Lista de verificare pentru planul de comunicare în situații de criză
Creează un plan eficient de comunicare în situații de criză cu lista de verificare LiveAgent. Identifică părțile interesate, formulează mesaje, instruiește echi...
13 min citire
Planurile de comunicare prezinta modul in care o intreprindere, organizatie sau individ va interactiona cu stakeholderii sai interni si externi pentru a-i tine la curent cu cele mai recente dezvoltari.
Aceasta include cine, ce, cand, unde, de ce si cum al strategiilor si tacticilor de comunicare adaptate pentru un proiect sau campanie specifica.
In acest articol de blog, vom furniza sabloane de plan de comunicare pe care le poti folosi pentru propria ta intreprindere ori de cate ori ai nevoie sa transmiti diferite tipuri de mesaje catre diversi actionari. Vom discuta, de asemenea, cateva sfaturi pentru crearea unui plan de comunicare eficace.
Importanta unui plan de comunicare
In lumea de astazi, care se misca rapid si se schimba constant, este mai crucial decat oricand sa ai un plan clar si concis de comunicare pregatit pentru cand apare nevoia.
Fara unul, intreprinderile pot fi usor blocate in detalii si pot rata oportunitati importante de a se conecta cu stakeholderii lor, sau pot esua sa o faca suficient de repede.
Un sablon de plan de comunicare poate fi un instrument valoros pentru organizatiile de toate dimensiunile. Fie ca comunici cu angajatii tai, clientii, partenerii sau media, un plan de comunicare poate ajuta sa te asiguri ca mesajul tau este clar, concis si pe tinta.
Cum sa titlezi un plan de comunicare
Titlul acestui document ar trebui sa reflecte scopul sau, ceea ce de obicei (dar nu intotdeauna) inseamna includerea “planului de comunicare” si unele detalii specifice. In acest fel, oricine vine in contact cu documentul va stii pentru ce este si il poate referentia cu usurinta cand este nevoie.
De exemplu, daca planul de comunicare este pentru lansarea unui nou produs sau o anumita campanie de marketing, poti sa-i dai un titlu care sa precizeze exact asta. Alte elemente care ar putea fi incluse in titlu sunt datele in care planul de comunicare va fi in vigoare si numele organizatiei sau echipei careia i se aplica.
Includerea acestui tip de informatii in subiectul documentului va informa partile relevante despre planul de mesagistica si va pune pe toata lumea implicata pe aceeasi pagina cu privire la cand anumite activitati de comunicare pot sau trebuie sa aiba loc.
Exemple de linii de subiect pentru planul de comunicare
- Plan de Comunicare pentru Lansarea unui Nou Produs
- [Titlu]: Plan de Comunicare pentru Campania de Marketing
- Plan de Comunicare Interna [Nume Companie]
- Plan de Comunicare Strategica: [Nume Companie]
- Plan de Comunicare pentru Gestionarea Proiectului [Nume Proiect]
- Plan de Comunicare pentru Noua [Schimbare in Companie]
- Plan pentru Comunicarea cu Stakeholderii: [Nume Companie]
- [Data de Inceput] – [Data de Sfarsit]: Plan de Comunicare din Martie
Cum sa scrii un plan de comunicare
Modul in care se incepe un plan de comunicare depinde de scopul sau tipul de comunicare.
Uneori este util sa incepi cu o introducere care furnizeaza context si stabileste tonul stilului de comunicare care urmeaza, in timp ce alte ori are mai mult sens sa sari direct la obiectivele si strategiile de comunicare.
In general, va fi util sa urmezi pasii de mai jos pentru a scrie un plan de comunicare eficace care sa se asigure ca mesajul tau atinge tinta:
- Efectueaza un audit al strategiei tale de comunicare existente (daca este cazul) – aceasta iti va permite sa identifici orice zone problematice sau lacune de continut (de exemplu, materiale de marketing lipsind) care trebuie incluse in planul nou sau actualizat.
- Defineste obiective SMART pentru planul tau de comunicare – stabilirea obiectivelor care sunt Specifice, Masurabile, Realizabile, Relevante si Limitate in Timp te va ajuta sa determini eficacitatea acestuia.
