Șabloane pentru Serviciul Clienți
Îmbunătățiți emailurile de serviciu clienți folosind șabloane pentru a economisi timp, a reduce erorile și a asigura consistență. Șabloanele acoperă diverse sce...
7 min citire
Customer Service
Email Templates
+2
Plecați în vacanță și aveți nevoie de un mesaj de absență din birou? Sau poate doar luați o zi liberă și nu doriți să vă ocupați de muncă. Oricum, un bun șablon de absență din birou vă va ajuta să finalizați sarcina.
Aceste șabloane sunt de obicei simple și ușor de utilizat, permițând vă să vă personalizați mesajul după cum doriți. Astazi, vă vom arăta câteva șabloane diferite de absență din birou pe care le puteți utiliza pentru răspunsurile dvs. automate de vacanță.
De ce ar trebui să utilizați un șablon de absență din birou
Majoritatea oamenilor folosesc instrumente de gestionare a e-mailului, cum ar fi răspunsurile șablonului de absență din birou, atunci când sunt departe de e-mailul lor pentru o perioadă lungă de timp – în vacanță sau doar luând o zi liberă, de exemplu. Puteți configura un răspuns automat care să informeze oamenii că nu vă veți verifica inboxul și că veți reveni în curând. În acest fel, nu vor aștepta un răspuns de la dvs. imediat și puteți să vă bucurați de timp liber fără a vă îngrijora de muncă.
Dar există și alte momente în care ați putea dori să utilizați un răspuns șablon. Dacă știți că veți fi ocupat și nu veți putea accesa e-mailul la fel de des ca de obicei, un mesaj de absență din birou le permite oamenilor să știe că este posibil să nu puteți răspunde imediat. Ei pot decide apoi dacă vor să aștepte un răspuns sau să găsească o altă metodă de a vă contacta.
Un mesaj de absență din birou poate ajuta, de asemenea, la gestionarea așteptărilor oamenilor dacă sunteți copleșit de muncă și nu puteți răspunde la fiecare e-mail imediat. Informarea oamenilor că sunteți ocupat, dar că veți reveni la ei cât mai curând posibil, poate ajuta la evitarea frustrării pe ambele părți.
Cum să titlați un șablon de e-mail de absență din birou
Păstrați-l destul de scurt și direct – Absent din birou, Răspuns automat de vacanță, sau Plecat sunt toate opțiuni bune. În linia de subiect, este, de asemenea, o idee bună să includeți când veți reveni, astfel încât oamenii să știe cât timp vor trebui să aștepte un răspuns.
De exemplu, “Absent din birou până pe 15 ianuarie” ar funcționa bine. Aceasta ajută, de asemenea, la filtrare dacă aveți un sistem de mesaje de e-mail care poate face asta, dar mai presus de orice, le permite altora să știe când să se aștepte la un răspuns fără a trebui să citească corpul e-mailului dvs. În acest fel, arătați că vă pasă de timpul lor.
Exemple de linii de subiect pentru e-mailul de absență din birou
- Absent din birou: [dată]
- Absent din birou: [detalii vacanță]
- Absent din birou: [motiv absență]
- În vacanță: [dată] – [dată]
- Sărbători: [dată] – [dată]
- OOO: zi de boală
- Indisponibil: plecat din țară
- În caz de urgență:
- Plecat de la birou pe [dată]
- Actualmente în vacanță
- Nu sunt la curent
- Voi reveni în curând
- Într-o sabatică
- Plecând pentru puțin R&R
Cum să redactați un șablon de absență din birou
Există câteva lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când vine vorba de corpul e-mailului dvs. de răspuns automat.
În primul rând, doriți să vă asigurați că este clar că sunteți plecat de la birou și nu veți putea răspunde la e-mailuri imediat. Dacă veți verifica inboxul din când în când, anunțați oamenii când pot aștepta un răspuns. Dacă nu sunteți sigur, este mai bine să evitați această parte decât să lăsați oamenii să aștepte un răspuns care poate să nu vină.
În al doilea rând, în caz de urgență, puteți lăsa numărul dvs. de telefon privat. Rețineți, totuși, că trebuie să notați că este posibil să nu puteți răspunde imediat și cereți oamenilor să vă contacteze doar în acest fel dacă este extrem de urgent.
