De ce ar trebui să integrezi software?

În zilele noastre este normal să ai și să folosești cel puțin un software într-o companie, nu-i așa? Cu câțiva ani în urmă, acest lucru nu era atât de evident; acum este obligatoriu. Chiar și în trecut, companiile care aveau software puternic îl considerau un avantaj competitiv; astazi, nu mai este un avantaj; este o necesitate. Mai mult, integrarea software este necesitatea zilelor noastre.

Merită menționat că 17% din oamenii de vânzări numesc lipsa integrării cu alte instrumente ca fiind cea mai mare provocare în joburile lor. Această statistică subliniază importanța critică a integrării software în operațiunile moderne de afaceri.

Software și Hardware

Cu ceva timp în urmă, era necesar să ai propriile servere, unde ținei sistemele, informațiile și datele tale. În acest fel, ești “sigur” că totul era sub controlul tău, într-un loc pe care îl deții.

Această practică era cea mai comună. Erau disponibile piese de software instalabile bine-cunoscute doar pe PC-uri. Chiar și până astazi, multe companii (de toate dimensiunile) continuă să folosească software instalabil, on-premise, din cauza politicilor interne de securitate, sau din simplul fapt că schimbarea acestui tip de sisteme în structuri mari și birocratice este oarecum complexă și consumă timp.

Utilizarea software on-premise instalat local necesită HARDWARE. Și hardware-ul (în afară de software) este și o investiție. Trebuie să ții cont că echipamentul pe care îl folosești astazi va deveni învechit, și vei fi forțat să îl actualizezi.

Era nouă

Astazi, datorită celebrelor platforme de comunicare în cloud sau soluțiilor software ca serviciu (SaaS), nu va trebui niciodată să te îngrijorezi cu privire la menținerea raftului tău de hardware la zi cu servere scumpe, și chiar mai bine, nu va trebui să te îngrijorezi cu privire la securitate.

Cum este posibil? Ei bine, pentru a o simplifica foarte mult, unele companii oferă serviciul de a funcționa ca serverul tău, dar în cloud (prin Internet). Deci, în loc să te îngrijorezi de hardware, le dai lor responsabilitatea pentru asta; și pentru securitate, de asemenea, utilizând CERTIFICATE FOARTE renumite. În majoritatea cazurilor, aceste companii sunt Google Cloud și Amazon Web Services.

Ce este integrarea software în primul rând?

Deci, în momentul în care decizi să-ți muti operațiunile într-un mediu software bazat pe cloud, sunt multe sisteme din care poți alege. Și sunt disponibile multe oportunități noi în fața ta. Una dintre aceste oportunități se numește integrare software.

Îți permite să conectezi instrumente și sisteme pe care le-ai folosi în mod normal separat, într-o singură platformă. Datorită conectării lor, permiți diferitelor soluții și aplicații să schimbe date și să comunice între ele. Toate datele sunt stocate într-un singur loc; echipa ta nu trebuie să se conecteze la sisteme diferite pentru a face același job sau pentru a găsi informațiile de care are nevoie.

Multe sarcini manuale sau obositoare sunt automatizate, și procesele de afaceri sunt unificate. Poți scoate ce este mai bun din software-ul tău și poți valorifica puterea sinergie prin combinarea celor mai bune caracteristici ale acestora.

Cum comunică sistemele?

Okay, deci cum pot aceste sisteme să comunice între ele? Aceasta este provocarea principală a având mai multe piese de software. Și aceasta este locul unde vine utilizarea reală a API-urilor (Interfețe de Programare a Aplicațiilor).

API-urile sunt definite ca seturi de proceduri și funcții care permit diferitelor sisteme și aplicații să acceseze date sau caracteristici ale unui alt software sau soluție. API este o conexiune programabilă între numeroase instrumente care specifică ce date pot fi mutate de la o entitate la alta. În acest fel și datorită tehnologiei, poți automatiza multe, foarte multe procese pe care le desfășori în organizațiile tale folosind diferite soluții.

Să aruncăm o privire la câteva exemple:

• Când un prospect devine client (aceasta se întâmplă într-un CRM), vrei ca sistemul să declanșeze o acțiune în ERP, să pregătească o factură electronică și să o trimită la email-ul noului client.
• De fiecare dată când adaugi un nou produs la ERP-ul tău și stocul este mai mare decât 0, vrei ca sistemul să îl adauge pe eBay și Amazon la același preț, și fiecare schimbare de preț să se întâmple automat.
• Când cineva completează o sarcină, sistemul de gestionare a proiectelor ar trebui să anunțe următoarea persoană responsabilă că trebuie să înceapă cu sarcina următoare. La sfârșitul acestui proces, sistemul ar trebui să-ți trimită un email automat cu un PDF al rezumatului a ceea ce a fost făcut și al timpului petrecut de fiecare dintre persoane cu sarcinile lor.

Și sunt mii și mii de alte exemple.

Ce tipuri de software sau sisteme poți integra?

După cum s-a menționat mai sus, treptat companiile realizează că au nevoie de software bazat pe cloud. Dar de obicei, au nevoie de mai multe tipuri de software, fiecare servind un scop principal. Software-ul care face totul ceea ce ai nevoie probabil nu există. Și dacă există unul, nu este un bun.

Dacă conduci o mică companie, s-ar putea să găsești software care oferă toate caracteristicile de care ai nevoie. Dar ceea ce vreau să spun este că un software global care acoperă totul ceea ce au nevoie majoritatea companiilor nu există. Trebuie să îl integrezi cu alte instrumente pentru a-i extinde caracteristicile și capacitățile.

