Lista de verificare pentru munca la distanță

Stabiliți clar perioada în care se așteaptă ca angajații dvs. să lucreze.

De ce este important să precizați orele de lucru?

Atât angajații cât și angajatorii ar trebui să fie conștienți de aceasta. Dacă oamenii nu sunt conștienți de orele lor de lucru, aceasta poate duce la probleme cu productivitatea și eficiența.

Cum precizați orele de lucru?

Întrebați angajații care este cel mai convenabil moment pentru ei să-și facă munca. Decideți ce este mai bine pentru echipa dvs., fie ore precise de lucru, fie programe flexibile.

Ce instrumente ajută la precizarea orelor de lucru?

Instrumente de gestionare a timpului cum ar fi Trello sau Toggl, etc.

Asigurați-vă că angajații dvs. înțeleg responsabilitățile lor. Asigurați-vă că nu micromanageriți, deoarece aceasta va duce doar la frustrare și productivitate mai scăzută.

De ce este important să stabiliți responsabilități și așteptări clare?

Cu cât toată lumea înțelege mai clar responsabilitățile și așteptările sale, cu atât mai productiv va fi locul de muncă. Angajatorii vor putea ține angajații responsabili pentru acțiunile lor, în timp ce angajații vor simți că au o voce.

Cum stabiliți responsabilități și așteptări clare?

Pregătiți descrieri de funcții care descriu responsabilitățile fiecărei poziții și asigurați-vă că le actualizați după cum este necesar. Informați personalul dacă apar potențiale schimbări.

Ce instrumente să utilizați în acest pas?

Instrumente de colaborare cum ar fi Trello, Asana sau Basecamp creează sarcini specifice pentru angajați și urmăresc progresul lor, sau puteți lua în considerare și implementarea unei aplicații de listă de verificare.

Stabiliți o politică clară de muncă la distanță care abordează vacanțele, pauzele, concediile și zilele de boală.

De ce este important să decideți cu privire la timp liber?

Angajatorii trebuie să gestioneze absențele pentru ca munca să continue, în timp ce angajații trebuie să știe ce este acceptabil în ceea ce privește luarea timpului liber.

Cum decid cu privire la timp liber?

Este mai bine să acordați cel puțin câteva zile libere, unele plătite și altele neplătite în funcție de politica specifică pentru fiecare angajat. Unii angajatori chiar permit vacanță nelimitată, dar aceasta necesită de obicei încredere din ambele părți și angajament de a lucra responsabil fără supraveghere. Cereți personalului să solicite zilele libere cât mai devreme posibil.

Ce instrumente să utilizați pentru a decide cu privire la timp liber?

Utilizați Google Docs sau Sheets pentru a crea un fișier în care toată lumea poate solicita zilele în care dorește să fie liberă, adăugați note și vedeți orice schimbări în timp real.

Planificați cât de des, unde și când ar trebui să se țină întâlnirile.

De ce este important să planificați întâlnirile în avans?

Întâlnirile ar trebui să fie practice și eficiente dacă le veți ține în mod regulat. În acest fel, toată lumea poate rămâne concentrată pe sarcina la îndemână fără a pierde timp.

Cum planificați întâlnirile în avans?

Ar trebui să stabiliți o întâlnire regulată pentru actualizări de echipă. De exemplu, în fiecare vineri dimineață sau miercuri după-amiază. Puteți, de asemenea, organiza întâlniri ad-hoc atunci când ceva trebuie discutat imediat.

Ce instrumente ajută la planificarea întâlnirilor în avans?

Slack, LiveWebinar, Zoom sau Google Hangouts sunt toate instrumente excelente de comunicare video.

Comunicarea este cheia pentru orice echipă la distanță. Stabiliți liniile directoare de comunicare și asigurați-vă că toată lumea le respectă.

De ce este important să simplificați comunicarea?

Lucrurile pot deveni rapid haotice dacă nu aveți un plan de comunicare. Pentru a ține toată lumea la curent, este necesar să stabiliți o modalitate pentru ca oamenii să comunice în mod eficient și rapid.