- Dezvolta declaratia de misiune a organizatiei tale, valorile fundamentale si mesajele cheie – acestea ar trebui sa fie fundamentul pe care sunt construite toate strategiile si activitatile de comunicare. Ele ar putea fi, de asemenea, specificate explicit in planul de comunicare.
- Identifica segmentele de public tinta ale planului tau de comunicare – cunoasterea si intelegerea destinatarului mesajului tau face mai usor sa stabilesti tonul potrivit pentru ei.
- Decide care canal(e) vor fi folosite pentru a transmite mesajele tale – indiferent daca cea mai buna metoda pentru a ajunge la publicul tau tinta ar fi prin email sau un comunicat de presa, de exemplu, afecteaza modul in care va fi scris planul de comunicare.
- Atribuie partile responsabile – decide cine va fi responsabil de transmiterea planului tau de comunicare pe diferitele canale si pentru fiecare public diferit.
- Calculeaza cat timp va dura fiecare pas si, prin urmare, cat timp va dura planul de comunicare in total – aceasta este necesara pentru clarificarea cronologiei si alocarea unui buget pentru a pune la dispozitie resursele necesare.
- Masoara rezultatele planului tau dupa comunicarea cu stakeholderii relevanti – recunoasterea zonelor de imbunatatire inseamna ca poti actualiza strategia ta pentru a-i creste eficacitatea.
Ce sa inclui intr-un plan de comunicare
- Scop – ceea ce acest plan de comunicare specific are scopul sa realizeze
- Public tinta – publicul tinta al mesajului tau
- Date – cand a fost creat si/sau cand se va aplica acest plan de comunicare specific
- Metode – care canale de comunicare vei folosi pentru a trimite mesajele tale
- Roluri si responsabilitati – ce sarcini va prelua fiecare parte implicata
- Trebuie si nu trebuie – practici bune si greseli comune de evitat cand comunici cu stakeholderii proiectului
- Cadru de escaladare – de exemplu, “prima linie de aparare” si identificarea “echipei de raspuns mai larga”
- Actualizari – cum si cand sa modifici documentul pentru a mentine un plan de comunicare eficace
Exemple si sabloane de plan de comunicare
Plan de Comunicare pentru Lansarea unui Nou Produs
[Nume Companie]: Plan de Comunicare pentru Lansarea [Nume Produs]
Acest plan de comunicare se aplica lansarii [Nume Produs] si este in vigoare din [data de inceput] – [data de sfarsit], inainte si dupa data lansarii [data lansarii].
Obiective: • Asigura-te ca toti angajatii sunt constienti de data lansarii si au informatiile necesare despre produs • Genereaza entuziasm si interes pentru produs in randul angajatilor • Furnizeaza un mesaj clar si concis clientilor despre produs • Gestioneaza asteptarile cu privire la timpii de livrare si disponibilitate
Medii de comunicare: • Email • Comunicat de presa • Postare pe social media – [Canal 1], [Canal 2], …
Faze de Lansare: • Activitati Pre-Lansare • Ziua Lansarii • Urmarire Post-Lansare
Activitati Pre-Lansare ([X] luni inainte de lansare): • [Activitate 1] • [Activitate 2] • [Activitate 3] …
Ziua Lansarii: • Dezvelirea live a produsului • Interviuri cu [Outlet-uri Media] • Urmarirea reactiilor
Urmarire Post-Lansare (pana la [X] luni dupa lansare): • [Activitate 1] • [Activitate 2] • [Activitate 3] …
Roluri si responsabilitati: • [Persoana 1] va fi responsabila pentru redactarea tuturor materialelor de comunicare • [Persoana 2] va fi responsabila pentru trimiterea materialelor de comunicare catre media • [Persoana 3] va fi responsabila pentru gestionarea intrebarilor clientilor
