Cum să Închei o Conversație
Aflați cum să încheiați conversațiile cu clienții în mod politicos și profesional pe diverse canale cu scripturile și șabloanele personalizabile ale LiveAgent. ...
7 min citire
LiveAgent
Customer Service
+2
Deoarece majoritatea corespondenței de afaceri de astazi este gestionată prin email, este esențial să începeți și să încheiați emailurile pe o notă puternică. Cu toate acestea, cu toată atenția acordată liniilor de subiect și începuturilor emailurilor, finalizările emailurilor sunt adesea neglijate.
De fapt, încheierea corespunzătoare a unui email legat de afaceri este la fel de importantă ca și începerea unui email. Finalizarea corectă a emailului lasă destinatarului o impresie finală pozitivă, motivează cititorul să ia măsuri, identifică expeditorul și intențiile acestuia, și furnizează destinatarului informațiile dvs. de contact (pentru ca aceștia să vă poată contacta cu ușurință.)
Citiți mai departe pentru a afla totul despre cum să încheiați emailurile de afaceri în mod corespunzător și profitați de lista noastră de închideri profesionale de email și exemple de linii de închidere care sunt potrivite într-o varietate de contexte.
Ce să includeți la sfârșitul emailurilor dvs.
1. O linie de închidere
Înainte de a trimite emailul, asigurați-vă că conține o scurtă propoziție de închidere care creează o tranziție lin între subiectul principal al emailului și semnătura dvs. Această linie de închidere poate exprima gratitudinea pentru timpul destinatarului, poate indica că sunteți deschis la comunicări ulterioare, poate fi un apel la acțiune, sau alternativ poate fi o declarație care arată că anticipați un răspuns.
2. Închidere (semnătură)
Dacă nu sunteți foarte apropiat de destinatar, fiecare email de afaceri necesită o închidere profesională, care poate fi fie formală, fie casual, în funcție de tipul relației pe care o aveți și contextul comunicării dvs. Semnăturile de email cel mai frecvent utilizate sunt “Cu plăcere” și “Cel mai bun” dar am pregătit o listă completă de exemple (mai jos), atât formale, cât și informale.
3. Indicați-vă numele
Includeți întotdeauna numele complet (prenume și nume) în semnătura dvs. de email dacă scrieți cuiva pentru prima dată. Pentru conversații cu colegi, sau cu persoane pe care le cunoașteți deja și cu care ați schimbat mai multe emailuri, este suficient să vă semnați cu prenumele. Vă rugăm să rețineți că este recomandabil să nu încheiați o conversație cu porecle, decât dacă porecla dvs. este larg cunoscută și folosită în loc de prenumele dvs.
4. Titlu și companie
Asigurați-vă că adăugați titlul dvs. actual de job și numele companiei în semnătura dvs. de email, astfel încât să nu existe nicio confuzie cu privire la cine sunteți, mai ales dacă trimiteți emailuri reci către clienți potențiali. Dacă vă aplicați pentru un loc de muncă, vă sfătuim să lăsați informațiile dvs. de angajare actuală (email și număr de telefon) din semnătura dvs.
5. Informații de contact
Chiar dacă destinatarul mesajului dvs. cunoaște deja adresa dvs. de email, este întotdeauna util să furnizați informații de contact suplimentare în semnătura dvs. de email, cum ar fi numărul dvs. direct de telefon, deoarece unii oameni ar putea prefera să vă contacteze prin alte canale de comunicare.
6. Resurse suplimentare
Ați putea lua în considerare și adăugarea de linkuri la semnătura dvs. Linkul ar putea fi un link către site-ul dvs., profilul dvs. LinkedIn sau alte conturi de rețele sociale relevante, o pagină de destinație pe care doriți să o promovați, portofoliul dvs. online, calendarul dvs. online, sau cel mai recent articol de blog, etc.
