Descoperă ce să NU faci în emailurile de afaceri cu exemple de emailuri neprofesionale. Îmbunătățește-ți abilitățile de comunicare și imaginea profesională evitând aceste greșeli comune.
Fiind o modalitate rapidă și eficientă de a lua legătura cu oamenii, emailul reprezintă o parte importantă a comunicării de afaceri. Poate fi o cale excelentă de a construi relații cu potențiali clienți, clienți existenți, membri ai echipei, părți interesate și potențiali colaboratori.
Totuși, dacă nu ești atent, emailurile tale pot părea neprofesionale sau chiar nepoliticoase.
În acest ghid, vom analiza câteva exemple de emailuri redactate prost și vom discuta cum poți evita să faci aceleași greșeli, pentru a nu ajunge ulterior să compui mesaje de scuze.
Emailul este unul dintre cele mai importante instrumente ale unui antreprenor sau angajat, deoarece această modalitate de comunicare se poate folosi pentru orice, de la marketing, la campanii de tip cold outreach, până la suport pentru clienți. Însă, dacă nu este făcut corect, emailul poate face mai mult rău decât bine.
De aceea este util să ai la îndemână câteva exemple de practici neprofesionale, pe care să le consulți înainte de a trimite mesaje către potențiali clienți sau colegi.
Știind ce să nu faci, vei putea redacta emailuri de afaceri eficiente, în locul celor care nu sunt nici măcar deschise sau, și mai rău, îți afectează imaginea profesională.
Linia de subiect a fiecărui email pe care îl trimiți trebuie să fie concisa și relevantă pentru conținutul mesajului. Așadar, menționează întotdeauna subiectul emailului în antet și evită lucruri vagi precum “salut”.
De exemplu, dacă trimiți un email pentru a lua legătura cu cineva pe care l-ai cunoscut la un eveniment recent, o linie de subiect precum “Mă bucur că ne-am întâlnit la conferință săptămâna trecută” va oferi context destinatarului. Acesta va ști exact despre ce e vorba și va fi mult mai eficient decât un simplu “Hei, hai să vorbim”, care probabil va fi ignorat într-o căsuță poștală aglomerată.
Este și mai important să clarifici despre ce este vorba în subiect dacă trimiți un email rece, deoarece destinatarul nu va recunoaște numele tău de expeditor.
Când se răspunde la un email și conversația continuă, este tipic ca subiectul să fie precedat de “RE: “. Această practică este acceptată atâta timp cât subiectul discuției nu s-a schimbat, caz în care este mai bine ca antetul să fie modificat pentru a rămâne relevant și să fie creat un fir nou de email, dacă este necesar.
De asemenea, ar trebui să eviți să folosești litere mari sau semne de exclamare în exces în subiect, deoarece acest lucru poate părea agresiv sau neprofesional. În plus, astfel de formatare sau punctuație poate declanșa filtrele de spam și împiedica mesajul să ajungă în inboxul principal al destinatarului.
Pentru corpul emailului, este important să folosești un ton politicos și profesional. Aceasta înseamnă să nu utilizezi argou, abrevieri sau jargon pe care destinatarul s-ar putea să nu le înțeleagă, precum și emoticoane care nu își au locul în comunicarea formală.
De asemenea, este recomandat să eviți glumele, remarcile amuzante sau sarcasmul, deoarece nu se traduc bine în scris și pot duce la neînțelegeri neplăcute. Același lucru se aplică și plângerilor sau bârfei despre colegi sau viața personală, care ar trebui să rămână în emailurile personale.
În plus, păstrează mesajele cât mai scurte și concise. Nimeni nu vrea să citească un email lung și alambicat, așa că mergi direct la subiect și oferă din start orice informație sau atașament relevant.
Folosirea literelor mari în corpul emailului, la fel ca în cazul subiectului, poate părea agresivă și poate declanșa filtrele de spam. De asemenea, nu este necesar să folosești culori și/sau fonturi diferite, deoarece textul personalizat ar putea totuși să fie afișat în modul implicit pentru destinatar sau, și mai rău, să fie ilizibil.