Cum simplificați comunicarea?

Este esențial să aveți o modalitate de a urmări progresul proiectelor, astfel încât să puteți determina dacă cineva rămâne în urmă. În plus, este util să vedeți ce face echipa zi de zi.

Pentru a simplifica comunicarea cu clienții, utilizați software de ticketing, cum ar fi LiveAgent. E-mailurile, chat-urile, apelurile, mențiunile din rețelele sociale și mesajele din alte canale vor ajunge toate într-o singură cutie de intrare universală. Aceasta face comunicarea mai ușoară și rezultă într-o satisfacție mai mare a clienților.

Ce instrumente să utilizați pentru a simplifica comunicarea?

• Comunicare în echipă – instrumente cum ar fi Asana sau Basecamp sunt utile, dar doar dacă toată lumea le folosește în mod consecvent.
• Comunicare cu clienții – software all-in-one help desk cum ar fi LiveAgent (este gratuit să încercați!).

Pentru ca toată lumea să fie pe aceeași pagină și să se miște în aceeași direcție, fiecare echipă are nevoie de un set de valori și obiective comune.

De ce este important să aveți grijă de cultura companiei?

Liniile directoare ale companiei vor ajuta la atragerea viitorilor angajați, dar sunt, de asemenea, esențiale pentru retenția angajaților. Angajații care simt că fac parte dintr-o echipă și ale căror valori se aliniază cu ale organizației sunt mai susceptibili să rămână cu compania.

Cum aveți grijă de cultura companiei?

Creați o listă de valori fundamentale și asigurați-vă că toată lumea le înțelege. De asemenea, un manual al companiei poate descrie așteptările și politicile companiei.

Ce instrumente ajută la grijă de cultura companiei?

Puteți crea un document Google Docs sau puteți crea un scurt videoclip/prezentare despre valorile fundamentale ale companiei dvs.

Verificați că angajații dvs. au medii de lucru productive înainte de a începe să lucreze la distanță.

De ce este important să verificați mediul de lucru la distanță al angajaților dvs.?

Nu toată lumea are condiții ideale pentru a lucra de acasă. Dacă doriți ca personalul dvs. să se concentreze pe munca lor, trebuie să aibă resursele și instrumentele de care au nevoie.

Cum verificați mediul de lucru la distanță al angajaților dvs.?

Dacă este posibil, închiriați un spațiu de lucru fizic în zona lor (de exemplu, un spațiu de coworking). Dacă nu, încercați să le oferiți condiții de lucru mai bune acasă prin furnizarea unor echipamente (scaune, birouri, etc.).

Ce instrumente să utilizați pentru a verifica mediul de lucru la distanță al angajaților dvs.?

Pentru a afla dacă cineva nu are un mediu la distanță adecvat, ați putea să-i faceți un sondaj prin Google Forms.

Când echipa dvs. începe să lucreze la distanță, este esențial să aveți un plan pentru onboarding-ul noilor angajați.

De ce este important să planificați onboarding-ul la distanță?"

Dacă nu aveți un plan de onboarding, poate fi dificil să puneți noii angajați la curent.

Cum planificați onboarding-ul la distanță?

Planificați întâlniri video și sesiuni de formare pentru ca angajații dvs. să se familiarizeze rapid cu noul sistem. Creați manuale pentru fiecare angajat pentru a citi, astfel încât să se poată familiariza cu liniile directoare ale companiei.

Ce instrumente să utilizați pentru a planifica onboarding-ul la distanță?

Puteți utiliza LiveWebinar pentru sesiuni de formare online. Creați manuale în Google Docs/Sheets.

Pentru a fi productivi, lucrătorii la distanță au nevoie de instrumente adecvate, cum ar fi un computer cu toate programele de care au nevoie instalate.

De ce este important să vă asigurați că angajații dvs. au dispozitivele necesare?

Dacă lucrătorii dvs. la distanță nu au dispozitivele personale sau instrumentele corecte, va fi dificil pentru ei să-și completeze munca.

Cum vă asigurați că angajații dvs. au dispozitivele necesare?

