o abilitate esențială, în special pentru cei care lucrează pe poziții de contact cu clienții. Mai jos sunt câteva șabloane standard de scrisori de refuz pe care le puteți folosi (și personaliza) pentru interacțiunile cu clienții.

Cum să spuneți „nu” unei cereri de caracteristici a unui client

Cum să spuneți „nu” unui client care cere o caracteristică care a fost eliminată

Cum să spuneți „nu” unui client care vă cere o reducere

Cum să spuneți „nu” unui client care cere o rambursare/ returnare/ schimb

Cum să spuneți „nu” unui client care vă cere să faceți treaba în locul lui

Cum să spuneți „nu” la o întâlnire cu un client

Cum să spuneți „nu” proiectului unui client

Întrebări frecvente

Ce este o scrisoare de refuz?

O scrisoare de refuz este o scrisoare oficială prin care se informează un candidat că nu va fi angajat.

Ce să scrieți în scrisoarea de refuz?

Scrisoarea ar trebui să rezume pe scurt motivul principal pentru care nu a fost angajat un candidat. Scrisoarea trebuie să se încheie cu o notă de mulțumire. În plus, scrisoarea de respingere ar trebui trimisă în termen de o săptămână de la interviu.

Cum se scrie o scrisoare de refuz bună?

Scrisoarea trebuie să fie adresată solicitantului și redactată la persoana a treia. Trebuie să fie profesională, politicoasă și scurtă.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Ce este o scrisoare de refuz?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “O scrisoare de refuz este o scrisoare oficială prin care se informează un candidat că nu va fi angajat.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Ce să scrieți în scrisoarea de refuz?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Scrisoarea ar trebui să rezume pe scurt motivul principal pentru care nu a fost angajat un candidat. Scrisoarea trebuie să se încheie cu o notă de mulțumire. În plus, scrisoarea de respingere ar trebui trimisă în termen de o săptămână de la interviu.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Cum se scrie o scrisoare de refuz bună?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Scrisoarea trebuie să fie adresată solicitantului și redactată la persoana a treia. Trebuie să fie profesională, politicoasă și scurtă.” } }] }