Sisteme de apeluri automate

Companiile pot utiliza un serviciu de apeluri automat pentru a trimite un mesaj vocal pre-înregistrat la mii de clienți potențiali și perspective pentru scopuri de calificare sau vânzare. Pot chiar să trimită o reamintire de eveniment sau un mesaj de urgență către întreaga listă de contacte, inclusiv membri ai echipei.

În plus, sistemele telefonice automate ajută companiile să livreze mesaje relevante pe automatele de răspuns la apelurile de suport pentru clienți.

Cum funcționează un sistem de apeluri automate?

Un sistem de apeluri automate funcționează atât ca sistem de apeluri inbound, cât și ca sistem de gestionare automată a apelurilor outbound.

Sistemele de apeluri inbound vă permit să înregistrați un mesaj audio unic pentru diferitele puncte de durere ale clienților, astfel încât fiecare apelant să poată alege din opțiunile meniului și să rezolve o problemă specifică. Aceștia pot alege să ruteze apelurile către agenți disponibili dacă un anumit mesaj nu rezolvă problema. În plus, unele sisteme oferă o opțiune de apel invers automat, permițând clienților să solicite un apel invers de la un agent la o dată ulterioară.

În plus, puteți utiliza aceste sisteme automate de apeluri pentru a trimite un mesaj pre-înregistrat oricui din lista de contacte fără ca agenții să-i sune.

Iată cum funcționează sistemele automate de meniu telefonic:

• Redau un mesaj înregistrat atunci când un client sună la numărul local sau gratuit al unei companii.
• Clientul poate alege o opțiune de meniu potrivită selectând un număr corespunzător pentru rezolvarea problemei sau obținerea suportului unui agent live.
• Unele includ sisteme de răspuns vocal interactiv care permit clienților să exprime problema în loc să apese un buton.
• Apelurile outbound funcționează în sens invers. Sistemul de mesagerie automată efectuează un apel și fie redă un mesaj înregistrat, fie conectează apelatul la un agent odată ce detectează o voce. În caz contrar, utilizează funcția “Lăsare automată de mesaj pe voicemail”.

Aceste sisteme personalizate de meniu telefonic suportă diverse integrări cu terți. De exemplu, puteți integra al vostru cu software CRM (Customer Relationship Management) pentru a segmenta, puncta și urmări clienții potențiali.

Care sunt caracteristicile sistemelor de apeluri automate?

Cele mai notabile caracteristici ale sistemelor de apeluri automate includ:

• ID-uri de apelant personalizabile – După verificarea unui număr de telefon valid, puteți personaliza ID-ul apelantului, astfel încât clienții să știe cine le sună.
• Salut personalizat al companiei – Puteți saluta fiecare apelant cu un mesaj personalizat.
• Difuzare de mesaje vocale în masă – Aceste sisteme de apeluri fără agent permit proprietarilor de afaceri să efectueze apeluri simultane către o întreagă listă de contacte.
• Programarea apelurilor – Companiile pot stabili o dată și oră specifică pentru fiecare apel outbound.
• Detectarea voicemail-ului – Dacă un automat de răspuns sau serviciu de voicemail preia un apel, un sistem de apeluri automate va reda mesajul după ton.
• Voicemail-to-text – Sistemul poate trimite un text dacă apelatul nu are o opțiune de voicemail.
• Servicii de răspuns automate – Puteți înregistra mesaje pentru abordarea punctelor comune de durere ale clienților.
• Reguli de rutare personalizabile – Puteți ruta apelurile pe baza datelor CRM sau help desk pentru a beneficia de distribuția automată a clienților potențiali și a oferi suport fără probleme pentru clienți. Puteți seta rutare bazată pe abilități concentrată pe scorurile agenților sau rutare bazată pe timp legată de orele lor de lucru.
• Analiză în timp real – Un tablou de bord live cu funcții de monitorizare și raportare în timp real vă poate oferi informații despre timpul mediu de răspuns, performanța agentului și multe altele.
• Funcții avansate – Majoritatea sistemelor oferă funcții avansate, cum ar fi înregistrarea apelurilor, videoconferință, înregistrare și transcriere de întâlniri, apel invers automat, transcrieri de voicemail, transferuri de apeluri, sondaje și chestionare.