Exemple și șabloane pentru încheierea emailurilor
Semnături profesionale de email și fraze de închidere
Atunci când decideți ce tip de semnătură să utilizați pentru a încheia emailul dvs. de afaceri, gândiți-vă la cui îi trimiteți și de ce. Dacă nu sunteți sigur care semnătură ar fi cea mai potrivită într-o situație dată, este mai bine să optați pentru o frază de închidere mai formală. “Cel mai bun”, “Cu plăcere”, “Tot ce este mai bun”, și “Cu plăcere” sunt unele dintre cele mai sigure închideri de email care pot fi utilizate în toate situațiile și în toate tipurile de emailuri. Iată câteva exemple în plus ale celor mai comune și larg utilizate închideri profesionale de email:
Fraze formale de închidere de email:
- Cu plăcere,
- Cu plăcere,
- Cu plăcere,
- Cel mai bun,
- Cu cele mai bune urări,
- Cu cele mai bune urări,
- Tot ce este mai bun,
- Cu plăcere,
- Cu plăcere,
- Cu plăcere,
- Cu plăcere,
- Cu cele mai calde urări,
Fraze casual de închidere de email:
- Vorbim în curând,
- Până data viitoare,
- Noroc,
- Ai grijă,
- Mult noroc,
- Ai un weekend grozav!
- Ai o zi minunată!
- Ai o zi productivă!
- Bucură-te de [ziua săptămânii]/săptămână/weekend],
- Fericit [ziua săptămânii],
- Sărbători fericite,
- Sper că asta ajută,
Fraze de închidere care arată apreciere:
- Vă mulțumesc,
- Mulțumesc,
- Mulțumesc mult,
- Mulțumesc din nou,
- Mulțumesc foarte mult,
- Foarte apreciat,
- Cu apreciere,
- Apreciez [ajutorul/ aportul/ feedback-ul] dvs.
- Vă mulțumesc în avans,
- Mulțumesc pentru lectură,
- Mulțumesc pentru ajutor,
- Mulțumesc pentru considerație,
- Vă mulțumesc pentru [răbdare/ timp/ cooperare].
Exemple de linii de închidere de email
Pe baza contextului mesajului dvs. de email, puteți adăuga și o scurtă propoziție de închidere de email înainte de semnătura dvs. Utilizați una dintre următoarele linii de închidere de email dovedite pentru a vă asigura că vă încheiați mesajul pe o notă pozitivă și pentru a-i lăsa destinatarilor să știe că anticipați răspunsul sau dialogul suplimentar.
- Aștept cu nerăbdare să aud de la dumneavoastră.
- Aștept cu nerăbdare răspunsul dvs.
- Aștept cu nerăbdare să mă conectez în curând.
- Aștept cu nerăbdare să vă văd săptămâna viitoare.
- Sper să aud de la dumneavoastră în curând.
- Aș aprecia răspunsul dvs.
- Sper că săptămâna dvs. a început bine.
- Sunt fericit să ajut dacă doriți să aflați mai multe.
- Vă rog să mă contactați oricând.
- Dacă aveți întrebări, vă rog să mă contactați prin email sau telefon.
- Dacă pot face ceva pentru a vă ajuta, doar trimiteți-mi un mesaj
- Dacă pot ajuta cu ceva, anunțați-mă.
- Dacă pot oferi orice asistență suplimentară, vă rog să mă anunțați.
- Sunt la dispoziția dvs. pentru orice întrebări sau preocupări pe care le-ați putea avea.
- Mă puteți contacta la [numărul de telefon] dacă aveți ceva de discutat.
- Dacă aveți nevoie de informații suplimentare, puteți programa un apel cu mine folosind acest link.
- Nu ezitați să ne contactați din nou dacă putem ajuta cu ceva.
- Aștept cu nerăbdare să fac afaceri cu dumneavoastră în viitor.
- Mi-a plăcut să lucrez cu dumneavoastră și aștept cu nerăbdare…
- Vă mulțumesc din nou pentru ajutorul dvs. în această chestiune.
- Vă mulțumesc pentru timp.
- Vă mulțumesc că ați luat în considerare aceasta.
- Mi-ar plăcea să aud feedback-ul dvs.
- Aș aprecia cu adevărat feedback-ul dvs. pe …
- Vă rog să-mi spuneți ce credeți.
