10 sfaturi pentru comunicarea eficientă prin e-mail

Comunicarea prin email a început în 1971 când Ray Tomlinson a trimis primul email către sine. Deși această tehnologie are deja peste 50 de ani, miliarde de emailuri sunt trimise zilnic. Uneori citim și trimitem zilnic mai multe emailuri decât întâlnim oameni reali. Cu toate acestea, în comunicarea prin email comitem aceleași greșeli pe care ar trebui să le evităm pentru binele nostru. Deci cum să ne îmbunătățim emailurile?

Mai jos sunt 10 sfaturi pentru comunicarea eficientă prin email:

1. Fiți clar și concis

Majoritatea oamenilor au prea puțin timp în zi pentru a citi și răspunde la emailuri. Corpul emailului ar trebui să fie informativ și direct. Chiar dacă utilizați alte alternative la email, destinatarul dvs. va aprecia mesajele scurte și clare. Luați în considerare utilizarea punctelor cu glonț sau scrierea unui email separat pentru fiecare subiect pe care trebuie să-l comunicați cuiva.

Amintiți-vă: Emailurile lungi scot viața din oameni.

2. Fiți politicos

Dacă nu sunteți în relații bune cu cineva, evitați limbajul informal, jargonul, argoul și abrevierile necorespunzătoare. Gândiți-vă la cum “se simte” emailul dvs. din punct de vedere emoțional. Dacă emoțiile dvs. ar putea fi înțelese greșit, găsiți un alt mod de a vă formula cuvintele. Fiți prietenos, respectuos și recunoscător.

Doriți să știți când să utilizați un ton casual, formal, serios sau prietenos?

3. Utilizați o linie de subiect clară

Pe baza unei linii de subiect oamenii decid dacă vor deschide un email sau nu. Mulți oameni primesc o cantitate imensă de emailuri, este important să descrieți ce va găsi cititorul în interior. Inbox-ul destinatarului face prima curățenie pentru ei. Și mesajele fără linie de subiect sunt considerate emailuri proaste și, prin urmare, sunt redirecționate către spam.

4. Acordați atenție ortografiei și gramaticii

Acesta este un mod ușor de a arăta că vă pasă. Încercați să citiți mesajul cu voce tare pentru a vă ajuta să detectați orice greșeli de gramatică sau fraze stânjenă pe care altfel le-ați putea rata.

5. Amintiți-vă că emailul nu este niciodată privat

Mesajul dvs. ar putea fi redirecționat către alte persoane fără cunoștința dvs. Dacă informațiile dvs. sunt foarte confidențiale, asigurați-vă că ajung la persoana potrivită.

6. Puneți punctul principal la început

Dacă răspundeți la o întrebare din emailul cuiva, puneți răspunsul lângă început. Majoritatea oamenilor nu le place să citească paragrafe lungi pentru a ajunge la punctul principal la sfârșitul mesajului.

7. Utilizați tasta REPLY

Includeți mesajul anterior când răspundeți la un email. Nu începeți un email nou. Această practică vă economisește timp și timp destinatarului.

8. Fiți ecologic

Evitați tipărirea emailurilor ori de câte ori este posibil. Veți putea să vă mențineți comunicările mai bine organizate și, în plus, să salvați copaci.

9. Evitați ȚIPATUL

Nu utilizați litere mari, aceasta implică țipat. De asemenea, este MAI GREU DE CITIT literele tipărite care sunt toate de aceeași dimensiune, deci acordați cititorilor dvs. o pauză.

10. Includeți semnătura dvs.

Nu vă ascundeți în spatele unui email și includeți-vă numele. Încheiați mesajul cu “Cu sinceritate”, “, “Cu respect”, " sau “Toate cele bune”, " în funcție de situație. Nu uitați să scrieți numele unei companii sub numele dvs. sau să vă partajați cardul de vizită digital.

Gânduri finale

Realizați că odată ce mesajul dvs. este trimis, este imposibil să-l rechemați. Prin trimiterea mesajului greșit cuiva puteți deteriora și ruina afacerea sau cariera dvs. Verificați întotdeauna de două ori mesajul dvs. și linia destinatarului înainte de a trimite orice email. De asemenea, este o idee bună să creați un nou cont de email dedicat pentru comunicări de contact și cu clienții.