O listă de verificare cuprinzătoare pentru diligență cuvenită a clienților pentru a ajuta întreprinderile să identifice riscurile clienților prin securizarea datelor, verificarea identităților, verificarea sancțiunilor, evaluarea riscurilor, monitorizarea activităților și raportarea comportamentului suspect pentru a îndeplini obligațiile legale și a preveni amenințările.
O listă de verificare pentru diligență cuvenită a clienților (CDD) este o parte critică a oricărui program de conformitate al unei afaceri. Acest document ajută companiile să identifice și să evalueze riscul asociat cu clienții lor. Pentru a atenua acele amenințări potențiale, întreprinderile trebuie să colecteze informații despre clienții lor și să ia măsuri pentru a le verifica. În acest articol, vom discuta componentele cheie ale unei liste de verificare CDD și vom furniza exemple de cum să completați fiecare pas.
Efectuarea CDD este un proces crucial pentru orice organizație sau instituție financiară. Prin completarea unui document care prezintă pașii necesari pe care trebuie să-i urmeze, întreprinderile pot asigura că îndeplinesc obligațiile lor legale și de reglementare. În plus, o listă de verificare a conformității CDD poate ajuta companiile să identifice și să evalueze pericolele potențiale ale desfășurării de activități comerciale cu unii clienți. Prin luarea oricăror măsuri necesare pentru a atenua acele riscuri, întreprinderile și instituțiile financiare se pot proteja de potențialele pierderi financiare.
Întreprinderile care se ocupă cu clienții Toate pot beneficia de a avea o listă de verificare CDD pentru a le ajuta să evite orice probleme legale sau financiare care pot rezulta din neefectuarea diligentei cuvenite asupra clienților. Urmând pașii din lista de verificare, pot fi siguri că iau precauțiile necesare pentru a evita orice probleme potențiale.
Întreprinderile care sunt obligate să respecte reglementările AML Reglementările privind combaterea spălării de bani (AML) obligă întreprinderile să ia măsuri suplimentare pentru a preveni finanțarea activităților criminale. Parte din aceste cerințe de reglementare include completarea CDD. Prin a avea o listă de verificare pentru aceasta, întreprinderile pot asigura că sunt în conformitate continuă cu reglementările AML.
Orice organizație sau instituție financiară care dorește să se protejeze de riscurile financiare asociate cu clienții săi Un astfel de document poate ajuta întreprinderile să identifice și să evalueze orice amenințări potențiale reprezentate de clienții lor. Prin luarea de măsuri pentru a atenua acele riscuri, companiile se pot proteja de pierderile financiare care ar putea apărea ca urmare.
Testați securitatea rețelelor și sistemelor dvs. și asigurați-vă că angajații dvs. sunt instruiți în cele mai bune practici de securitate a datelor.
Pentru a proteja afacerea dvs. de orice pierderi financiare potențiale care ar putea apărea dacă identitățile oricăruia dintre clienții dvs. sunt furate. În plus, dacă sistemele dvs. sunt compromise, puteți fi supus unor amenzi grele din partea organelor de reglementare.
În primul rând, ar trebui să aveți controale interne și o politică de securitate a datelor care să prezinte măsurile rezonabile pe care trebuie să le luați pentru a proteja rețelele și sistemele dvs. Apoi, verificați că toți angajații dvs. sunt instruiți în cele mai bune practici de securitate a datelor, cum ar fi neimpartășirea parolelor sau descărcarea de fișiere care nu provin din surse fiabile.
Colectați și confirmați numele, adresele, datele de naștere și alte informații de identificare ale clienților dvs.
Aceasta ajută să vă asigurați că luați măsuri rezonabile pentru a confirma că clienții sunt cine spun că sunt. Ca urmare, aceasta va contribui la prevenirea furtului de identitate și a fraudei, precum și la conformitatea cu reglementările AML.
Colectați informațiile lor printr-un formular online sau un chestionar Know Your Customer (KYC) și verificați că se potrivesc cu înregistrările dvs. După aceea, ar trebui să confirmați că detaliile sunt corecte prin obținerea de copii ale documentelor lor de identitate, cum ar fi pașapoarte sau permise de conducere.