Trebuie: • Creeaza o cronologie de comunicare pentru a te asigura ca toate activitatile de comunicare sunt desfasurate intr-un mod oportun si coordonat • Foloseste imagini (de exemplu, imagini, infografice) pentru a rupe textul si a adauga interes • Verifica cu atentie toate materialele de comunicare inainte de a le trimite
Nu trebuie: • Supraincarca stakeholderii cu prea multe informatii odata – furnizeaza actualizari pe baza regulata pentru a evita sa-i copleseaza. • Uita sa inclui un apel la actiune (de exemplu, viziteaza site-ul nostru, inscrie-te la buletinul nostru) pentru a angaja cititorul • Neglijeaza sa testezi materialele de comunicare (de exemplu, trimite un email de test) inainte de a le trimite intregii liste de stakeholderi
Cadru de escaladare: • Daca exista orice probleme cu planul de comunicare, te rog sa contactezi [Persoana Responsabila]. • Daca [Persoana Responsabila] nu este disponibila, te rog sa contactezi [Contact Alternativ]
Actualizari: • Acest plan de comunicare va fi revizuit si finalizat pe [data revizuirii] • Pot fi facute schimbari la obiectivele de comunicare, publicul tinta si canalele • Planurile de comunicare actualizate ar trebui trimise catre [Echipa Interna/Departamentul Responsabil]
[Titlu]: Plan de Comunicare pentru Campania de Marketing
[Nume Companie] va lansa o campanie de marketing pentru [Nume Produs] din [data de inceput] pana la [data de sfarsit].
Obiective: • [Obiectiv 1] • [Obiectiv 2] • [Obiectiv 3] …
Analiza SWOT: • Puncte Forte – [Punct Forte 1], [Punct Forte 2], [Punct Forte 3], … • Puncte Slabe – [Punct Slab 1], [Punct Slab 2], [Punct Slab 3], … • Oportunitati – [Oportunitate 1], [Oportunitate 2], [Oportunitate 3], … • Amenintari – [Amenintare 1], [Amenintare 2], [Amenintare 3], …
Tactici: • [Tactica 1] • [Tactica 2] • [Tactica 3] …
Canale: • Email • Cautare platita • Publicitate display • Social media – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Comunicat de presa • Articol de blog • Evenimente si webinarii – [Eveniment 1], [Eveniment 2], [Eveniment 3], …
Roluri si responsabilitati: • [Persoana/Echipa Responsabila 1] va fi responsabila pentru redactarea tuturor materialelor de comunicare. • [Persoana/Echipa Responsabila 2] va fi responsabila pentru trimiterea materialelor de comunicare catre media. • [Persoana/Echipa Responsabila 3] va fi responsabila pentru gestionarea intrebarilor clientilor. • [Persoana/Echipa Responsabila 4] va fi responsabila pentru gestionarea bugetului.
Buget: • $[X] pentru [Tactica/Canal 1] • $[Y] pentru [Tactica/Canal 2] • $[Z] pentru [Tactica/Canal 3] …
Evaluare: • [KPI 1] va fi folosit pentru a masura succesul acestei campanii de marketing • [KPI 2] va fi urmarit pe baza saptamanala si raportat catre [Persoana/Echipa Responsabila] • [KPI 3] …
Cronologie: • [Activitate 1] – [data de inceput] pana la [data de sfarsit] • [Activitate 2] – [data de inceput] pana la [data de sfarsit] • [Activitate 3] – [data de inceput] pana la [data de sfarsit] …
Acest plan de comunicare va fi finalizat pe [data revizuirii] si este, prin urmare, supus schimbarii pana la acea data.
Plan de Comunicare Interna [Nume Companie]
Obiective: Sa se asigure ca toti stakeholderii sunt tinuti la curent cu dezvoltarile si sa se pastreze canalele de comunicare deschise.
Analiza Situatiei: Comunicarea interna la [nume companie] a fost identificata ca o zona care necesita imbunatatire. In particular, comunicarea intre management si personal, si comunicarea intre membrii echipei a fost identificata ca necesitand imbunatatire.
