Live Chat pentru Instituții Educaționale și Organizații Non-Guvernamentale

Formarea conexiunilor personale este una dintre pietrele de temelie ale instituțiilor educaționale și non-guvernamentale. Se bazează pe interesul, reputația și suportul din partea studenților, donatorilor sau părților interesate.

Comunicarea digitală a deschis o ușă către noi posibilități pentru onboarding-ul studenților, planificare și strategie de strângere de fonduri.

Live chat este un instrument ideal pentru orice instituție care dorește să modernizeze serviciul de asistență clienți și să formeze relații durabile.

Ce este Live Chat?

În cazul în care te întrebi exact ce este live chat, putem să-l descompunem în trei componente esențiale care formează un canal de comunicare complet:

Software-ul live chat face parte dintr-un software complex de help desk omnichannel care include ticketing, call center, rețele de socializare, bază de cunoștințe, portalul clienților și multe altele. Software-ul live chat oferă multe funcții pentru serviciul de asistență clienți de utilizat, oferindu-le un avantaj față de alte canale de comunicare atunci când gestionează întrebări online.

Instrumentul live chat este o fereastră de mesagerie bazată pe browser activată atunci când se face clic pe un widget de chat, cunoscut și sub numele de buton de chat. Este o funcție complet personalizabilă și ușor de utilizat, care este simplă de integrat pe site-ul tău.

Stilul pre-proiectat al fiecărui buton, poziția, animația și așa mai departe pot fi găsite în galeria de butoane de chat sau create complet de la zero prin implementarea propriului cod.

Încorporează butonul de chat pe paginile tale țintă, cum ar fi Înregistrare, Întrebări Frecvente sau Donații, și vezi rezultatele pozitive.

Suportul live chat este un serviciu pe care organizația îl oferă extern publicului sau intern angajaților săi. Este cel mai rapid mod de a ajuta orice vizitatori ai site-ului online care au nevoie de ajutor, deoarece fiecare sesiune se desfășoară în timp real, cu un operator de chat uman, în loc de un chatbot.

Care sunt Avantajele Live Chat în Comparație cu Telefonul sau E-mailul?

Să fim sinceri; nici telefonul, nici e-mailul nu vor deveni depășite în curând. De fapt, sunt încă un canal preferat pentru numeroși clienți. Există multe motive pentru asta, dar este incontestabil că live chat a crescut în popularitate de când a devenit normal să folosești internetul pentru comunicare. Generația de millennials a adoptat în special software-ul live chat. Peste 63% din millennials preferă să-și răspundă întrebările de bază de suport pentru clienți prin live chat.

Pe măsură ce software-ul de chat modern devine mai sofisticat, avantajele sale față de telefon sau e-mail au devenit mai evidente. Iată cele trei avantaje principale:

Timp Mediu de Așteptare Redus

Atât telefonul, cât și e-mailul necesită un efort semnificativ din partea utilizatorului pentru a comunica. Apoi vine așteptarea în linie la telefon pentru a ajunge la agent sau scrierea și așteptarea răspunsului. Nu doar că live chat este instantaneu, dar agenții pot atașa și tot felul de fișiere necesare, cum ar fi documente de onboarding sau acorduri.

Multitasking

Agenții înțeleg lupta pe care o duce pentru a comuta între telefoane sau e-mail pentru a-și ajuta clienții continuu. Operatorii de live chat pot gestiona mai multe chat-uri cu ușurință, fără a-și rupe concentrarea pentru a efectua sarcini în fundal.

Rezultatul? Costuri operaționale mai mici și ROI crescut, deoarece nu va trebui să angajezi echipe uriașe pentru a gestiona canalele tale de comunicare. Un avantaj grozav atât pentru instituțiile EDU, cât și pentru ONG-uri, deoarece funcționează adesea cu un buget limitat. În cazul în care cererile de chat-uri devin prea mult de gestionat, administratorii tăi pot oricând configura numărul de chat-uri pe care un agent specific le poate efectua în același timp sau lungimea maximă generală a cozii.