Căutați numele clienților dvs. pe listele de sancțiuni pentru a vă asigura că nu desfășurați activități comerciale cu persoane fizice sau juridice restricționate.
Dacă desfășurați activități comerciale cu cineva care este sub sancțiuni, puteți fi supus unor amenzi grele sau chiar închisoare. Ca atare, trebuie să verificați sancțiunile înainte de a intra în orice tranzacții comerciale.
Cel mai comun este să căutați numele clienților dvs. pe listele de sancțiuni. Aceste liste sunt de obicei întreținute de agențiile guvernamentale, forțele de ordine sau instituții financiare, ceea ce înseamnă că conțin informații precise și actualizate.
După ce ați colectat și verificat informațiile lor, ar trebui să evaluați profilul de risc asociat al clientului.
Estimarea probabilității ca aceștia să comită fraude sau dacă există riscuri de spălare de bani vă ajută să determinați nivelul de diligență cuvenită care este necesar pentru fiecare tip de client. De exemplu, tipurile de clienți cu risc ridicat vor trebui să se supună unor verificări mai stricte decât cele cu nivel de risc scăzut.
Puteți puncta clienții individuali pe baza unor factori cum ar fi țara lor de origine, industria și istoricul tranzacțiilor. Făcând acest lucru, veți obține o idee mai bună despre care sunt clienții dvs. cu risc mai ridicat și, prin urmare, necesită mai multă diligență cuvenită.
În funcție de rezultatele evaluării dvs., este posibil să trebuiască să colectați detalii suplimentare de la clienții dvs.
Ajută la verificarea suplimentară a identității lor și la evaluarea nivelurilor lor de risc. De exemplu, ați putea decide să solicitați copii ale declarațiilor lor financiare.
Puteți solicita documentele necesare direct de la client sau printr-un formular online. Odată ce le aveți, verificați că informațiile se potrivesc cu ceea ce aveți deja în evidență.
După ce ați colectat toate informațiile necesare, ar trebui să le verificați pentru a vă asigura că totul este corect.
Aceasta contribuie la protejarea afacerii dvs. împotriva fraudei și a riscului potențial de spălare de bani. Pentru a o face, este posibil să trebuiască să confirmați adresa unui client sau locul de muncă, de exemplu.
Există câteva moduri de a face acest lucru, cum ar fi apelarea clientului sau trimiterea unei scrisori. Puteți utiliza, de asemenea, servicii terțe ca sursă independentă pentru a verifica identitatea și/sau adresa acestora.
În funcție de rezultatele procesului până acum, este posibil să trebuiască să efectuați o verificare suplimentară a clienților dvs.
Aceasta ajută la evaluarea suplimentară a nivelului de risc al unui client și asigură că sunt cine spun că sunt. În această etapă, ar trebui să verificați antecedentele lor penale sau istoricul financiar, dacă se consideră necesar.
Prin căutarea în bazele de date online sau angajarea unui serviciu profesional. Odată ce aveți informațiile necesare, ar trebui să le revizuiți cu atenție pentru a căuta orice semnale de alarmă.
Dacă nu sunteți sigur cu privire la un anumit client, puteți oricând angaja pe cineva să vă reprezinte din punct de vedere legal.
Aceștia pot oferi sfaturi de specialitate cu privire la abordarea dvs. a procedurilor de diligență cuvenită a clienților și pot asigura că totul se face corect. Un avocat poate ajuta, de asemenea, la rezolvarea oricăror probleme legale care ar putea apărea atunci când se ocupă cu clienți.
Puteți căuta online sau cere recomandări din rețeaua dvs. Odată ce ați găsit câțiva candidați potențiali, verificați calificările și experiența lor pentru a vă asigura că sunt potriviți pentru job. Apoi intervievați-i pentru a vedea dacă ar fi o potrivire bună pentru afacerea dvs.
Chiar și după ce ați completat procesul de diligență cuvenită a clienților, ar trebui să fiți atenți la acțiunile lor.