Începerea corpului mesajului cu o formulare slabă și ineficientă este o altă cale sigură de a lăsa o impresie negativă. Câteva exemple comune includ “Salut, și “Sper că acest email te găsește bine”. Aceste expresii sunt adesea folosite în exces și au devenit clișee.
Formatarea emailului altfel decât ca o scrisoare de afaceri este o altă greșeală. Aceasta include menționatele litere mari, culori și fonturi, dar și adăugarea unor videoclipuri sau imagini care nu au legătură cu subiectul discuției.
Un alt element al unui email prost ar fi includerea unor Call to Action (CTA) neclare sau prea multe. O instrucțiune către destinatar, de genul “Te rog să mă suni când ai timp”, poate fi eficientă. Totuși, dacă CTA-urile sunt vagi sau prea numeroase, pot fi complet ignorate.
Salut [Nume]!
Îmi pare rău că te deranjez, dar am nevoie de ajutor cu [Problema] IMEDIAT!!!
TE ROG SĂ REVII CU UN RĂSPUNS CÂT MAI REPEDE!
Mulțumesc anticipat!
[Numele tău]
Hei,
Ce mai faci?
Ai timp pentru un apel scurt? Am nevoie să te rog ceva.
Mulțumesc,
[Numele tău]
Subiect: Pot să-ți “extrag” puțin creierul?
Mă întrebam dacă poți să mă ajuți rapid cu ceva?
Speram să mă poți suna când ai timp. Te rog să îmi spui dacă este ok pentru tine.
Mulțumesc
Salut [nume],
Sper că acest email te găsește bine. Mă întrebam dacă mă poți ajuta cu o [problemă] cu care mă confrunt.
Am încercat să discut cu [Numele colegului], dar momentan este prea ocupat, așa că ajutorul tău ar fi foarte apreciat.
Cu stimă,
[Numele tău]
Stimate [nume],
Îți mulțumesc pentru email. Îmi pare rău pentru inconvenient. Totuși, nu te pot ajuta cu acea problemă.
Te rog să contactezi serviciul clienți la [număr de telefon].
Îți mulțumesc pentru timpul acordat.
Cu stimă,
[Numele tău]
Conținutul acestui mesaj și orice atașament sunt confidențiale. Dacă ai primit acest email din greșeală, te rugăm să ne informezi răspunzând la acest mesaj și să îl ștergi. Copierea, redirecționarea sau dezvăluirea conținutului acestui email sau a atașamentelor către oricine este interzisă. Integritatea și securitatea acestui email nu pot fi garantate pe internet, astfel expeditorul nu este responsabil pentru daunele pe care le-ar putea cauza acest mesaj.
Salut [Nume],
Sunt [Numele Tău], [Funcția] la [Numele Companiei].
[Website]
Vindem [Produs/Serviciu], care ajută persoanele din [Industrie] să rezolve [Problema].
[Mai multe informații]
Dacă dorești mai multe detalii, poți accesa pagina [Produs/Serviciu] dând click mai jos.
[Click]
Dacă ai întrebări, nu ezita să mă contactezi și îți voi răspunde cu plăcere.
[Întrebări?]
Cu stimă,
[Numele tău]
[LinkedIn]
Salut [Nume]
Mă bucur că am vorbit ieri. Ar fi bine dacă ai timp să mai discutăm curând despre [Subiect]. Cred că am putea face lucruri grozave împreună.
Apropo, ai auzit ce s-a întâmplat cu [Numele colegului]? Trebuie să povestim pe larg data viitoare!
Toate cele bune,
[Numele tău]
Salut tuturor,
Tot eu
Îmi pare rău, am uitat să atașez documentul.
Acum îl atașez:
[Atașament]
Cu bine,
[Numele tău]
—————————————————————————–
Salut tuturor
Referitor la discuția noastră de săptămâna trecută despre [Subiect], atașez mai jos un document cu toate informațiile suplimentare de care ați putea avea nevoie.
Cu bine,
[Numele tău]
—————————————————————————–
Mulțumesc că ați participat la ședința de ieri. Voi reveni cu mai multe detalii săptămâna viitoare.