Stakeholderi: toti angajatii [nume companie]
Implementare: • Un plan de comunicare va fi pus in aplicare pentru a imbunatatii comunicarea la [nume companie] • Toti angajatii vor fi informati despre planul de comunicare si rolurile lor in acesta • Planul de comunicare va fi revizuit pe baza regulata si actualizat dupa cum este necesar
Echipe Implicate: Echipa de management, echipa HR, echipa de comunicare
Roluri si Responsabilitati: • Echipa de management – responsabila pentru comunicarea cu personalul • Echipa HR – responsabila pentru comunicarea intre membrii echipei • Echipa de comunicare – responsabila pentru redactarea si trimiterea materialelor de comunicare
Mesaje Cheie: • Comunicarea eficace in orice moment este cruciala • Comunicarea la [Nume Companie] necesita imbunatatire • Acest plan de comunicare va fi pus in aplicare pentru a efectua schimbarile necesare • Toti angajatii au un rol de jucat in planul de comunicare • Planul de comunicare va fi revizuit pe baza regulata • Comunicarea este un proces bidirectional • Angajatii ar trebui sa se simta liberi sa puna intrebari si sa dea feedback
Linii Directoare: • Toata comunicarea ar trebui sa fie clara si concisa • Materialele de comunicare ar trebui trimise intr-un mod oportun • Canalele de comunicare ar trebui monitorizate in mod regulat • Comunicarea ar trebui sa fie respectuoasa si profesionala in orice moment
Aprobare: [Persoana Responsabila], [Pozitie], [Data crearii]
Plan de Comunicare Strategica: [Nume Companie]
Rezumat Executiv: Acest plan de comunicare este pentru [scop] si va fi in vigoare din [data de inceput] pana la [data de sfarsit].
Obiective: Mentine comunicarea eficace cu diferitele audiente pentru a sustine misiunea si valorile companiei.
Declaratia de Misiune: [Declaratia de misiune a companiei]
Valorile Fundamentale: [Valorile companiei]
Analiza Situatiei: [Informatii de context si context despre situatia sau problema pe care planul de comunicare este conceput sa o abordeze]
| Public | Mesaj(e) | Media sau Canal | Frecventa | Timing | Membru Echipa Asignat | Metoda de Feedback |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Public 1] | [Mesaj 1] | Fata in fata | Saptamanal | Fiecare [Zi a Saptamanii] | [Persoana/Echipa Responsabila 1] | Sondaj |
| [Public 2] | [Mesaj 2] | Raport | Lunar | In termen de [X] ore de la aprobare | [Persoana/Echipa Responsabila 2] | Formular de Evaluare |
| [Public 3] | [Mesaj 3] | Zilnic | [Ora] | [Persoana/Echipa Responsabila 3] | Revizuire |
Plan de Comunicare pentru Gestionarea Proiectului [Nume Proiect]
Nume Proiect: [Nume Proiect]
Manager de Proiect: [Nume Manager de Proiect]
Data de Inceput: [data de inceput]
Data de Finalizare: [data de sfarsit]
Obiective Proiect: Proiecteaza si construieste un site web si o aplicatie mobila pentru noul business de comert electronic al clientului. Optimizeaza-l pentru clasamentul motorului de cautare (SEO) si ambele pentru conversie, in conformitate cu cele mai recente linii directoare SEO ale [Nume Companie]. Fa site-ul web si aplicatia user-friendly, responsive la dispozitivele mobile si vizual atragatoare, inclusiv un apel la actiune (CTA) eficace care incurajeaza utilizatorii sa se converteasca cu usurinta.