Este, de asemenea, o idee bună să includeți cine pot contacta în absența dvs., precum și orice informații relevante de care ar putea avea nevoie (cum ar fi termene limită sau actualizări de proiecte). Și, desigur, nu uitați să spuneți când veți reveni. Păstrați-l scurt și dulce – nimeni nu vrea să citească un roman atunci când încearcă să vă contacteze.
În sfârșit, dar nu în ultimul rând – și aceasta este opțional – puteți include un scurt mesaj care să informeze oamenii ce să facă în absența dvs. De exemplu, unde ar putea găsi informațiile de care ar putea avea nevoie dacă nu veți putea să le furnizați.
Ce să includeți într-un șablon de e-mail de absență din birou
- Numele dvs.
- Datele în care veți fi plecat sau data revenirii dvs.
- Un scurt mesaj care să informeze oamenii că sunteți absent din birou sau că veți reveni în curând
- Cine să contacteze în absența dvs. (dacă este cazul)
- Când pot aștepta un răspuns de la dvs. (dacă veți verifica inboxul în timp ce sunteți în vacanță)
- Modalități alternative de a vă contacta
Exemple și șabloane de e-mail pentru absență din birou
Șabloane formale de absență din birou
Subiect: Absent din birou
Sunt actualmente absent din birou și voi reveni pe 15 ianuarie. Voi verifica e-mailul periodic, dar dacă aveți nevoie de un răspuns imediat, vă rog contactați [Nume] la [adresă de e-mail]. Mulțumesc,
[Numele dvs.]
Subiect: Șablon de absență din birou
Bună, sunt actualmente absent din birou și voi reveni pe [dată]. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rog contactați [Nume] la [adresă de e-mail] sau apelați celularul meu la [număr de telefon], cu toate acestea, vă rog rețineți că este posibil să nu pot răspunde imediat. Mulțumesc,
[Numele dvs.]
Subiect: Absent din birou [dată de la-dată la]
Bună, sunt OOO fără acces la e-mail din [dată de la] până pe [dată la]. Pentru chestiuni urgente în acest timp, vă rog contactați [Nume] la [adresă de e-mail] sau apelați celularul meu la [număr de telefon]. Cu plăcere,
[Numele dvs.]
Subiect: Absent din birou – Sărbători
Bună, voi fi Absent din birou din [dată de la] până pe [dată la] și am acces limitat la e-mail. Dacă aveți nevoie de asistență imediată în acest timp, vă rog încercați să contactați [Nume] la [adresă de e-mail] în loc de mine sau pentru chestiuni urgente doar puteți încerca să mă apelați la [număr de telefon]. Cu plăcere, [Numele dvs.]
Subiect: Sărbători [dată]
Bună, sunt actualmente absent din birou și mă bucur de puțin timp liber bine meritat. Voi reveni pe [dată], și nu voi avea acces la e-mail până atunci. Pentru chestiuni urgente în acest timp, vă rog contactați alternativ [Nume] la [adresă de e-mail], care a fost notificat să se aștepte la corespondență suplimentară în absența mea. Cu plăcere,
[Numele dvs.]
Subiect: Indisponibil: Plecat din țară [dată]
Bună, voi fi plecat din țară pentru [dată de la]-[dată la]. Voi avea acces limitat la e-mail în acest timp. Pentru chestiuni urgente, vă rog contactați [Nume] la [adresă de e-mail] în loc de mine. Cu plăcere,
[Numele dvs.]
Subiect: Într-o sabatică [dată]
Bună, sunt actualmente într-o sabatică și voi fi Absent din birou până pe [dată]. Nu voi avea acces la e-mail în acest timp. Dacă există o urgență, [Nume] la [adresă de e-mail] va fi contactabil în acest timp. Ne vedem în curând,
[Numele dvs.]
Subiect: Concediu medical [dată]
Bună, sunt Absent din birou și în concediu medical până pe [dată]. În acest timp, nu voi putea verifica e-mailul. În caz de urgență, vă rog contactați [Nume] la [adresă de e-mail]. Cu plăcere,
[Numele dvs.]
