Șabloane pentru Serviciul Clienți
Îmbunătățiți emailurile de serviciu clienți folosind șabloane pentru a economisi timp, a reduce erorile și a asigura consistență. Șabloanele acoperă diverse sce...
7 min citire
Customer Service
Email Templates
+2
Serviciul pentru clienți este o parte critică a oricărei afaceri de succes, indiferent de industria în care se află. Cu toate acestea, serviciul și suportul excelent pentru clienți nu sunt doar despre răspunderea la întrebările clienților sau rezolvarea problemelor lor și trecerea mai departe. Trebuie să vă asigurați că clientul rămâne mulțumit și fericit cu rezoluția, deci urmăririle consistente sunt esențiale. Cu toate acestea, pentru multe companii, serviciul pentru clienți se oprește odată ce cererea unui client a fost gestionată. Chiar dacă urmărirea este o sarcină destul de simplă, este adesea neglijată.
De fapt, conform celui mai recent Raport de referință al serviciului pentru clienți SuperOffice:
- 62% din companii nu răspund la e-mailurile de serviciu pentru clienți.
- 90% din companii nu recunosc sau nu informează clientul că un e-mail a fost primit.
- 97% din companii nu trimit un e-mail de urmărire clienților pentru a vedea dacă sunt mulțumiți cu răspunsul.
Ce este un e-mail de serviciu pentru clienți?
E-mailul de serviciu pentru clienți este un tip de canal de comunicare. Comunicarea prin e-mailul de serviciu pentru clienți nu se întâmplă în timp real. Nu este nevoie ca ambele părți să fie prezente pentru a începe o comunicare. Mesajele ajung aproape instantaneu la receptor. Pentru anunțuri oficiale, utilizarea șabloanelor de e-mail profesionale asigură că mesajul dvs. este clar, profesional și ajunge la publicul potrivit.
Puterea șabloanelor de e-mail de urmărire a serviciului pentru clienți
E-mailurile de urmărire a clienților pot avea un impact major asupra experienței clientului. Aceasta este ceva pe care micile afaceri o înțeleg adesea și o folosesc în avantajul lor, dar organizațiile mai mari tind să uite. Majoritatea clienților doresc un răspuns imediat, mulți definind un timp de răspuns imediat prin e-mail ca mai puțin de zece minute. Cu software-ul potrivit de gestionare a e-mailurilor de serviciu pentru clienți, crearea și trimiterea e-mailurilor de urmărire imediat după o interacțiune de serviciu pentru clienți devine fără probleme și eficientă.
Aceste e-mailuri pot:
- Încânta clienții prin a arăta că vă pasă și sunteți dedicat asigurării satisfacției lor continue.
- Îmbunătăți experiența generală a serviciului pentru clienți.
- Re-angajați clienții și încurajați comunicarea suplimentară prin oferirea de suport proactiv.
- Promovați opțiunile de auto-serviciu și direcționați clienții către resurse utile.
- Prezentați informații valoroase despre clienți din feedback-ul lor.
10 șabloane de e-mail de urmărire a serviciului pentru clienți
Indiferent dacă actualizați clienții cu privire la starea cererilor lor, solicitați feedback sau oferiți îngrijire proactivă a clienților după o rezolvare, urmăririle nu ar trebui să fie subestimate de echipa dvs. de serviciu pentru clienți. Iată 10 șabloane de e-mail de urmărire a serviciului pentru clienți care acoperă diverse părți ale procesului de urmărire a clienților – utilizați-le ca inspirație atunci când redactați propriile mesaje de urmărire a clienților.
Un e-mail de urmărire cu actualizare privind problema
Bună [Nume],
Am vrut să vă actualizez cu privire la starea problemei dvs. înainte de weekend. Este încă în curs și este lucrat de echipa noastră de suport tehnic. Prioritizăm cererea dvs. și mă voi asigura că această problemă este rezolvată în weekend. Veți fi notificat imediat odată ce se va întâmpla.
Puteți urmări, de asemenea, starea cererii dvs. în orice moment prin conectarea la contul dvs. [Brand] și făcând clic pe fila Cereri.
Mulțumesc pentru răbdarea dvs.! Vă doresc un weekend grozav,
[SEMNĂTURA DVARĂ]
E-mail de urmărire proactivă
Bună [Nume],
Sper că vă merge bine. Am vrut doar să verific cu dvs. cu privire la problema pe care ați avut-o cealaltă zi cu [detalii ale problemei]. A fost rezolvată? Aveți nevoie de ajutor suplimentar? Vă rog să-mi spuneți – aș fi bucuros să vă ajut în orice caz.
Vă doresc o zi grozavă,
[SEMNĂTURA DVARĂ]
E-mail de urmărire după o experiență pozitivă de serviciu
Bună [Nume],
Cu plăcere. Sunt bucuros că din sute de clienți cărora le trimitem e-mailuri în fiecare zi, cineva apreciază efortul pe care îl depunem pentru a oferi cea mai înaltă calitate de serviciu pentru clienți. Clienți ca dvs. sunt motivul pentru care ne străduim să facem cel mai bun lucru la joburile noastre.