Pentru a verifica că nu fac tranzacții suspecte și pentru a vă oferi oportunitatea de a reacționa dacă o fac. Dacă observați că un client major face retrageri mari sau frecvente, de exemplu, ar trebui să investigați mai departe pentru a căuta semne de potențială spălare de bani.
Revizuiți în mod regulat declarațiile contului lor de afaceri sau istoricul tranzacțiilor. Dacă observați ceva neobișnuit, luați măsuri adecvate, cum ar fi contactarea clientului sau raportarea activității lor îndoielnice autorităților relevante.
Ar trebui, de asemenea, să fiți conștienți dacă un client începe să se angajeze în orice activitate îndoielnică, deoarece aceasta ar putea fi o indicație că ceva nu este în regulă.
Poate ajuta la identificarea problemelor potențiale devreme și la luarea de măsuri pentru a le preveni să cauzeze daune. Observarea oricărei activități neobișnuite vă permite să investigați mai departe și să aflați dacă clientul se angajează în orice acțiuni criminale înainte să fie prea târziu.
Fiți atenți la modul în care se comportă clientul atunci când interacționați cu aceștia și țineți evidența activităților lor de afaceri în timp. Dacă observați orice abateri de la normal, ar trebui să ridicați problema direct cu aceștia sau să marcați contul pentru o monitorizare continuă mai atentă.
Chiar dacă totul pare să meargă bine, ar trebui să vă mențineți în contact cu clienții dvs. după o anumită perioadă de timp.
Pentru construirea și menținerea unei bune relații cu clientul, precum și pentru a vă permite să-i întrebați despre orice schimbări în circumstanțele sau afacerea lor care ar putea afecta contul sau activitățile lor cu dvs. Verificările regulate arată că sunteți investit în client și în succesul acestuia.
Utilizați un sistem de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) pentru a programa contacte regulate cu clienții cel puțin o dată pe an (dar mai frecvent dacă este posibil), sau configurați un sistem de reamintire pentru dvs. Puteți, de asemenea, pur și simplu să vă adresați atunci când aveți ceva specific de discutat și să-i contactați prin canalul lor de comunicare preferat folosind software-ul helpdesk LiveAgent. Aceasta va ajuta la menținerea unor bune relații cu clienții.
Dacă credeți că un client riscă spălare de bani sau orice altă activitate criminală, ar trebui să o raportați autorităților relevante.
Este o cerință legală pentru dvs. să o faceți, și ajută la protejarea atât a afacerii dvs., cât și a comunității mai largi de daune. Trebuie să luați măsuri dacă aveți orice suspiciune de spălare de bani sau orice alte activități criminale, deoarece acestea sunt crime grave care pot avea consecințe de anvergură.
Există diverse moduri de a raporta activitatea suspectă, în funcție de țara sau regiunea în care locuiți. În SUA, de exemplu, puteți depune un Raport de activitate suspectă (SAR) la Rețeaua de aplicare a legilor privind crimele financiare (FinCEN).
Efectuați o verificare de antecedente pentru toți clienții, inclusiv verificări de antecedente penale și de credit Luați în considerare utilizarea unui Program de identificare a clienților (CIP) pentru a verifica identitatea clientului. Aceasta va implica de obicei colectarea și verificarea anumitor informații despre client, cum ar fi numele, data nașterii și numărul de asigurări sociale. Ar trebui, de asemenea, să efectuați verificări penale și de credit pentru a vă asigura că clientul nu are niciun istoric de crime financiare sau alte activități ilegale.
Solicitați și revizuiți copii ale licențelor de afaceri și permiselor Atunci când onboardați un nou client, asigurați-vă că solicitați să vedeți acestea și orice alte documente relevante pentru evidența dvs. istorică. Aceasta vă va ajuta să confirmați că clientul este legitim și că afacerea acestuia funcționează legal.
Verificați informațiile de contact ale clientului Este important să verificați că detaliile pe care le aveți în evidență sunt corecte și actualizate. Aceasta include numele, adresa de e-mail, adresa poștală și numărul de telefon. Ar trebui, de asemenea, să vă asigurați că aveți o modalitate de a contacta clientul în caz de urgență.