Acestea sunt principalele tipuri de sisteme utilizate în cadrul companiilor de toate dimensiunile:

ERP (Planificarea Resurselor Întreprinderii)

Este actorul principal în cadrul fiecărei organizații care îl folosește. Companiile folosesc ERP pentru a stoca date din multe activități de afaceri, unde ai și gestionarea generală a costurilor, cheltuielilor, plăților, colecțiilor, gestionarea cheltuielilor, printre alte lucruri, cum ar fi producția, logistica, etc.

Software Help Desk

Software Help Desk este o soluție care îți permite să oferi clienților tăi toate tipurile de suport prin diferite canale. Ar trebui să includă comunicare prin email, call center, live chat și posibilitatea de a gestiona interacțiunile pe rețelele sociale. Toate adunate sub un singur acoperiș și accesibile într-o singură cutie de intrare partajată.

CRM (Gestionarea Relațiilor cu Clienții)

Este un software care îți permite să stabilești relații cu perspectivele tale înainte ca acestea să devină clienți, și în timp ce sunt clienții tăi. Poate fi folosit și de oamenii tăi de vânzări pentru a gestiona procesele de vânzare. (Exemplu: HubSpot).

BPM (Gestionarea Proceselor de Afaceri)

Software conceput pentru a ajuta la automatizarea proceselor și fluxurilor de lucru interne ale afacerii. Software-ul BPM este utilizat în mod obișnuit de corporații de dimensiuni medii până mari. Aceste sisteme tind să se concentreze pe analiza și îmbunătățirea pe termen lung și în curs de desfășurare și permite utilizatorilor să controleze claritatea proceselor și să fie din ce în ce mai productivi. (Exemplu: KiSSFLOW).

CMS (Software de Gestionare a Conținutului)

Un sistem CMS care ne permite să creăm și să gestionăm conținutul site-ului nostru web, blog, pagini de destinație.

HRS (Sistem de Resurse Umane)

Sistem conceput în principal pentru a gestiona procesele necesare de resurse umane în cadrul unei organizații, pentru a documenta acordurile cu fiecare dintre angajați, pentru a organiza concediile și mai mult. Ar putea fi și orice alt software HR, cum ar fi Toggl sau Sparkbay.

Acestea sunt doar câteva exemple de tipuri de software utilizate de companii. Sunt enumerate în principal pentru a sublinia câte soluții diferite sunt disponibile acolo și cât de diferite scopuri servesc. Fiecare dintre aceste sisteme poate fi cu adevărat complex în sine, și vor mai necesita unele add-on-uri sau extensii.

Care sunt beneficiile integrărilor software

1. Accesibilitatea și sincronizarea datelor

Toate datele din sistemele integrate sunt înregistrate automat într-o platformă aleasă, formând astfel o bază de date coezivă și curată. Se întâmplă în timp real. Toate informațiile necesare sunt disponibile la îndemâna ta.

2. Costuri reduse și timp economisit

Măsori cât timp petrec angajații tăi pe sarcini manuale, cum ar fi notarea după un apel, completarea formularelor în CRM-ul tău, copierea acordurilor făcute prin email în BPM-ul tău? Cât timp au nevoie pentru a găsi datele de care au nevoie?

Dacă introduci integrările software potrivite, agenții tăi de servicii pentru clienți sau reprezentanții de vânzări vor avea timp să se concentreze pe sarcini mai importante care generează venit (încheierea afacerilor, vânzări încrucișate). Munca lor va fi mai eficientă.

Datele arată că angajații petrec 19% din timp căutând resurse, documente și informații necesare pentru a-și face joburile.

3. Interacțiune între diferite părți ale afacerii

Integrările software facilitează vizibilitatea activităților și interacțiunilor între diferite departamente și echipe din cadrul companiei. Toată lumea este mai bine informată, deoarece datele sunt disponibile pentru toată lumea.

4. Analiză istorică dintr-o singură locație

Datele colectate în timp pe diferite platforme integrate pot fi analizate dintr-o singură locație.

5. Definirea și executarea de noi KPI-uri

Prin accesul la mai multe date și informații, poți stabili noi ținte pe baza unor noi indicatori care sunt relevanți pentru companie.

6. Luarea deciziilor pe baza comportamentului utilizatorului

Integrarea între platforme îți permite să te concentrezi pe utilizatori și comportamentul lor, deoarece toate datele despre clienții și perspectivele tale sunt disponibile într-un singur loc. Poți oferi suport personalizat persoanelor potrivite, la momentul potrivit, personalizează comunicarea sau campaniile tale. Nu există o modalitate mai bună de a oferi o experiență omnichannel pentru clienți.

7. Determinarea profitabilității campaniilor executate în diferite medii

Deoarece calculul profitabilității campaniilor desfășurate este integrat, este mai ușor să renunți la ceea ce nu funcționează și să optimizezi ceea ce este util într-un mod rapid și eficient.

8. Mai puține erori

Munca manuală este predispusă la erori; pot apărea multe greșeli în timp ce angajații mută date înainte și înapoi prin diferite platforme. Integrarea software reduce cantitatea de date dispersate și suprapuse. Face mai sigur să iei decizii bazate pe date.

Conectează LiveAgent cu instrumentele și soluțiile tale preferate

LiveAgent oferă integrări cu mai mult de 30 de instrumente și tipuri de software, astfel încât să poți oferi clienților tăi un serviciu de asistență pentru clienți excepțional. Integrează help desk-ul tău end-to-end LiveAgent cu CRM-ul tău, CMS, platformele de e-commerce preferate, instrumente de marketing prin email, facturare și soluții de gestionare a proiectelor.