Cum să încheiați un email de vânzări reci
Găsirea modului corect de a încheia un email de contact rece poate fi o provocare pentru orice profesionist în vânzări. Iată câteva exemple ale ceea ce puteți include la sfârșitul emailurilor dvs. de vânzări reci pentru a-i determina pe prospect să răspundă:
“Dacă doriți să aflați mai multe despre cum [Compania] vă poate ajuta să [atingeți obiective specifice], nu ezitați să rezervați un moment în calendarul meu aici: [link]. Aștept cu nerăbdare să aud de la dumneavoastră.”
“Sunteți disponibil pentru un apel de 10 minute pe [dată și oră]? Doar anunțați-mă ce vă convine, aș fi fericit să mă adaptez la programul dvs.”
“Aveți 5-10 minute pentru a discuta cum putem ajuta [compania lor] să atingă [obiective specifice]? Dacă da, cum arată calendarul dvs. în această săptămână?”
“Ar fi grozav să aud gândurile dvs. și chiar să explorezi cum acest [soluție/ instrument/ strategie] s-ar potrivi cu [compania lor]. Aveți 15 minute în această săptămână?”
“Dacă doriți să auziți mai multe detalii, aș fi fericit să petrec 30 de minute spunând-vă tot ce trebuie să știți. Doar anunțați-mă dacă aveți întrebări sau doriți o conversație mai aprofundată.”
Cum să încheiați un email de urmărire a vânzărilor
Emailurile de urmărire sunt o necesitate în orice strategie de email rece. Iată cum puteți încheia un email de urmărire a vânzărilor pentru a-i încuraja pe prospect să răspundă chiar dacă încercările anterioare de a vă conecta cu aceștia au fost fără succes:
“Dacă sunteți persoana potrivită cu care să vorbesc, cum arată calendarul dvs.? Dacă nu, cine recomandați să vorbesc?”
“Sunteți persoana potrivită cu care să vorbesc despre aceasta? Dacă nu, ați putea să mă ajutați să găsesc factorul de decizie relevant? Aștept cu nerăbdare răspunsul dvs.”
“Aș dori cu adevărat să am 20 de minute din timp, deoarece cred că putem adăuga cu adevărat valoare [zonei dvs. de operații]. Putem programa un apel sau o întâlnire?”
“Ați gândit mai mult la propunerea mea? Aș fi fericit să fac o revizuire rapidă a acesteia la telefon și să răspund la orice și la toate întrebările pe care le-ați putea avea. Ce oră v-ar conveni pentru o conversație rapidă?”
“Vă rog să-mi anunțați când ați avut timp să aruncați o privire la aceste informații și doriți ca eu să vă sun pentru a discuta. Aș fi fericit să răspund la orice întrebări pe care le aveți.”
Cum să încheiați un email de post-cumpărare/bun venit client
Emailurile post-cumpărare și emailurile de bun venit client sunt unele dintre cele mai critice emailuri din campaniile de marketing prin email care vizează construirea relațiilor pe termen lung cu clienții. Iată cum ar putea arăta declarațiile dvs. de închidere de email pentru aceste tipuri de emailuri:
“Mulțumesc din nou pentru cumpărături la [Brand]. Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de ajutor – anunțați-ne! Vom face tot ce putem pentru a vă asigura că vă iubiți experiența cu noi.”
“Dacă nu reușim niciodată să ne ridicăm la nivelul așteptărilor dvs. cu privire la calitatea produselor noastre, timpii de livrare sau orice altceva – puteți contacta întotdeauna echipa noastră de asistență pentru clienți la [email] sau [număr].”
“Dacă sunteți interesat să aflați mai multe despre produsul dvs., nu ezitați să mă contactați pe mine sau pe oricine altcineva din echipa noastră de asistență oricând. Suntem întotdeauna aici pentru a vă ajuta în orice fel putem.”
“Mi-ar plăcea să aud ce credeți despre [produs] și dacă există ceva ce putem îmbunătăți. Dacă aveți întrebări, vă rog să răspundeți la acest email. Sunt întotdeauna fericit să ajut!”
“Mulțumesc din nou pentru înscrierea la [produs/ serviciu]. Suntem întotdeauna aici și iubim să auzim de la dumneavoastră. Dacă aveți nevoie de ajutor, aveți idei, sau doriți doar să spuneți bună, vă rog să vă puneți în legătură, și vom reveni la dumneavoastră în câteva ore.”