Echipați angajații dvs. cu instrumentele și dispozitivele potrivite.

Ce instrumente să utilizați pentru a vă asigura că angajații dvs. au dispozitivele necesare?

Puteți crea o listă de cerințe pentru munca la distanță pe Google Docs/Sheets. Luați în considerare investiția în tehnologie cum ar fi stocarea în cloud (de exemplu, Dropbox) și partajarea fișierelor (Google Drive).

O conexiune la internet fiabilă este o necesitate pentru lucrătorii la distanță.

De ce este important să acordați acces la internet?

Dacă internetul unui angajat se oprește chiar și pentru câteva minute, aceasta poate avea consecințe semnificative. Verificați că nu au probleme de conectare atunci când lucrează la distanță.

Cum acordați tuturor acces la internet?

Verificați periodic vitezele de internet ale tuturor. Dacă există probleme, contactați furnizorul de servicii și rezolvați-le cât mai repede posibil.

Ce instrumente să utilizați pentru a acorda tuturor acces la internet?

Pingdom vă permite să monitorizați starea unei conexiuni la internet din orice parte a lumii.

Asigurați-vă că angajații dvs. au acces la suport tehnic dacă ceva nu funcționează corect.

De ce este important să oferiți suport tehnic?

Dacă lucrătorii dvs. la distanță nu au acces la suport tehnic, aceștia pot deveni frustrați și pot vedea aceasta ca un obstacol care îi împiedică să-și termine munca.

Cum oferiți suport tehnic?

Oferiți angajaților dvs. o listă de contacte de suport, inclusiv o adresă de e-mail și un număr de telefon, etc.

Ce instrumente să utilizați pentru a oferi suport tehnic?

Puteți crea un document (de exemplu, în Google Docs) care descrie procesul de suport tehnic și acordați tuturor din echipa dvs. acces la acesta. Luați în considerare investiția în software care oferă angajaților dvs. acces la suport 24 de ore pe zi.

Angajații dvs. la distanță trebuie să înțeleagă care sunt obligațiile lor de siguranță.

De ce este important să stabiliți obligații de siguranță?

Siguranța angajaților dvs. ar trebui să fie întotdeauna o prioritate de top. Personalul dvs. trebuie să fie conștient de pericolele implicate în lucrul de acasă și să înțeleagă politicile de siguranță ale companiei.

Cum stabiliți obligații de siguranță?

Explicați clar ce trebuie acoperit din partea lor și pe care elementele de siguranță ar trebui să se concentreze.

Ce instrumente să utilizați pentru a stabili obligații de siguranță?

Geofencing vă permite să urmăriți locația dispozitivului unui angajat și să stabiliți limite pe care nu le pot depăși. Cu toate acestea, acest pas este esențial doar dacă compania dvs. deține date cu adevărat sensibile, altfel ar trebui doar să aveți încredere în personalul dvs. – se plătește.

Mențineți actualizări regulate pentru aplicațiile și dispozitivele echipei dvs.

De ce este important să aveți grijă de actualizări regulate?

Dacă angajații dvs. la distanță nu-și actualizează dispozitivele, aceștia pot deveni vulnerabili la atacuri cibernetice. Verificați că toată lumea ține pasul cu actualizările regulate și nu le neglijează.

Cum aveți grijă de actualizări regulate?

Creați un document care conține o listă de actualizări necesare, astfel încât toată lumea să aibă acces la această informație.

Ce instrumente ajută la grijă de actualizări regulate?

Ar trebui să luați în considerare investiția în instrumente cum ar fi Microsoft AutoUpdate (pentru Windows) sau Mac OS X Update (pentru dispozitivele Apple), care vă vor permite să actualizați automat tot software-ul angajaților dvs.

Trebuie să identificați domeniile în care angajații dvs. sunt cel mai susceptibili să întâmpine probleme de siguranță.

De ce este important să identificați riscurile de siguranță?

Dacă știți unde se află pericolele, puteți lua măsuri care vor ajuta la atenuarea lor. Identificați toate amenințările potențiale înainte de a deveni o problemă.