Cu bine,
[Numele tău]
Salut tuturor
Știe cineva cum îl poate ajuta pe [Nume] cu [Problema] (vă rog să vedeți mesajele de mai jos)?
Nu mă pricep la acest subiect.
Cu bine
[Numele tău]
—————————————————————————–
Salut [Numele tău],
Tocmai am primit mesajul de mai jos și m-am gândit că poate tu poți ajuta mai mult decât mine.
Te rog să mă anunți și să revii direct la [Nume] dacă poți oferi asistență.
Cu stimă,
[Numele colegului]
—————————————————————————–
Stimate [Numele colegului]
[Numele contactului mutual] mi-a sugerat să iau legătura cu tine, întrucât consideră că experiența ta în [Domeniu de expertiză] m-ar putea ajuta să rezolv [Problema] cu care mă confrunt.
Dacă poți să mă ajuți în vreun fel, ar fi grozav să programăm un apel când ai timp.
Cu stimă,
[Nume]
Salut tuturor,
M-am gândit că v-ar plăcea!
[Gif inserat]
[Numele tău]
Emailurile de afaceri proaste te pot costa timp, bani și clienți. Nu uita să corectezi mesajele, să respecți timpul destinatarului și să te asiguri că emailul are un scop.
Urmând sfaturile noastre simple și evitând exemplele proaste menționate mai sus, vei lăsa cu siguranță o impresie bună în corespondența de afaceri.
Cele mai comune motive sunt graba și lipsa timpului pentru a corecta mesajele, sau lipsa etichetei de email. Alte cauze ale greșelilor pot fi starea de spirit nepotrivită (de exemplu, frustrarea), lipsa de concentrare (de exemplu, din cauza oboselii) sau distragerile (cum ar fi alți oameni din birou).
Acest lucru îți poate afecta imaginea profesională. Dacă faci o greșeală într-un email, acest lucru ar putea reflecta negativ asupra ta și a companiei tale. În plus, dacă nu ești atent, ai putea trimite informații sensibile persoanei greșite. De aceea, este întotdeauna mai bine să fii precaut și să verifici de două ori înainte de a trimite un email.
În primul rând, acordă timp să înveți despre eticheta corectă a emailului. În al doilea rând, corectează mesajul înainte de a-l trimite. Și, în cele din urmă, dacă nu ești sigur de ceva, nu ezita să ceri ajutorul unui coleg sau prieten.
Contactează departamentul de resurse umane al companiei, baza internă de cunoștințe sau pagina academy, sau consultă oricare dintre numeroasele resurse online pe această temă. De asemenea, poți întreba un coleg dacă ai nevoie rapid de un sfat, însă ține cont că acesta poate să nu fie întotdeauna corect.
Depinde de situație și de destinatar, dar în general este bine să eviți trimiterea emailurilor târziu în noapte sau foarte devreme dimineața. În aceste momente, destinatarul s-ar putea să nu poată citi mesajul sau să răspundă imediat. Oamenii își verifică adesea emailurile la începutul zilei de lucru sau în pauze, cum ar fi la prânz, deci acestea tind să fie cele mai optime momente pentru a trimite emailuri pentru a avea cel mai mare impact posibil.
Șabloanele LiveAgent te vor ajuta să îți îmbunătățești comunicarea, tot ce trebuie să faci este să îl alegi pe cel potrivit.
Descoperă sfaturi și șabloane pentru a începe emailuri profesionale cu salutări și deschideri potrivite pentru diverse contexte de afaceri. Îmbunătățește-ți pri...
Îmbunătățiți-vă abilitățile de networking cu șabloanele de email și sfaturile LiveAgent. Învățați să redactați linii de subiect și mesaje convingătoare pentru o...
Învață să redactezi emailuri profesionale de prezentare eficace cu sfaturi privind liniile de subiect, textul corpului și greșelile comune de evitat. Descoperă ...
Alăturați-vă comunității noastre de clienți mulțumiți și oferiți suport excelent pentru clienți cu LiveAgent.