Subiect: Absent din birou: Conferință [dată]
Bună, sunt Absent din birou pentru a participa la o conferință din [dată]. Voi răspunde la e-mailuri atunci când am acces, dar pentru un răspuns mai rapid, vă rog contactați-mă la [număr de telefon] dacă există o chestiune urgentă. Mulțumesc,
[Numele dvs.]
Subiect: Absent din birou: Retragere de companie [dată]
Bună, sunt Absent din birou la o retragere de companie din [dată]. În acel timp, voi avea acces limitat la e-mail. În caz de urgență, vă rog contactați [Nume] la [adresă de e-mail] sau apelați linia principală a biroului la [număr de telefon]. Mulțumesc,
[Numele dvs.]
Subiect: Absent din birou [Dată]
Bună, voi fi absent din birou pentru următoarele [X] zile. În absența mea, vă rog contactați [Nume] care va fi mai mult decât fericit să ajute cu orice întrebări pe care le-ați putea avea. Mulțumesc pentru înțelegere. Cu plăcere,
[Numele dvs.]
Subiect: OOO [dată]
Bună, Mulțumesc că ați contactat. Sunt actualmente absent din birou și voi reveni pe [Dată] cel târziu. Îmi pare rău pentru inconvenient și vă rog frumos să-mi trimiteți un e-mail colegului meu, [Nume], la [adresă de e-mail] în interim. Cu plăcere,
[Numele dvs.]
Șabloane casual de absență din birou
Subiect: Plecat de la birou
Bună, sunt actualmente plecat de la birou, sorbind cocktailuri pe o plajă undeva. Voi reveni pe [dată] și voi avea acces limitat la e-mail până atunci. Colegul meu [Nume] va gestiona e-mailurile mele în absența mea, deci vă rog contactați [el/ea/ei] la [adresă de e-mail] pentru orice chestiuni urgente. Mulțumesc și o zi grozavă.
[Numele dvs.]
Subiect: Luând o pauză până pe [dată]
Bună, Îmi pare rău că m-ați ratat. Sunt absent din birou până pe [dată]. Cu toate acestea, voi lua pauze periodice din vizionarea în binge a tot ceea ce am ratat pentru a verifica e-mailul ocazional în timp ce sunt plecat. Dacă această chestiune nu este sensibilă la timp, fiți sigur că voi răspunde când voi reveni din această pauză. Cu plăcere,
[Numele dvs.]
Subiect: Absent din birou [dată]
Bună, sunt Absent din birou din [dată de la] la [dată la]. Voi fi accesibil pe celularul meu la [număr de telefon], dar pentru chestiuni urgente vă rog contactați [Nume]. Ne vedem în curând,
[Numele dvs.]
Subiect: Sunt (în sfârșit) în vacanță
Bună, sunt Absent din birou și în vacanță din [dată de început] la [dată de sfârșit]. Nu voi avea acces la e-mail în acest timp, dar dacă aveți nevoie de asistență imediată vă rog contactați colegul meu [Nume] la [adresă de e-mail]. Mulțumesc,
[Numele dvs.] P.S. Abia aștept această pauză. 🎉
P.P.S. Dacă trebuie să mă contactați urgent, vă rog apelați celularul meu la [număr de telefon].
Subiect: Nu sunt la curent [dată]
Bună,
Voi fi absent din birou din [dată de început] la [dată de sfârșit]. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rog contactați [numele colegului] la [e-mailul colegului]. În caz contrar, voi răspunde la mesajul dvs. la întoarcerea mea. O zi grozavă. Cu plăcere,
[Numele dvs.]
Subiect: Îmi pare rău, sunt OOO [dată]
Bună [Nume], sunt absent din birou săptămâna aceasta, dar dacă aveți nevoie de ceva urgent vă rog contactați colegul meu [Nume]. Mulțumesc,
[Numele dvs.]
Subiect: Absent din birou din [Dată] la [Dată]
Bună. Sunt actualmente absent din birou și voi reveni pe [Dată]. În interim, dacă aveți nevoie de asistență, vă rog contactați [nume sau departament]. Salutări,
[Numele dvs.]
Subiect: Pe plajă [dată]
Bună. Sunt actualmente Absent din birou și mă bucur de puțin timp liber bine meritat pe plajă. Voi reveni la birou pe [Dată] și voi fi fericit să răspund la e-mailul dvs. atunci. Dacă aveți nevoie de asistență în timp ce sunt plecat, vă rog contactați colegul meu [Nume] la [adresă de e-mail]. Mulțumesc.
