Șabloane politicioase de scrisori de respingere pentru solicitările clienților, folosind un limbaj pozitiv și empatie. Mențineți profesionalismul, oferiți motive clare și sugerați alternative când este posibil. Descoperiți perioada de probă gratuită LiveAgent pentru soluții eficiente de servicii clienți.
Oricât de mult și-ar dori orice afacere să își mulțumească clienții de fiecare dată, nu este întotdeauna posibil să spui da tuturor solicitărilor clienților. Adoptarea ideii că ‘clientul are întotdeauna dreptate’ face mai dificil să găsești modalitatea potrivită de a spune nu clienților fără a-i dezamăgi sau a-i pierde. Totuși, atunci când un client solicită ceva care nu este disponibil, este nerezonabil sau pur și simplu imposibil de oferit, toți cei implicați în interacțiuni directe cu clienții ar trebui să fie perfect conștienți cum să spună nu într-un mod politicos.
Cum să refuzi solicitările sau cerințele clienților fără să îi superi, frustrezi sau dezamăgești? Iată câteva elemente de bază de care să ții cont de fiecare dată când trebuie să scrii o scrisoare de respingere pentru clienții sau potențialii tăi clienți.
Indiferent dacă îți este teamă de o reputație proastă, de a ruina relația cu un client sau de a-l pierde complet, respingerea solicitărilor clienților poate fi dificilă dacă nu știi cum să o faci într-un mod profesionist. De fapt, a învăța cum să spui nu este o abilitate esențială, mai ales pentru cei care lucrează direct cu clienții. Un refuz politicos este adesea cea mai bună opțiune atunci când trebuie să respingi o propunere.
Mai jos găsești câteva șabloane standard de scrisori de respingere pe care le poți folosi (și personaliza) în interacțiunile tale cu clienții.
Salut [NUME],
Îți mulțumim pentru email și pentru că ne-ai adus această funcționalitate în atenție. Înțeleg perfect cum ar putea beneficia clienții noștri de ea.
Momentan, nu avem ceva asemănător implementat, însă am primit această solicitare destul de des, așa că este posibil să o implementăm foarte curând. Voi discuta cu echipa noastră de dezvoltare și voi vedea dacă poate fi adăugată într-o versiune viitoare.
Între timp, te rog să mă anunți dacă te pot ajuta cu altceva și îți doresc o săptămână excelentă!
Toate cele bune, [SEMNĂTURA TA]
Salut [NUME],
Mulțumim că ne-ai contactat. Această funcționalitate a fost eliminată din produsul nostru deoarece încetinea timpul de încărcare al aplicației pentru majoritatea clienților, inclusiv pentru cei care nu o foloseau niciodată. Prin urmare, nu este probabil să o readucem prea curând.
Înțeleg pe deplin cât de frustrant trebuie să fie să pierzi o funcționalitate pe care te bazai. Totuși, dacă este nevoie, îți pot recomanda un instrument alternativ care o include.
Cu stimă, [SEMNĂTURA TA]
Salut [NUME],
Îți mulțumim că ai ales [NUMELE COMPANIEI]. Suntem bucuroși că ai decis să cumperi produsul nostru și abia așteptăm să te avem alături!
Referitor la solicitarea ta pentru o reducere, din păcate, nu îți putem oferi o reducere în acest moment. Considerăm că serviciul nostru oferă mai multă valoare pentru banii investiți și, în plus, nu ar fi corect față de ceilalți clienți dacă am face o excepție. Totuși, avem uneori promoții pe care le poți găsi pe site-ul nostru la [LINK], sau te poți abona la newsletter-ul nostru lunar pentru a fi la curent cu viitoarele oferte.
Te rog să mă anunți dacă dorești să adaug adresa ta de email pe lista noastră de corespondență.
Toate cele bune, [SEMNĂTURA TA]
Stimate [NUME],
Din păcate, nu pot procesa solicitarea ta de rambursare/returnare/schimb deoarece produsul a fost deteriorat după livrare.