Cum identificați riscurile de siguranță?

Luați în considerare crearea unei hărți a riscurilor de siguranță care descrie domeniile în care angajații dvs. ar putea întâmpina pericol.

Ce instrumente să utilizați pentru a identifica riscurile de siguranță?

Există diverse instrumente care identifică domeniile de risc de siguranță, inclusiv Geofencing, software de monitorizare a rețelelor sociale (cum ar fi Mediatoolkit) și Google Alerts.

În caz că ceva merge prost, trebuie să oferiți un plan de urgență și să faceți spațiul de lucru mai sigur.

De ce este important să scrieți un plan de urgență?

În caz de urgență, lucrătorii dvs. la distanță ar putea intra în panică și ar putea agrava lucrurile. Un plan de urgență poate preveni aceasta.

Cum scrieți un plan de urgență?

Creați un document cu o listă de lucruri de făcut care descrie planul de urgență pas cu pas.

Ce instrumente vă ajută să scrieți un plan de urgență?

Cele pe care le folosesc cel mai des angajații dvs. vor fi cele cu care sunt cel mai familiari și probabil că le pot gestiona cel mai repede.

Una dintre cele mai mari probleme cu munca la distanță este imposibilitatea de a comunica cu oamenii direct. Deoarece lucrătorii la distanță ar putea petrece cea mai mare parte a timpului în patru pereți, sănătatea lor mentală este crucială.

De ce este important să aveți grijă de bunăstarea angajaților dvs.?

Dacă un angajat începe să se lupte cu sănătatea sa mentală, aceasta poate avea un impact masiv asupra eficienței companiei.

Cum ajutați să aveți grijă de bunăstarea angajaților dvs.?

Indiferent dacă are legătură cu munca sau nu, asigurați-vă că toată lumea are acces la ajutor dacă are nevoie.

Ce instrumente ajută la grijă de bunăstarea angajaților dvs.?

Puteți efectua un sondaj anonim prin Google Forms sau SurveyNuts.

Încurajați angajații dvs. să aibă chat-uri informale cu colegii lor, chiar și în scopuri non-profesionale. Aceasta îi va ajuta să se simtă mai conectați la echipă și va preveni sentimentele de izolare.

De ce este important să facilitați chat-urile informale cu colegii de echipă?

Dacă angajații dvs. încep să simtă că sunt într-un acvariu, ar putea deveni dificil pentru ei să se concentreze și să-și facă munca.

Cum facilitați chat-urile informale cu colegii de echipă?

Acordați atenție fiecărei oportunități pentru “întâlniri” la distanță, nu doar cele despre muncă, ci și pentru a sărbători zilele de naștere ale angajaților, de exemplu.

Ce instrumente vă ajută să facilitați chat-urile informale cu colegii de echipă?

Fiecare instrument de webinar și mesagerie (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, etc.) va funcționa aici.

Este mult mai dificil să înveți o nouă abilitate atunci când lucrezi la distanță decât în birou. Oferiți angajaților dvs. opțiuni alternative și stimulente pentru a învăța noi abilități, oportunități de a se îmbunătăți. Acordați-le acces la tehnologie care îi va ajuta să facă toate acestea.

De ce este important să oferiți angajaților dvs. formare?

Permiterea angajaților dvs. să se dezvolte îi ajută să vadă munca lor ca o carieră, nu doar un alt loc de muncă. Încurajați-i să participe la webinare sau să urmeze cursuri legate de interesele lor profesionale.

Cum oferiți angajaților dvs. opțiuni de formare?

Luați în considerare oferirea diferitelor tipuri de formare, cum ar fi tutoriale video, webinare sau e-cărți. Ați putea, de asemenea, sprijini angajații dvs. să completeze cursuri în propriul timp.

Ce instrumente să utilizați pentru a oferi angajaților dvs. opțiuni de formare?

Puteți utiliza software de conferință video cum ar fi Skype sau Zoom pentru a efectua formare în direct sau platforme cum ar fi Lynda.com și Coursera pentru a oferi cursuri online.