Volum de Bilete Redus

A fi copleșit de apeluri sau e-mailuri primite este ceva care este prea familiar pentru oricine lucrează în serviciul de asistență clienți. Nu doar asta, dar întrebările prin telefon sau e-mail durează în general mai mult pentru a fi rezolvate. Având opțiunea de a contacta echipa de suport direct de pe site-ul tău poate reduce trimiterea biletelor de suport. Motivul din spatele acestui lucru este că agenții de suport pot rezolva întrebarea pe loc în marea majoritate a cazurilor.

Toate acestea sunt posibile cu live chat, deoarece toate comunicațiile se fac din confortul computerului tău în timp ce potențialii clienți sau cei obișnuiți răsfoiesc site-ul tău. Nici măcar nu ai nevoie de un computer. Live chat este optimizat pentru dispozitive mobile și altele asemenea, deci echipa ta poate răspunde de oriunde la orice platformă.

Care sunt Beneficiile Utilizării Live Chat pentru Instituțiile EDU și ONG?

Instituțiile de educație și non-profit au văzut schimbări semnificative în strategiile lor de marketing și servicii în ultimii ani. Principalul factor este tehnologia. Pe măsură ce a devenit mai ușor să te conectezi la nivel global, interesul a crescut din partea studenților internaționali sau organizațiilor. Comunicarea eficace este cheia pentru construirea loialității.

Beneficiile Live Chat pentru EDU:

• Ajută studenții cu aplicații, înregistrări sau alte proceduri
• Oferă sfaturi în timp real
• Oferă sugestii pentru diverse cursuri
• Consolidează încrederea în instituția ta de studenți și corpul tău de studenți
• Îmbunătățește angajamentul studenților și părinților
• Crește aplicațiile și înscrierea

Beneficiile Live Chat pentru Instituțiile ONG:

• Crește angajamentul cu donatorii
• Se adaptează la diferite abordări generaționale
• Menține suportul stabil al donatorilor în schimbul unei experiențe de serviciu pozitive
• Îmbunătățește înțelegerea între donatori și organizația ta
• Colectează date pentru următoarea strategie de strângere de fonduri
• Ghidează donatorii prin diferitele etape ale procesului lor de luare a deciziilor, de exemplu, în timpul procesului de donație

Ce Funcții ale Live Chat Pot Utiliza Instituțiile EDU și ONG în Strategia lor de Suport pentru Clienți?

Inbox Universal

Este vital să ții informațiile și profilurile donatorilor individuali sau de afaceri sau studenților ca parte a următoarei strategii de strângere de fonduri, părți interesate sau înscrierii.

Fiecare sesiune de chat este convertită în bilete și salvată într-un inbox universal și partajat. Agenții tăi de chat pot colecta și stoca date din conversații, datorită unui CRM încorporat. Orice agent va putea răspunde deoarece va avea toate informațiile necesare gata și disponibile în orice moment.

Invitație Proactivă de Chat

Una dintre cele mai esențiale și versatile funcții, invitația proactivă de chat, este un mesaj pop-up cronometrat care apare pe un site web ca o invitație sau introducere personalizată.

Prin monitorizarea URL-ului curent al vizitatorilor live chat, poți ajunge și oferi o mână de ajutor. Agenții pot crea invitații unice sau multiple sau le pot dezactiva complet dacă toți agenții sunt ocupați cu alte chat-uri.

Vizualizare Tastării în Timp Real

O funcție opțională, dar utilă pentru agenții care preferă să fie cu un pas înaintea clienților. În timpul conversației de chat, agentul poate observa ce tastează și poate pregăti răspunsul înainte ca clientul să apese trimitere.

Răspunsuri Pregătite

Răspunsurile pregătite raționalizează fluxul de lucru prin utilizarea răspunsurilor text scurte salvate și predefinite la cele mai frecvente întrebări.

Distribuția Chat-ului

Rutarea chat-ului este vitală dacă chat-ul trebuie să ajungă la departamentul corect al unei facultăți relevante sau la echipa proiectului campaniei. Agenții sau administratorii de chat pot alege din trei opțiuni de rută predefinite pentru a asigura comunicare rapidă și precisă:

• Atribuire Aleatorie
• Apel pentru toți
• Utilizare Maximă

Etichete

Etichetele pot fi adăugate fie manual, fie automat la cuvinte sau fraze specifice, creând astfel un flux de lucru personalizat pentru un agent individual.