Ce trebuie evitat atunci când utilizați sisteme de apeluri automate?

Un meniu prost este una dintre cele mai rele lucruri pe care le-ar putea avea un sistem de apeluri automate. Poate transforma fiecare apelant într-un client furios și îl poate face să dorească să treacă la alt serviciu.

Meniul dvs. trebuie să fie concis și să ofere opțiuni care se potrivesc diferitelor situații. Evitați saluturile lungi, opțiunile greșite și prea multe alegeri care ar putea confunda clienții.

Muzica neclară și o interfață de utilizator greoaie pot, de asemenea, strica experiența utilizatorului. Apelații dvs. nu ar trebui să treacă prin obstacole pentru a obține suportul necesar, nici nu ar trebui să asculte aceeași cântec în buclă în timp ce sunt în așteptare. Dacă decideți să redați muzică, lăsați apelații să-și aleagă melodiile preferate pentru a-și îmbunătăți satisfacția.

Care sunt beneficiile utilizării sistemelor de apeluri automate?

Dacă utilizați un sistem de apeluri automate, veți beneficia de aceste avantaje:

• Eficiență în timp – Apelurile telefonice automate către o lungă listă de numere de telefon pot economisi timp prețios, stimulând eficiența și productivitatea agenților.
• Economii de costuri – Datorită apelurilor nelimitate și prețurilor accesibile, puteți economisi bani la apelurile outbound în timp ce serviți clienți din întreaga lume. Răspunsul automat reduce timpul de apel al agenților, reducând în plus costurile.
• Timp de răspuns redus – Un mesaj pre-înregistrat relevant poate răspunde rapid la întrebările clienților.
• Satisfacția clienților – Orice client poate transfera apelul la un agent live pentru a rezolva probleme complexe.
• Nurturarea clienților potențiali – ACD telefonic vă permite să urmăriți clienții potențiali fără probleme și să creșteți ratele de conversie și vânzări. Puteți genera un raport detaliat pentru fiecare apel și integra sistemul cu aplicații terță parte, cum ar fi CRM sau software help desk.
• Comunicare și colaborare mai bună în echipă – Multe sisteme oferă funcții de mesagerie în echipă și apeluri interne pentru comunicare și colaborare simplificată. Majoritatea oferă stocare nelimitată pentru înregistrări de apeluri, mesaje și documente partajate.

Cât costă sistemele de apeluri automate?

Sistemele de apeluri automate sunt soluții rentabile care nu necesită instalații de hardware sau software.

În funcție de furnizor, puteți obține un plan de bază începând de la aproximativ $20 pe utilizator pe lună, dar ar putea avea capacități limitate. Unii furnizori percep aproape $200 pe utilizator/lună pentru un plan avansat. Unii percep taxe lunare pe minut, în timp ce alții oferă minute și mesagerie nelimitată.

Dacă obțineți un plan de prețuri anual, s-ar putea să obțineți o reducere de preț anual. O reducere de volum este, de asemenea, posibilă pentru multe conturi de utilizatori suplimentari.

LiveAgent ar putea fi cea mai accesibilă opțiune. Începând de la $49/agent/lună și oferind 180+ funcții, este cel mai accesibil plan din piață.

Este un plan premium, all-inclusive pe care îl plătiți pe măsură ce mergeți, deci nu există opțiuni de plan anual. Nu necesită contract sau taxe de configurare și puteți face upgrade sau anula oricând și obțineți o încercare gratuită de 30 de zile (fără card de credit necesar) pentru a explora funcțiile.