Verificați profilurile de rețele sociale ale clientului pentru orice semnale de alarmă Rețelele sociale pot fi un mod excelent de a cunoaște clienții dvs., dar este, de asemenea, important să verificați orice semne care ar putea indica că nu sunt cine spun că sunt sau se angajează în orice activități ilegale. Aceasta include căutarea de recenzii false, profilurile pe care le urmăresc, comentarii deplasate sau orice alt fel de comportament suspect.
Solicitați recomandări de la alte întreprinderi care au lucrat cu clientul Dacă nu sunteți sigur cu privire la un client, o modalitate de a obține o oarecare liniște sufletească este să vorbești cu alte companii care au desfășurat activități comerciale cu aceștia înainte. Aceasta vă poate ajuta să confirmați că sunt legitimi, de încredere și fiabili de lucru, ceea ce va crește șansele de a avea o bună relație cu clientul.
Întâlniți-vă cu clientul în persoană pentru a obține o senzație a operațiunilor lor de afaceri Dacă este posibil, este întotdeauna o idee bună să aveți o discuție față în față cu cineva înainte de a desfășura activități comerciale cu aceștia. Aceasta vă va oferi o oportunitate de a-i cunoaște mai bine și de a afla despre afacerea lor din prima mână. Este, de asemenea, o oportunitate de a pune orice întrebări pe care le-ați putea avea și de a obține mai multă asigurare că sunt cine spun că sunt.
CDD este procesul de investigare amănunțită a unui potențial client înainte de a intra într-o relație de afaceri cu acesta. CDD este o parte importantă a oricărui plan de gestionare a riscurilor, deoarece poate ajuta să protejeze compania dvs. de a fi implicată în activități ilegale sau lipsite de etică. Prin urmare, neefectuarea CCD este o abordare bazată pe risc care poate avea consecințe grave pentru afacerea dvs.
Puneți o mulțime de întrebări și faceți o cercetare. Prin completarea unui formular de diligență cuvenită a clienților sau urmând o listă de verificare a conformității, cum ar fi cea prezentată în acest articol, puteți fi sigur că ați efectuat verificări amănunțite. Luarea timpului pentru a implementa măsuri adecvate de diligență cuvenită a clienților va fi profitabilă pe termen lung.
În primul rând, compania dvs. ar putea fi răspunzătoare pentru orice pierderi suferite de cealaltă parte ca urmare a neglijenței dvs. În al doilea rând, puteți fi supus unor penalități civile sau penale dacă se descoperă că ați participat, chiar și fără să știți, la spălare de bani sau alte crime financiare. În al treilea rând, este posibil să pierdeți informații importante despre cealaltă parte care ar putea fi critice pentru procesul dvs. de luare a deciziilor. În sfârșit, compania dvs. ar putea fi inclusă pe lista neagră pentru neîndeplinirea cerințelor de reglementare sau de către instituții financiare dacă se constată că ați desfășurat activități comerciale cu persoane fizice sau juridice din categorii cu risc ridicat.
Un loc excelent pentru a începe este Ghidul de resurse al Legii privind practicile corupte în străinătate (FCPA) din Departamentul de Justiție al SUA. Ghidul acoperă o gamă largă de subiecte legate de diligența cuvenită a clienților care ar trebui luate în considerare la efectuarea CCD.
Îmbunătățiți serviciile pentru clienți cu lista noastră cuprinzătoare de verificare pentru audit. Evaluați calitatea, identificați lacunele de îmbunătățire, col...
Asigurați conformitatea și construiți încredere cu lista de verificare Cunoașterea clientului de la LiveAgent. Verificați identitatea, adresa și profilurile de ...
Respectați Legea privind secretul bancar folosind această listă de verificare cuprinzătoare a programului de identificare a clienților pentru instituțiile finan...
Alăturați-vă comunității noastre de clienți mulțumiți și oferiți suport excelent pentru clienți cu LiveAgent.