Înțeleg că nu este mesajul pe care doreai să îl primești și trebuie să fie dezamăgitor, având în vedere că nu ai apucat să îl folosești prea mult.
Recunoaștem că această deteriorare a fost cel mai probabil cauzată neintenționat, așa că, din spirit de bunăvoință, suntem bucuroși să îți oferim o reducere de 20% la următoarea achiziție. Folosește acest cod: [NUME] pentru a beneficia de ea.
Dacă ai întrebări, te rog să mă anunți. Voi face întotdeauna tot ce pot pentru a te ajuta.
Cu stimă, [SEMNĂTURA TA]
Salut [NUME],
Am atașat o scurtă instrucțiune care te va ghida pas cu pas pentru a realiza X. Poți rezolva acest lucru foarte rapid.
Dacă întâmpini dificultăți, te rog să nu eziți să mă contactezi. Putem avea o discuție telefonică și te voi ghida pas cu pas.
Cu stimă, [SEMNĂTURA TA]
Salut [NUME],
Mă bucur foarte mult că ești interesat să colaborezi cu compania noastră pentru noul tău proiect.
Oricât mi-ar plăcea să ne întâlnim personal, din păcate, nu pot călători săptămâna aceasta din cauza unor angajamente deja existente și nu îți pot acorda timpul necesar pentru a discuta pe larg.
Totuși, sunt bucuros să începem discuția prin email, dacă acest lucru este convenabil pentru tine?
[DETALIILE PE CARE PLĂNUIAI SĂ LE DISCUTAȚI]
Aștept cu interes părerea ta. Iar dacă preferi totuși o discuție față în față, sunt disponibil [DATE] și mi-ar face plăcere să vorbim mai multe atunci.
Mulțumesc pentru înțelegere, [SEMNĂTURA TA]
Salut [NUME],
Îți mulțumim mult pentru detaliile despre [NUMELE PROIECTULUI], chiar pare o oportunitate grozavă!
Totuși, după ce am analizat propunerea și am discutat cu echipa mea, am decis că, din păcate, nu vom putea accepta acest proiect.
Deși ne-ar plăcea să mergem mai departe cu această colaborare, în acest moment pur și simplu nu avem suficiente resurse pe care acest proiect le merită.
Dacă situația se va schimba în viitorul apropiat, cu siguranță voi reveni la tine cu vești.
Cu cele mai bune gânduri, [SEMNĂTURA TA]
O scrisoare de respingere este o scrisoare formală prin care un solicitant este informat că nu va fi angajat.
Scrisoarea ar trebui să rezume pe scurt motivul principal pentru care solicitantul nu este angajat. Scrisoarea ar trebui să se încheie cu o notă de mulțumire. În plus, scrisoarea de respingere ar trebui trimisă în decurs de o săptămână de la interviu.
Scrisoarea trebuie adresată solicitantului și scrisă la persoana a treia. Trebuie să fie profesională, politicoasă și concisă.
LiveAgent este cel mai recenzat și software-ul de satisfacție a clienților evaluat #1 pentru afacerile mici și mijlocii. Încearcă-l astăzi cu perioada noastră de probă gratuită de 30 de zile. Fără card de credit necesar.
Aflați cum să gestionați cererile de funcționalități ale clienților cu șabloanele de email ale LiveAgent. Răspundeți transparent și pozitiv, oferind alternative...
Aflați cum să răspundeți clienților furioși în mod profesional cu 11 șabloane email gata de utilizare. Gestionați reclamațiile, mențineți loialitatea și preveni...
Învață cum să refuzi politicos în diverse situații, cerând scuze mai întâi, fiind direct, folosind 'nu', sugerând alternative și revenind ulterior. Exemple real...
Alăturați-vă comunității noastre de clienți mulțumiți și oferiți suport excelent pentru clienți cu LiveAgent.