| Obiectiv de Comunicare | Metoda de Comunicare | Public | Frecventa |
|---|---|---|---|
| [Obiectiv 1] | [Metoda 1] | [Public 1] | [Zilnic/Saptamanal/Lunar] |
| [Obiectiv 2] | [Metoda 2] | [Public 2] | [Zilnic/Saptamanal/Lunar] |
| [Obiectiv 3] | [Metoda 3] | [Public 3] | [Zilnic/Saptamanal/Lunar] |
Plan de Comunicare pentru Noua [Schimbare in Companie]
Creat de: [Persoana Responsabila]
Efectiv din: [data de inceput]
Rezumat: • [Schimbare 1] se intampla pentru ca [motiv 1] • [Schimbare 2] este rezultatul [motiv 2] • [Schimbare 3] este necesara pentru a [motiv 3] …
Ce inseamna asta pentru angajati? [Explicatie despre cum va afecta schimbarea angajatii]
Stakeholderi: • [Public 1] va fi afectat de [schimbare 1] • [Public 2] va fi impactat de [schimbare 2] • [Public 3] va trebui sa se adapteze ca rezultat al [schimbare 3]
Faze:
| Sarcina | Cronologie | Persoana/Echipa Responsabila |
|---|---|---|
| [Sarcina 1] | [Ziua 1/Saptamana 1/data de inceput/etc.] | [Persoana/Echipa Responsabila 1] |
| [Sarcina 2] | [Ziua 2/Saptamana 2/data de mijloc/etc.] | [Persoana/Echipa Responsabila 2] |
| [Sarcina 3] | [Ziua 3/Saptamana 3/data de sfarsit/etc.] | [Persoana/Echipa Responsabila 3] |
Plan pentru Comunicarea cu Stakeholderii: [Nume Companie]
Efectiv din: [data de inceput] pana la [data de sfarsit]
Obiective: • [Obiectiv 1] • [Obiectiv 2] • [Obiectiv 3] …
Scopuri: • [Scop 1] • [Scop 2] • [Scop 3] …
Schimbari: • [Schimbare 1] • [Schimbare 2] • [Schimbare 3] …
Proiectii: • [Proiectie 1] • [Proiectie 2] • [Proiectie 3] …
Comunicare cu stakeholderii: • [Canal 1] • [Canal 2] • [Canal 3] …
Detalii de Contact: [Persoana Responsabila], [Pozitie], [Numar de telefon/adresa de email/etc.]
[Data de Inceput] – [Data de Sfarsit]: Plan de Comunicare
Nume Companie: [Nume Companie]
Data Crearii: [data crearii]
Informatii de Contact: [detalii de contact]
Introducere: Acest plan de comunicare a fost creat pentru [scop] si va fi in vigoare din data crearii.
Obiective: • [Obiectiv 1] • [Obiectiv 2] • [Obiectiv 3] …
Public: • [Utilizator Tinta 1] • [Utilizator Tinta 2] • [Utilizator Tinta 3] …
Practici bune pentru planul de comunicare
- Incepe cu un tabel sau grafic pentru a identifica tipurile de mesaje – care canale de comunicare vei folosi, cui te adresezi si tonul, etc.
- Un plan de actiune ar trebui creat inainte ca orice comunicare sa fie trimisa – este mai bine sa fii proactiv si sa ai strategii pentru diferite mesaje mapate inainte de a incepe activitatea sau inainte ca ceva sa mearga prost.
- Includ un plan de comunicare in caz de criza ca parte a comunicarii tale mai largi – mai multe informatii despre asta aici ➡️ Lista de verificare pentru planul de comunicare in caz de criza
- Revizuieste si actualizeaza-ti planul de comunicare in mod regulat pe masura ce proiectul avanseaza – lucrurile se vor schimba inevitabil si vrei ca mesajele tale sa se adapteze in consecinta.
- Asigura-te ca toata echipa de comunicare este constienta de document si stie rolul sau – planurile de actiune sunt doar atat de eficace cat sunt oamenii care le executa.
- Atribuie cuiva sa fie responsabil de comunicare si asigura-te ca are timp si resurse de care are nevoie pentru a fi de succes.
Rezumat
Comunicarea este cheia succesului in orice intreprindere, si crearea unui plan pentru cum sa o faci nu trebuie sa fie un proces complicat.
Urmand un sablon, poti scrie un plan de comunicare eficace care prezinta modul in care vei transmite mesajele catre publicurile tale cheie in diferite situatii.
Cu un document de plan de comunicare bine scris, poti pune pe toata lumea din organizatia ta pe aceeasi pagina cu privire la ce fel de mesaje trebuie trimise, cand si cum.
Avand asta in loc, iti va pastra strategia de mesagistica coerenta si aliniata cu obiectivele tale de afaceri, crescand sansele tale de a-ti atinge obiectivele de comunicare.