[Numele dvs.]
Cele mai bune practici pentru șabloane de absență din birou
Păstrați-l scurt
Atunci când redactați un mesaj de Absență din birou, este important să-l păstrați scurt și dulce. Nu este nevoie să intrați în detalii mari despre cine sunteți sau ce faceți. Doar dați esențialele, astfel încât colegii dvs. să știe cum să vă contacteze în caz de urgență.
Utilizați tonul de voce corect
Mesajul dvs. de Absență din birou este o reflectare a culturii și valorilor companiei dvs., deci este important să utilizați tonul de voce corect. Dacă nu sunteți sigur ce ton să utilizați, optați pentru profesionalism.
Nu doriți să sună prea casual sau neprofesional, deoarece aceasta poate reflecta prost asupra companiei dvs. Dacă compania dvs. are propriul manual de brand și ton de voce, utilizați-l ca ghid atunci când redactați mesajul dvs. de Absență din birou.
Dacă utilizați argou sau jargon, asigurați-vă că toți cei care citesc mesajul dvs. îl vor înțelege. Ceea ce este amuzant pentru dvs. poate să nu fie amuzant pentru destinatarii răspunsului dvs. automat, mai ales dacă nu sunt din aceeași țară sau regiune.
Adăugați datele absența dvs.
Atunci când este posibil, adăugați datele absența dvs. la mesajul dvs. de Absență din birou. Aceasta va ajuta colegii, clienții și/sau partenerii dvs. de afaceri să știe când pot aștepta un răspuns de la dvs. Dacă nu sunteți sigur când veți reveni, dați o gamă de date sau o estimare. În acest caz, este mai bine să optați pentru precauție și să dați un interval de timp mai lung decât credeți că veți avea nevoie.
Mențiuneți forme alternative de contact
În mesajul dvs. de Absență din birou, asigurați-vă că mențiuneți forme alternative de contact în caz de urgență. Aceasta ar putea fi adresa de e-mail a unui coleg, numărul de telefon, sau chiar o adresă fizică. Dacă sunteți confortabil cu partajarea detaliilor dvs. personale, puteți include, de asemenea, numărul celularului dvs. sau handle-urile de rețele sociale.
Rețineți doar că cu cât mai multe informații includeți, cu atât mai probabil este ca cineva să vă contacteze în timp ce sunteți plecat. Ca atare, ar trebui să includeți forme alternative de contact doar dacă sunteți confortabil cu a fi contactat în timp ce sunteți în concediu.
Dacă decideți să partajați detaliile colegilor dvs., asigurați-vă că știu despre asta și sunt de acord să fie punctul de contact înainte de a adăuga informațiile lor la mesajul dvs. de Absență din birou.
Nu mergeți prea adânc sau prea specific
Atunci când redactați mesajul dvs. de Absență din birou, rezistați tentației de a merge prea adânc sau de a deveni prea specific. Nu este momentul să vă împărtășiți povestea de viață sau ultimele fotografii de vacanță. Mergeți direct la punct, astfel încât colegii dvs. să se poată întoarce la muncă cu o întrerupere minimă, și partenerii dvs. de afaceri să poată găsi informațiile de care au nevoie fără a trebui să citească un roman.
Configurați un șablon OOO intern și extern
Dacă aveți frecvent mesaje de Absență din birou, configurați un șablon OOO intern și extern pentru a economisi timp. În acest fel, tot ce trebuie să faceți este să completați spațiile libere cu informațiile dvs. specifice de fiecare dată când trebuie să vă depărtați de birou.
Un mesaj de Absență din birou intern este trimis oamenilor din cadrul companiei dvs., în timp ce unul extern este trimis celor din afara acesteia. Diferența principală între cele două este că un mesaj OOO intern nu trebuie să fie la fel de formal ca unul extern.
Rezumat
Mesajele de răspuns automat sunt o necesitate inevitabilă atunci când trebuie să luați puțin timp departe de muncă. Urmând aceste cele mai bune practici, puteți redacta un mesaj de Absență din birou care este profesional, informativ și util pentru toți cei care le vor primi. Chiar și ei pot aprecia mai mult un mesaj de Absență din birou decât credeți.