Vă rog să nu ezitați să vă contactați din nou dacă aveți întrebări, probleme sau preocupări – suntem doar la o distanță de e-mail și vom fi întotdeauna bucuroși să vă ajutăm.
Cu respect,
[SEMNĂTURA DVARĂ]
E-mail de urmărire după o experiență negativă de serviciu
Bună [Nume],
Îmi pare din nou rău pentru experiența mai puțin decât stelară pe care ați avut-o cealaltă zi cu echipa noastră de suport pentru clienți. Am vrut doar să vă contactez și să vă fiu cunoscut că am decis să punem întreaga echipă de suport pentru clienți prin instruire suplimentară pentru a asigura că situații ca aceea nu se vor mai întâmpla.
Între timp, dacă aveți întrebări, preocupări sau feedback, sau dacă există altceva pe care putem face pentru a vă ajuta, vă rog să nu ezitați să mă anunțați.
Mulțumesc,
[SEMNĂTURA DVARĂ]
E-mail de urmărire care încurajează auto-serviciul
Bună [Nume],
Sunt bucuros că am putut rezolva [problemă]. Apropo, puteți citi mai multe despre gestionarea [contului dvs./ opțiunilor de plată/ setărilor, etc.] în Centrul nostru de ajutor. Există un articol care acoperă problema dvs. în profunzime [inserați link].
Dacă aveți alte întrebări, sau dacă există ceva pe care putem face pentru a vă face experiența cu noi mai plăcută, vă rog să ne anunțați.
Mulțumesc,
[SEMNĂTURA DVARĂ]
E-mail de urmărire după niciun răspuns
Bună [Nume],
Verific cazul dvs. cu noi cu privire la [subiectul cazului] o ultimă dată. Au trecut [numărul de zile] zile de când nu am auzit de la dvs., deci am vrut să vă contactez și să vă fiu cunoscut că vom închide acest tichet.
Vă rog să nu ezitați să redeschideți acest tichet sau să deschideți un nou tichet dacă aveți nevoie de ajutor suplimentar – vom fi bucuroși să ajutăm.
Mulțumesc din nou pentru colaborare cu noi!
[SEMNĂTURA DVARĂ]
E-mail de urmărire a închiderii tichetului de suport
Bună [Nume],
Vă mulțumim că ați contactat cu privire la [detalii ale problemei]. Înregistrările noastre arată că problema dvs. a fost rezolvată, deci tichetul dvs. va fi închis automat în 3 zile. Dacă mai aveți nevoie de ajutor sau aveți alte întrebări, doar apăsați ‘răspunde’ și vă vom contacta în curând.
Cu respect,
[SEMNĂTURA DVARĂ]
E-mail de urmărire care solicită feedback
Bună [Nume],
Vă contactăm cu privire la problema dvs. recentă cu [detalii ale problemei] care a fost rezolvată pe [dată]. Pentru a vă servi mai bine, am dori să auzim despre experiența dvs. cu echipa noastră de suport.
Pe o scară de la 1 la 5, cât de ușor a fost să vă rezolvați problema?
1 = Extrem de dificil 2 = Foarte dificil 3 = Nici 4 = Foarte ușor 5 = Extrem de ușor
Apreciem feedback-ul dvs. Și ca întotdeauna, dacă există altceva pe care putem face pentru dvs. în viitor – vă rog să nu ezitați să vă contactați din nou.
Mulțumesc,
[SEMNĂTURA DVARĂ]
E-mail de invitație la sondaj de urmărire
Bună [Nume],
Ați contactat recent cu privire la [detalii ale problemei] care a fost rezolvată pe [dată]. Am dori să auzim despre experiența dvs. cu serviciul nostru pentru clienți. Puteți vă rog să luați un moment pentru a răspunde la acest sondaj rapid? Vă va lua mai puțin de 60 de secunde pentru a răspunde!
Vă mulțumim mult, feedback-ul dvs. ne va ajuta să vă asistăm mai bine în viitor.
[Link la sondaj]
Mulțumesc din nou,
[SEMNĂTURA DVARĂ]
E-mail de urmărire după o problemă la nivelul companiei
Bună [Nume],
După cum ați putea fi deja conștient, mai devreme în această săptămână unii dintre clienții noștri au întâmpinat o problemă cu [produs/serviciu/ caracteristică, etc.] Echipa noastră de inginerie a putut să o rezolve aproximativ 2 ore după raportul inițial. Dorim să ne scuzăm din nou pentru orice inconvenient pe care aceasta l-ar fi putut cauza.
Pentru a asigura că aceasta nu se va mai întâmpla, lucrăm la mai multe îmbunătățiri la [produs/ serviciu/ caracteristică/ operații, etc.]. În această postare de blog, am publicat o explicație completă a ceea ce s-a întâmplat, ceea ce am făcut pentru a recupera și ceea ce vom face pentru a preveni aceasta să se mai întâmple în viitor: [link la o postare de blog].
Vă mulțumim pentru răbdare și înțelegere. Și ca întotdeauna, dacă aveți întrebări sau întâmpinați probleme, vă rog să ne anunțați, suntem aici pentru a ajuta.
Cu sinceritate,
[SEMNĂTURA DVARĂ]