Cum să încheiați un email de asistență pentru clienți
Atunci când vă încheiați emailurile de asistență pentru clienți, este întotdeauna o idee bună să-i încurajați pe clienți să se pună în legătură în cazul în care au alte întrebări, probleme sau preocupări. De asemenea, ar trebui să-i asigurați că sunteți întotdeauna gata să ajutați. Iată câteva exemple utile pe care le puteți folosi pentru a încheia emailurile de asistență pentru clienți:
“Voi contacta echipa noastră de produs și voi reveni la dumneavoastră în treizeci de minute cu un răspuns complet. În același timp, anunțați-mă dacă aveți mai multe întrebări, comentarii sau preocupări.”
“Iubim să ajutăm clienții noștri să obțină cel mai bun din produsele noastre. Dacă mai putem ajuta cu ceva, nu ezitați să vă puneți în legătură.”
“Vă rog să-ne anunțați dacă încă nu puteți [ … ] pentru ca noi să vă putem ajuta să rezolvați această problemă și să vă asigurați că vă bucurați de [instrument/ aplicație] cât mai curând posibil. Mulțumesc din nou pentru contactarea noastră, suntem întotdeauna fericiți să ajutăm.”
“Suntem întotdeauna aici pentru a răspunde la orice întrebări sau preocupări pe care le-ați putea avea. Vă rog să contactați echipa noastră de asistență la [numărul de telefon], sau răspundeți la acest mesaj și am fi mai mult decât fericiți să ajutăm.”
“Am fi recunoscători dacă ați lăsa o recenzie pe pagina noastră Facebook, deoarece perspectivele dvs. ar putea ajuta alții care sunt în situația dvs. Mulțumesc din nou pentru a ne anunța și nu ezitați să ne contactați în cazul în care aveți întrebări.”
Cum să încheiați un email de scuze pentru client
Atunci când vine vorba de redactarea emailurilor de scuze pentru clienți și de a face față clienților frustrați, ar trebui să reafirmați scuzele din nou la sfârșitul emailului și să spuneți că apreciați răbdarea și înțelegerea acestora:
“Încă o dată, îmi cer sincer scuze pentru inconvenient. Vă rog contactați echipa noastră de asistență pentru clienți pentru orice preocupări suplimentare pe care le-ați putea avea – agenții noștri sunt întotdeauna aici pentru a ajuta.”
“Am transmis feedback-ul dvs. restului echipei și vă pot asigura că această greșeală nu se va mai întâmpla în viitor. Acestea fiind spuse, dacă mai pot ajuta cu ceva în acest moment, vă rog să vă puneți în legătură și aș fi mai mult decât fericit să ajut.”
“Vă mulțumesc din nou pentru răbdare și pentru a ne aduce problema la atenție. În același timp, vă vom oferi [detalii ale ofertei dvs.] ca scuze suplimentare. Dacă mai sunt alte probleme care trebuie rezolvate, vă rog să nu ezitați să ne contactați.”
“Vă mulțumesc pentru răbdare și înțelegere. Fiți asigurat că facem tot ce este în puterea noastră pentru a nu lăsa asta să se mai întâmple. Dacă aveți mai multe întrebări sau întâmpinați orice altă problemă, anunțați-mă, voi fi fericit să ajut.”
“Încă o dată, acceptați scuzele noastre. Apreciem sincer înțelegerea dvs. în această chestiune. Vă rog să vă puneți în legătură cu mine cu orice întrebări pe care le-ați putea avea – sunt doar la o distanță de email!”
Rezumat
O finalizare de email este de obicei doar o observație de închidere sau o scurtă propoziție urmată de semnătura dvs., totuși găsirea cuvintelor potrivite și a tonului potrivit pentru a vă încheia mesajul de email necesită adesea o mare cantitate de gândire. Modul în care vă încheiați un email poate avea cu adevărat un impact imens asupra deciziei destinatarului de a răspunde la emailul dvs. Știind cum să încheiați emailurile profesionale este cheia comunicării eficiente în afaceri, lăsând cititorului o impresie pozitivă și crescând ratele de răspuns la email. Dacă nu sunteți sigur cum să vă încheiați următorul email de afaceri, exemplele menționate mai sus de închideri de email ar putea fi utile.