Sondaj Post-Chat

Permite introducerea și feedback-ul de la clienți și clasarea eficienței agentului sau a satisfacției generale cu o sesiune de chat.

Chat Multilingv

Studenții, constituenții sau donatorii pot proveni din orice colț al lumii. Live chat permite instituției tale să devină cu adevărat globală prin utilizarea widget-urilor adaptabile la limbă.

Video Chat

Pentru a oferi o atingere și mai personală serviciului tău de asistență clienți, utilizează video și chat simultan. Configurează-l în același mod ca butonul de chat plasând butonul de video chat live pe paginile specifice ale site-ului tău.

Care sunt Liniile Directoare și Regulile unei Conversații de Chat?

Conversațiile de chat variază, în funcție de situație, dar unele protocoale și reguli trebuie respectate în comunicarea online. Individual sau în grupuri, orice operator de chat trebuie să posede o gamă completă de abilități de serviciu pentru clienți, variind de la abilități dure, cum ar fi alfabetizarea computerului, competența gramaticală sau viteza de tastare, la abilități moi, cum ar fi empatia și răbdarea. Toate acestea formează o etichetă completă de chat online.

Conversațiile de live chat sunt un schimb rapid de informații, deci agenții trebuie să fie experți în materia respectivă. Implementarea și menținerea unei baze de cunoștințe poate servi ca o sursă excelentă de informații pentru agenți și clienții care preferă auto-serviciul suportului tradițional.

Poate Externalizarea Suportului pentru Clienți Aduce Profit Instituțiilor EDU și ONG?

Devine din ce în ce mai standard pentru o afacere sau o instituție să externalizeze echipele de serviciu pentru clienți. Motivatorii principali sunt gestionarea timpului, preocupările bugetare și distribuția sarcinilor. Majoritatea instituțiilor EDU și ONG nu angajează echipe masive de suport sau nu funcționează 24 de ore pe zi, deci orele lor de suport sunt limitate. Din fericire, centre specializate există exact din acest motiv.

Cum să Integrezi Software-ul Live Chat pe Site-ul Tău

Integrarea unui buton de live chat pe site-ul tău este la fel de ușoară ca învățarea 2+2=4. Când te înregistrezi și primești o conectare pentru contul tău LiveAgent, tot ce trebuie să faci este pur și simplu copierea și lipirea unui scurt fragment de cod HTML. Știi ce altceva este grozav? Nu este nevoie să descarci software suplimentar. Cu toate acestea, dacă dorești să te integrezi cu software-ul, aplicațiile sau plugin-urile terțe pentru a îmbunătăți experiența de serviciu pentru clienți, este pe deplin suportat prin integrări Native sau Zapier.

Securitate

Protejează datele studenților și donatorilor tăi. Funcțiile de securitate combinate ale LiveAgent îți vor liniști mintea, știind că toate datele lor sunt sigure și securizate. Iată unele dintre funcțiile de securitate pe care le oferim:

• BAN IP-uri - Blochează vizitatorii perturbatori în chat-uri, formulare de contact, apeluri, sugestii și postări pe forum
• Verificare în 2 Etape - Adaugă un strat suplimentar de protecție cu un cod de 6 cifre
• Criptare HTTPS - Securizează datele tale cu comunicare criptată de chat și e-mail
• Mai Multe Centre de Date - Datele tale sunt întotdeauna salvate cu mai multe centre de date din întreaga lume
• Conformitate GDPR - Conformitate completă cu reglementările de protecție a datelor
• Securitate API - Acces API securizat pentru integrări

Bază de Cunoștințe

După cum se spune, “Cunoașterea este putere.” Cu asta în minte, baza noastră de cunoștințe este actualizată continuu cu informații noi. Nu doar asta, dar încurajez și abonații noștri să contribuie sau să construiască o comunitate prin portalul nostru de clienți.

Începe Versiunea Gratuită Azi

Încă nu ești convins? Începe o versiune gratuită de 30 de zile, fără card de credit necesar. Descoperă cum LiveAgent poate transforma suportul pentru clienți al instituției tale educaționale sau non-guvernamentale și te ajută să construiești relații durabile cu studenți, părinți și donatori.